Угловое расположение реквизитов бланка

Основные термины

· Информация

· Документированная информация

· Документ

· Документирование

· Функции документа

· Носитель информации

· Система документации

· Унификация

· Стандартизация

· Делопроизводство, документационное обеспечение управления

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информациейобычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обра­ботке, передаче, хранению, поиску и использованию информа­ции с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной,то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа,называется документированиемуправленческой деятельности. При этом важно подчерк­нуть, что запись информации на различных носителях (документи­рование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация– это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы доку­ментирования в зависимости от содержания информации: зву­козапись (фотодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, назы­вается официальным документом.Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют слу­жебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

· информационную: являются носителем и источником инфор­мации;

· управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

· правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

· коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

· учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

· социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

· культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

· историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы "обслуживают" оп­ределенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации- это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе­ры деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному еди­нообразию по составу и формам называется унификациейдокумен­тов. Унифицированная форма документа- это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документа­ции- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управ­ления в определенной сфере деятельности.

Унификация документов является одним из методов их стан­дартизации. Стандартизация- это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конку­рентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливает­ся состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, слож­ность их состава, наличие специальных правил придания докумен­там юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделе­ния специальной отрасли деятельности, обеспечивающей докумен­тирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Нормативная база

1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

2. Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

Контрольные вопросы

1. В чем конкретно заключается преимущество документированной информации по сравнению с бездокументной?

2. Какие еще функции документов вы могли бы добавить к перечисленным основным?

3. Что является носителем информации, изображенной на экране монитора ПК?

4. По какому признаку выделены системы документации?

5. Можно ли обойтись без унификации и стандартизации документов?

6. Какую роль играют стандарты при подготовке документов?

№ 1 Практические задания

Заполните пробелы в следующих предложениях.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется...

Если документ содержит только звуковую информацию, то он называется... а если и звуковую, и изобразительную, то... документом.

Участвуя в обмене информацией между объектами, документы выполняют... функцию.

2. Найдите ошибки в следующих предложениях:

2.1. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.

2.2. Важную роль в организации управленческих процессов играет документальная информация.

2.3. Служебный документ - это документ, используемый в текущей деятельности организации.

3. Перечисленные ниже документы распределите по четырем группам:

бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные

• приходный кассовый ордер;

• приказ о приеме на работу;

• положение о канцелярии;

• квартальный баланс;

• претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;

• акт о нарушении трудовой дисциплины;

• должностная инструкция секретаря;

• счет-фактура;

• исковое заявление в арбитражный суд;

• приказ о премировании работника;

• положение о корпоративной культуре;

• протокол заседания аттестационной комиссии.

№ 2 Структура и реквизиты документа

Основные термины

• Заголовочная часть документа
• Содержательная часть документа
• Оформляющая часть документа
• Юридическая сила документа
• Оформление документа
• Реквизит документа
• Формуляр документа
• Формуляр - образец документа

В каждом документе, относящемся к унифицированной систе­ме организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об органи­зации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей частидокумента содержатся сведения, под­тверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставле­ние необходимых реквизитов, установленных правилами докумен­тирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления рекви­зитов одинаковы для разных видов организационно-распорядитель­ных документов.

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие рекви­зиты обязательны для отдельных видов документов.

Например, для писем необходимы справочные данные об орга­низации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - на­именование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справоч­ные данные об организации). Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются пол­ностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые "от­метки" на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отмет­ка об исполнителе и др.)

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом про­цессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются по единой для них модели, называемой формуляром-об­разцом документа. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению кон­струкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003(требования ГОСТа являются рекомендательными). Б настоящее время стандарт вклю­чает 30 реквизитов.

Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторо­ну листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об испол­нителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не помес­тившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

1. ГОСТР 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы

1. Почему документ нужно не только составлять, но и оформлять?

2. Что понимается под юридической силой документа?

3. Связаны ли обязательные реквизиты документа с приданием ему юридической силы?

4. Зачем на документах делаются вспомогательные отметки?

5. Почему для подготовки документа необходимо изучить его формуляр?

6. Какие документы нежелательно оформлять с двух сторон листа?

№ 2 Практические задания

1. Перечисленные ниже реквизиты распределите по трем частям документа (заголовочная, содержательная, оформляющая):

1.1.код организации;

1.2.справочные данные об организации;

1.3.отметка о поступлении документа в организацию;

1.4.заголовок к тексту;

1.5.наименование вида документа;

1.6.дата документа;

1.7.текст документа;

1.8.отметка о заверении копии;

1.9.подпись.

2. Используя перечень реквизитов документов в ГОСТ Р 6.30-2003, определите, правильно ли названы перечисленные реквизиты:

2.1.Государственный герб Российской Федерации;

2.2.эмблема организации, или товарный знак,

2.3.код организации;

2.4.код формы документа;

2.5.

2.6.наименование организации;

2.7.справочные документы

2.8.регистрационный номер документа;

2.9.печать;

2.10.визы согласования документа;

2.10.идентификатор электронной копии документа.

3. Определите, какие из перечисленных реквизитов являются обязательными при оформлении документов:

3.1.ссылка на регистрационный номер и дату документа;

3.2.подпись;

3.3.отметка об исполнителе;

3.4.код организации;

3.5.отметка о наличии приложения;

3.6.дата документа;

3.7.отметка о контроле.

4. Из перечисленных реквизитов выберите постоянные:

4.1.код формы документа;

4.2.регистрационный номер документа;

4.3.справочные данные об организации;

4.4.наименование вида документа;

4.5.адресат;

4.6.наименование организации;

4.7.резолюция;

4.8.оттиск печати.

5. Используя ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение А), укажите, какие реквизиты должны располагаться:

5.1.в правой верхней части документа;

5.2.в правой нижней части документа.

№ 3 Бланк служебного документа

Основные термины

Бланк документа

Форматы бланков

Угловое расположение реквизитов бланка

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: