Структура положения о службе ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит примерное положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно только с учетом изменений, которые произошли в системе управления и действующем законодательстве.

Положение о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы:

общие положения;
цели и задачи;
функции;
права и ответственность;
взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

На наш взгляд, нецелесообразно, даже неверно объединять в один раздел права и ответственность службы ДОУ (раздел 4) в силу того, что "право" и "ответственность" - совершенно разные понятия. Рекомендательный характер ГСДОУ допускает вносить необходимые изменения и уточнения.

Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.

Здесь нужно указать:

официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;
какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;
кем утверждаются структура и штат подразделения;
имеет ли подразделение печать.

Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.

В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить вопрос: для чего, с какой целью служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:

обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;
разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;
совершенствование форм и методов работы с документами.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы, например:

в постановке задач на разработку автоматизированных информационных систем или в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;
обеспечении режима доступа к информации и ее защиты;
разработке унифицированных форм документов и др.

В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:

общие управленческие (присущие любому подразделению);
специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).

К общим управленческим функциям следует отнести:

организацию работы;
планирование деятельности;
регулирование (координацию);
контроль за деятельностью.

Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.

Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной организации технологии создания и обработки документов необходимо выполнять следующие функции:

обеспечение подразделений бланками документов;
обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования;
контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
установление единого порядка прохождения документов (документооборота);
экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты документной информации и др.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает:

разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и др.);
методическое руководство и контроль за соблюдением правил работы с документами в подразделениях;
проведение работ по унификации документов, разработку табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;
постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;
повышение квалификации работников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.

Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:

требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);
требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами;
привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;
подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;
вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами и др.

Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.

Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.

Служба ДОУ несет ответственность за:

нарушение установленного порядка работы с документами;
утрату или порчу документов;
нарушение норм и правил в работе с документами;
несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;
невыполнение указаний и поручений руководства.

Раздел "Взаимоотношения...":

определяет информационные и документационные потоки подразделения;
устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;
определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: