Классификация документов и характеристика различных видов документов.

История развития делопроизводства и автоматизации делопроизводства в Беларуси

Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX—X вв.).

В рамках Полоцкого княжества (X—XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В конце XIV в. документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.

В XIV—XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII.

В XV—XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй — решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры— образцы документов.

Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства явился XVI в., когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения. В середине XVII в. в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 г. был заменен на польский, который стал официальным делопроизводственным языком.

Раздел Речи Посполитой в конце XVIII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

В первой половине XIX в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство».

Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине XIX в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили организацию делопроизводства на Беларуси, состав документов и технологию их изготовления, обработки и движения.

После октябрьской революции 1917 г. начался советский период в развитии делопроизводства. В 1917— 1919 гг. был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Вопросами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации». Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.

С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распоря­дительных документов: ГОСТ 6.38—72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39—72 «Форму­ляр-образец». В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1— 75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам ор­ганизационно-распорядительных документов.

Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 г. в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения дело­производственных служб. Был создан Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (Белинда).

В марте 1995 г. Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 г. стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». Затем с 1 июля 1996 г. был введен в действие СТБ 6.38—95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАД – действует по состоянию на 01.01.2006.

Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Понятия: делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ).

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование – это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

Классификация документов и характеристика различных видов документов.

Классификация по информационной составляющей документа

Вид документа по характеру знаковых средств

• Текстовой

• Иконографический

• Идеографический

• Звучащий

• Матричный

• Комплексный

Вид документа по мерности записи информации

• Одномерный

• Двумерный

• Трехмерный

Вид документа по предназначенности для восприятия

• Человекочитаемый

• Машиночитаемый

Вид документа по каналу восприятия

• Визуальный

• Тактильный

• Аудиальный

• Аудиовизуальный

Вид документа по степени его распространенности

• Опубликованный

• Неопубликованный

• Непубликуемый

Вид документа по способу документирования

• Рукописный

• Печатный

• Механический

• Магнитный

• Фотографический

• Оптический

• Лазерный

• Электронный

Вид документа по уровню обобщения информации

• Первичный

• Вторичный

Классификация по физической (материальной)

составляющей документа

Вид документа по материальному носителю информации

• Бумажный

• Пленочный

• Пластмассовый

Вид документа по материальной конструкции

• Листовой

• Кодексовый

• Карточный

• Ленточный

• Дисковый

• Комбинированный

Классификация документа по обстоятельствам его

бытования во внешней среде

Вид документа по регулярности выхода в свет

• Периодический

• Непериодический

Вид документа по времени появления в свет

• Оригинал

• Копия

Вид документа по месту происхождения

• Местный

• Региональный

• Общегосударственный (национальный)

• Зарубежный (иностранный)

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: