Сделай Сам Свою Работу на 5

Понятие и классификация кадровой документации.





Введение.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение системы кадровой документации актуально в современных условиях.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.



Систематизировать кадровые документы необходимо не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ведения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала.

Локальные акты организации можно условно разделить на следующие виды:

- акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке;

- акты, наличие которых в организации не обязательно.

Также локальные акты различаются по процедуре их утверждения.

Отдельные локальные нормативные акты организации должны утверждаться с учетом мнения профсоюзного органа организации.

Другие локальные акты руководитель организации может утвердить самостоятельно.

 

 

Понятие и классификация кадровой документации.

После того, как индивидуальных предпринимателей работодателей приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме (составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки работников и прочее).



Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ, (далее ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее, сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно. Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков), поэтому просто необходимо вести их правильно.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ, от 16 апреля 2003 г. № 225).



Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

- локальные нормативные акты,

- распорядительные документы,

- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,

- информационно-расчетные документы,

- официальная внутренняя переписка,

- журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.

Трудовое законодательство не дает четкого определения локального нормативного акта организации, поэтому возникают вопросы относительно принадлежности того или иного организационно-распорядительного документа к нормативным актам.

Выделим основные признаки локального нормативного акта.

Первое - это документ, принимаемый работодателем.

Второе - локальный нормативный акт содержит нормы трудового права.

Третье - это документ, обладающий нормативностью, а именно рассчитанный на многократное применение и обязательный для неопределенного круга лиц. То есть в документе не называется конкретный работник или персонально определенный работник. Документ распространяет свое действие на всех сотрудников организации либо на определенную в документе часть работников организации.

С учетом изложенного, приказы работодателя в отношении работников являются правоприменительными документами и не относятся к локальным нормативным актам.

Таким образом, локальные нормативные акты можно определить как акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение.

Вместе с тем хотелось бы обратить внимание на обязательность наличия у работодателя других организационно-распорядительных и индивидуально-правоприменительных документов.

К таким обязательным документам в первую очередь относятся:

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);

- приказ об утверждении расчетного листка (ст. 136 ТК РФ);

- приказы работодателя, в частности:

- о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а),

- о переводе работника(ов) на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а),

- о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а);

- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а),

- о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а),

- о поощрении работника (ов) (форма N Т-11, N Т-11а),

- и другие приказы.

Обязанность соблюдать правила, установленные локальным нормативным актом, распространяется не только на работников, но и на работодателя (ст. 22 ТК РФ).

Локальные акты организации можно условно разделить на следующие виды:

- акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке;

- акты, наличие которых в организации не обязательно.

Также локальные акты различаются по процедуре их утверждения.

Отдельные локальные нормативные акты организации должны утверждаться с учетом мнения профсоюзного органа организации.

Другие локальные акты руководитель организации может утвердить самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что не существует типовых форм локальных нормативных актов. Условия, указываемые в локальном акте конкретной организации, индивидуальны, которые каждый работодатель может доработать с учетом своих требований. Поэтому универсальных форм, которые могли бы применять любые работодатели, не существует.

К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя.

Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:

1 - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);

2 - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.

- трудовая книжка,

- трудовой договор,

- справка о трудовой деятельности,

- копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.

Информационно-расчетные документы.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:

- личная карточка работника,

- штатное расписание,

- график отпусков,

- табель учета рабочего времени,

- график сменности,

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства — секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности

работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационнораспорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, подразделяется на две группы:

- по учету кадров;

- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационноправовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Поскольку документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией, ее оформление мы рассматривать не будем. Что касается распорядительных документов по учету труда.

Процесс управления персоналом организации кроме оформления первичной учетной документации включает также выполнение следующих работ:

- ведение трудовых книжек;

- формирование и ведение личных дел;

- подготовку и передачу дел в архив организации;

- хранение дел службы персонала в архиве организации.

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- личные карточки формы Т-2;

- лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

 

2. Требования к оформлению кадровой документации организации.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы: трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1); личная карточка (форма № Т-2);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

табель учета рабочего времени (форма № Т-13); личные заявление работников предприятия; графики отпусков;

приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются: место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;

права и обязанности работника; права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях; режим труда и отдыха;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника: наименование организации;

коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);

дату прекращения действия трудового договора;

Ф.И.О. работника;

табельный номер;

структурное подразделение;

должность, специальность, профессия, разряд;

основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК; основание для издания приказа (заявление работника); личная подпись руководителя организации; личная подпись работника; дата.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводное на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.

Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также уполномоченным лицом не имеет юридической силы.

После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.

Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Заключение.

Таким образом, можно отметить следующее:

- Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение ).

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

- локальные нормативные акты,

- распорядительные документы,

- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,

- информационно-расчетные документы,

- официальная внутренняя переписка,

- журналы (книги) учета и регистрации документов.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя.

Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:

1) приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);

2) приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

В состав локальных нормативных актов, отдела кадров организаций, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;

- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86—88 ТК РФ);

- график сменности (ст. 103 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123ТК РФ);

- правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников;

- должностные инструкции;

- положение об оплате труда;

Правила должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка являются документом, который любая компания обязательно должна иметь в своем распоряжении. С этим документом нужно ознакомить под расписку каждого сотрудника организации.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.