Документирование кадровой деятельности: установление трудовых отношений, движение кадров, наложение штрафов, награждения, аттестация персонала.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Различают следующие виды кадровых документов:

1) документация о приеме на работу: • заявление о приеме на работу; • трудовой договор (контракт о назначении на должность); • приказ о приеме на работу; • протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

2) документация о переводе на другую работу: • заявление о переводе на другую работу; • представление о переводе на другую работу; • приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении с работы: • заявление об увольнении; • приказ об увольнении; • протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении отпусков: • график отпусков; • заявление о предоставлении отпуска; • приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении поощрений: • представление о поощрении; • приказ о поощрении;

6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий; • докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; • приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Комплекс документов по учету кадров

В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы: 1)документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

- личная карточка формы; - личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;

- журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2)документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

- приказы; - заявления; - штатное расписание; - структура и штатная численность; - трудовые договоры (контракты) и др.

Систематизация документов кадровой службы

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы: - учета приказов о приеме, переводе, увольнении - ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет); - учета приказов о командировании - ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет;- учета трудовых книжек и вкладышей к ним - имеет срок хранения 75 лет; - учета личных дел - имеет срок хранения 75 лет. Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел

Оформление дел и организация их хранения

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Полное оформление дел включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения и его индекс; номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование). Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: