Сделай Сам Свою Работу на 5

Роль и задача кадровой службы, регламентация ее деятельности





Понятие и определение процесса документального обеспечения управления персоналом организации

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

Документ (от лат. documentum) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, который объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В современном толковом словаре С.И. Ожегова «документ» определяется как «деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.



В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как:

1. информационная 2. социальная 3. коммуникативная 4. правовая 5. управленческая

6. функция учета 7. функция исторического источника

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения, и отражают: 1. стадии 2. звенья 3. циклы управления

 

Роль документов в управленческой деятельности

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования.



Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях. К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. В ее представлении управление документацией заключается в:

организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

· упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

· надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

· правовом обосновании всех аспектов управления документацией.



 

3. Основные задания документального обеспечения управления персоналом

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие: А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью. В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами. Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества. Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели. Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе. Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

4. Место кадровой службы в структуре управления организацией.

В настоящее время отделы кадров все еще не являются ни методическим, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделом подготовки кадров, социально-бытовыми и другими подразделениями предприятия, которые выполняют функции управления кадрами. Новые задачи, связанные с управлением человеческими ресурсами.

А именно: - задачи определения текущей и перспективной потребности в персонале;

- изучение и анализ рынка труда; - вопросы стимулирования труда и кадровой политики, выражающиеся в процессе и форме найма; - разработка индивидуальных планов карьеры.

с анализа должности (работы).

Чтобы сделать анализа должности (работы), работники кадровой службы должны:

• знать способы сбора данных для анализа работ и как составлять формы опросных листов;

• уметь описать данную должность (работу); • обрабатывать результаты, конкретно использовать методы обработки; • составлять карты спецификации работ, где необходимо указать требуемые навыки, умения и опыт.

Следующим шагом является профессиональный отбор. Чтобы выполнить эту функцию работники кадровой службы должны сами иметь представление о существующих методах отбора кандидатов и дать правильные рекомендации по их использованию линейным руководителям. Вторым этапом в работе по управлению персоналом является разработка эффективной системы мотивации, т. е. упорядочение оплаты внутри предприятия и других видов мотивации (планирование карьеры, участие в управлении и пр.) к выполнению работы.

Следующий этап - оценка исполнения, которая является важной функцией в управлении персоналом. Логически эта часть работы базируются на результатах рабочего анализа, где определяется содержание работы и требования к персоналу. При плохом выполнении работы необходимо найти причину и определить, какие изменения в системе управления персоналом следует произвести: изменить требования при наборе, провести дополнительное обучение и консультации, задействовать новые побудительные мотивы и т. д

Таким образом, кроме основных функций управления, у руководителя кадровой службы можно выделить дополнительные: 1. Координация. Он действует как координатор и области управления персоналом и должен входить в состав высшего руководства предприятия.

2. Работа с кадрами. Отбор, наем, обучение, оценка исполнения, разработка систем вознаграждения, планирования карьеры. Кроме того, организация и руководство специальными программами (здоровье и безопасность, выход на пенсию и пр.).

Выполнение расширенного перечня функций позволит руководителям кадровых подразделений более четко планировать кадровый потенциал предприятия и принимать в его формировании и развитии самое непосредственное участие.

 

Роль и задача кадровой службы, регламентация ее деятельности

1. Планирование и учет кадров 2. Поиск кадров. 3. Отбор кадров. Чтобы вакантные места на предприятии заняли работники, действительно соответствующие предъявляемым предприятием требованиям, необходима специальная работа по отбору кадров: проведение собеседований, тестирования, оценка кадров по профессиональным и личностным качествам.

4. Определение зарплаты и льгот. Производительная работа персонала на предприятии во многом зависит от проводимой руководством предприятия политики мотивации и стимулирования работников. оты способствуют ориентации работников на достижение целей, стоящих перед предприятием. 5. Профессиональная адаптация. Среди задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, не последнее место занимает способствование созданию благоприятной рабочей обстановки, удобного рабочего места, доброжелательного психологического климата в коллективе. 6. Обучение и продвижение персонала. В связи с ужесточением конкуренции, повышением требований, предъявляемых к качеству продукции и услуг, с увеличением сложности характера работы, усложнением технологий производства продукции или оказываемых услуг повышаются и требования к уровню профессиональной подготовки работников. 7. Аттестация кадров. Аттестация является основным инструментом оценки профессионального уровня специалиста, его соответствия требованиям, предъявляемым руководством предприятия. 8. Перестановка кадров по результатам аттестации. Подготовленные по результатам аттестации работников.

9. Подготовка руководящих кадров. Чтобы эта задача решалась своевременно и эффективно, на предприятии должна существовать система подготовки резерва управленческих кадров, в том числе из контингента молодых специалистов, что в значительной степени обеспечивает преемственность в системе управления предприятием.

10. Социальная защита персонала. Кадровая служба предприятия должна отслеживать условия труда и быта работников и членов их семей, иметь четкое представление о среднем уровне социальных условий, о социальных условиях, созданных для работников предприятиями-конкурентами. 11. Юридические и дисциплинарные аспекты. В обязанности кадровой службы предприятия входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками или перевод всех работников предприятия на новые договорные условия, если решение об этом принимает руководство предприятия.

В случае необходимости готовятся предложения о мерах дисциплинарного воздействия по отношению к отдельным работникам.

Кадровая служба занимается также разработкой должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов, заявлений и жалоб работников.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.