Унификация и стандартизация управленческой документации. Принципы и методы унификации.
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм. Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, объектами унификации документа должны быть не только его содержание и форма, но и состав включаемых в нее реквизитов. Унификация документов тесно связана с таким понятием, как «стандартизация». Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во- первых, стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов. В третьих, стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект. Иначе говоря, стандартизация – это формально-юридическое закрепление в виде общеобязательных норм результатов унификации. Стандарты на документы способствуют унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы. Таким образом, основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки. Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления. Унификация и стандартизация управленческой документации обусловлены неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. Унификация и стандартизация документов тесно взаимосвязаны.
Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к личному. Заключается в построении формуляра- эталона документов для определенной системы документации и установлении на его базе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, определенного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, дизайна. Обеспечивается методом наибольшей типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения. Не считая того, должны учитываться психофизиологические способности человека и характеристики технических средств; - информативность. Значит включение в документы лишь тех реквизитов, которые необходимы для решения определенных задач, для поиска и доказательства юридической силы документа; - сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования способов управления, к примеру, в направлении повсеместного внедрения оргтехники; - стабильность требований к документам (установлены муниципальными и отраслевыми эталонами); - сопряжение с действующими системами классификации и кодировки технико-экономической инфы; - экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого внедрения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления рационального размера реквизитов и т. д. Существует 3 метода унификации текстов: трафарет, анкета, таблица и тексты аналоги. Трафарет - это метод фиксации неизменной инфы в виде связанного текста с пробелами для переменной инфы. В форме трафарета создаются бланки справок, командировочные удостоверения, ряд приказов, заявлений. Анкета - метод представления унифицированного текста, при котором неизменная информация размещается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: неизменная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответственных граф и строк.
8.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД), назначение, особенности, содержание и формуляр-образец.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
(УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных
унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-
распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Цель
разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового
разнообразия форм ОРД. Использование УСОРД в деятельности организации
способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и
материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-
распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
В состав УСОРД входят:
Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению Государственного
стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»;
Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных
документов и пояснительная записка по его применению;
Альбом унифицированных форм ОРД.
Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
9.Виды бланков организационно-распорядительных документов и требования к их составлению. Постоянные реквизиты бланка.
В процессе работы отдела кадров каждого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов (далее — ОРД) как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), эти документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например, внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Таким образом, бланки должны быть разработаны и использоваться в каждой организации.
Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.
При разработке, использовании и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:
§ Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»;
§ Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа от 4 октября 2004 г. № 482)»;
§Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.
№ 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»;
§Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5
(148х210 мм). Изготовление и использование последних рекомендуется в целях экономии бумаги при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке
(в виде уголков и линий) не обязательно.
СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД:
§ бланк для письма;
§ общий бланк для других видов ОРД.
При оформлении документов согласно СТБ 6.38-2004 используются следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Республики Беларусь;
2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций;
4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД);
5 - наименование вышестоящей организации;6 - наименование организации;
7 - наименование структурного подразделения;8 - почтовый адрес отправителя;
9 - коммуникационные и коммерческие данные;10 - название вида документа;
11 - дата;12 - регистрационный индекс документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 - место составления или издания;15 - гриф ограничения доступа;16 - адресат;
17 - гриф утверждения;18 - резолюция;19 - заголовок к тексту;20 - отметка о контроле;21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;23 - подпись;24 - гриф приложения;25 - гриф согласования;
26 - визы;27 - печать;28 - отметка об исполнителе;29 - отметка о заверении копии;
30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|