Организация регистрации документов традиционным способом.

Обработка и исполнение вх. доков

Доки, поступившие в орг. начинают свой путь к исполн. с экспедиц. Там они подвергаются экспедиц. обработке, кот. заключ. в проверке правильности доставки, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварит сортировке доков на регистр. и нерегистр. Нерегистр. доки и доки с помткой лично передаются по назнач. В организ обязательно состав. перечень нерегистр. доков, который ежегодно пересматр. Работник канц. производит предварит рассмотр. доков. Цель этого- распред. доков, не требующ обязательного рассмотрения руководством, установление подраз. или лица, кот. должен быть направлен док. Доки, подлеж регистр., после их рассмотр регистр и передаются рук-м орг или СП. Доки, которые исполн. несколькими подразд., передаются поочередно (согласно резол) или размнож. и передаются одновременно.

Организация первичной обработки входящих документов.

Вся поступающая в орг-цию корр-ция принимается и обрабатывается СДОУ;

До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корр-ция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено».

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных орг-ций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату.

В случае повреждения корр-ции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корр-цией направляется отправителю, второй остается в СДОУ.

На всех поступивших док-ах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (рег. штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корр-ция не вскрывается.

Док-ты, подлежащие рег-ции в СП, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них рег. штампа, в котором проставляется дата поступления.

На нерегистрируемых док-ах, печатных изданиях, док-ах-приложениях, бланках док-ов рег. штамп не проставляется.

Входящие док-ты должны быть зарегистрированы в день поступления. Рег. инд-м входящего док-та является порядковый рег. номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения док-та дополняется индексом дела по НД в соответствии с отметкой об исполнении док-та и направлении его в дело.

Результаты рассмотрения док-ов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в СДОУ.

При необх-сти срочного исполнения или ознакомления с док-ом нескольких СП в СДОУ с док-та снимается необходимое кол-во копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник док-та передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Док-т передается исполнителям поочередно, если размножение док-та не разрешается.

Док-ты, зарегистрированные в СДОУ, не подлежат повторной рег-ции в СП.

Док-т с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном док-те исполнителем или рук-лем СП-исполнителя проставляется отметка об исполнении док-та и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое док-т будет помещен.

Ответственный за дел-во переносит отметку об исполнении док-та и направлении его в дело в рег-ционную форму, после чего док-т подшивается в дело.

7.Регистрация документов. Построение информационно-поисковых систем (ИПС) по документам.Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками. Информационно-поисковая система по документам организации:

В организациях создаются традиционные (ручные),механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС ),они строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных.

Организация регистрации документов традиционным способом.

Регистрац- это запись учетных данных о доке по установ форме, фиксирующая факт его создания, оформ или получ. Исходя из определения, регистрация- это присвоен. Индекса и проставлен. его на доке с последующ записью данных о доке в жур. регистр. или ркк. Целью регист явл-ся обеспеч. учета, контроля и поиска документов. Основ. принципом регист. доков яв-ся однократность. Каждый док должен регис-ся только раз. Вх доки регист. в день поступ., исх и внутр доки – в день подпис.Существ. 2 формы регистр. доков: журна и ркк. Также выделяют автоматизир. с помощ. компьют. 1) РКК, которая исп. при регистр на компьютере, выглядит след образом:1) на верх поле кружком обводят дату исп. Дока, взятую из резолюц. 2)на ниж поле есть графа для проставл. фактич. испол. дока. 2) также в ркк указывают след: корреспондент, индекс, дата отправки/поступления, краткое содерж, резолюция, срок испол. Это указывается на лицевой стороне. 3) на оборотной стороне указыв.: исполнитель, дата, кому, кем подписан, отметка об исп., рассылка, фонд, опись, дело, кол-во листов. В орг с мал. док-ротом используют журнал. В журнале рег вход доков указ след: индекс, дата поступл, исх номер, заголовок, резолюция, отметка об исп. В журнале исх.: индекс, дата отпрвки, адресат, крат содерж, исполнитель, номера структ подраз и раздела номера нд.

9.Организация регистрации документов на компьютере.Документы организации, существующие как в бумажной, так и в электронной форме, требующие исполнения и контроля, подлежат регистрации. Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документа. Основным принципом регистрации доков является однократность. Каждый док должен регистрироваться только 1 раз. Входящие доки регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние доки – в день подписания. РКК, которая используется при регистрации на компьютере, выглядит след образом:1) на верх поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. 2)на нижнем поле есть графа для проставления фактич. испол. дока. 2) также в ркк указывают след: корреспондент, индекс, дата отправки/поступления, краткое содерж, резолюция, срок испол. Это указывается на лицевой стороне. 3) на оборотной стороне указыв.: исполнитель, дата, кому, кем подписан, отметка об исп., рассылка, фонд, опись, дело, кол-во листов.

10. Обработка исходящих документовПроект исходящего документа составляет исполнитель, а правильность оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в 2 экз. (кроме факса и телефонограмм). Проект исходящего документа подается на подпись рук-лю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, в который должен быть разослан подписанный документ. Руководитель организации в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправленные документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка по корресп. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых оформлений. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. 2 экземпляр подшивается в дело.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: