Сделай Сам Свою Работу на 5

Унификация и стандартизация управленческой документации. Принципы и методы унификации.





Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм. Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, объектами унификации документа должны быть не только его содержание и форма, но и состав включаемых в нее реквизитов. Унификация документов тесно связана с таким понятием, как «стандартизация». Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во- первых, стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов. В третьих, стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект. Иначе говоря, стандартизация – это формально-юридическое закрепление в виде общеобязательных норм результатов унификации. Стандарты на документы способствуют унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы. Таким образом, основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки. Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления. Унификация и стандартизация управленческой документации обусловлены неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. Унификация и стандартизация документов тесно взаимосвязаны.





Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к личному. Заключается в построении формуляра- эталона документов для определенной системы документации и установлении на его базе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, определенного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, дизайна. Обеспечивается методом наибольшей типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его сотворения, наполнения, обработки и хранения. Не считая того, должны учитываться психофизиологические способности человека и характеристики технических средств; - информативность. Значит включение в документы лишь тех реквизитов, которые необходимы для решения определенных задач, для поиска и доказательства юридической силы документа; - сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования способов управления, к примеру, в направлении повсеместного внедрения оргтехники; - стабильность требований к документам (установлены муниципальными и отраслевыми эталонами); - сопряжение с действующими системами классификации и кодировки технико-экономической инфы; - экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого внедрения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления рационального размера реквизитов и т. д. Существует 3 метода унификации текстов: трафарет, анкета, таблица и тексты аналоги. Трафарет - это метод фиксации неизменной инфы в виде связанного текста с пробелами для переменной инфы. В форме трафарета создаются бланки справок, командировочные удостоверения, ряд приказов, заявлений. Анкета - метод представления унифицированного текста, при котором неизменная информация размещается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: неизменная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответственных граф и строк.



 

8.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД), назначение, особенности, содержание и формуляр-образец.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

(УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных

унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-

распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Цель

разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового

разнообразия форм ОРД. Использование УСОРД в деятельности организации

способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и

материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-

распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации

Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению Государственного

стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации

Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных

документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

 

9.Виды бланков организационно-распорядительных документов и требования к их составлению. Постоянные реквизиты бланка.

В процессе работы отдела кадров каждого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов (далее — ОРД) как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), эти документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например, внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Таким образом, бланки должны быть разработаны и использоваться в каждой организации.

Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

При разработке, использовании и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:

§ Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»;

§ Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков доку­ментов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа от 4 октября 2004 г. № 482)»;

§Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.

№ 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»;

§Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5

(148х210 мм). Изготовление и использование последних рекомендуется в целях экономии бумаги при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке

(в виде уголков и линий) не обязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД:

§ бланк для письма;

§ общий бланк для других видов ОРД.

При оформлении документов согласно СТБ 6.38-2004 используются следующие реквизиты:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций;

4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД);

5 - наименование вышестоящей организации;6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;10 - название вида документа;

11 - дата;12 - регистрационный индекс документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;15 - гриф ограничения доступа;16 - адресат;

17 - гриф утверждения;18 - резолюция;19 - заголовок к тексту;20 - отметка о контроле;21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;23 - подпись;24 - гриф приложения;25 - гриф согласования;

26 - визы;27 - печать;28 - отметка об исполнителе;29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

 

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.