Приложение 1.1 Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству
Герб РФ
(если государственное учреждение)
Наименование организации
Документационное обеспечение управления
ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.2000 N
УТВЕРЖДАЮ
Директор организации
Подпись И.И.Петров Дата
1. Общие положения
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально- множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
3. Функции службы ДОУ
В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:
Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.
Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.
Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
Служба ДОУ имеет право:
Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность за:
Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения.
С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно- исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.
Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
Начальник управления Подпись Г.П.Петров
Приложение 1.2
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|