Особенности разработки и реализации информационных технологий

Введение

Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задачей ЕГСД является повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами.

На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

1.Организация контроль за исполнением

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартиза­ции документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформле­ния, формы и методы работы с ними, была произведена классификация докумен­тов по определенным признакам. [1]

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделя­ются на:

• письменные (рукописные и печатные);

• технические — это обобщенное название документов, отражающих тех­

ническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологиче­скую.

Основная часть технических документов выполняется графическими при

емами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно, аудио, акустические документы — содержание которых пере­дано

посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает

предметы и события в движении;

• фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания: [2]

• черновик (предварительная редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформ­ленный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бы­вают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все рекви­зиты

документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);

• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• автограф — документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие инте­

рес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, реше­

ния и др.);

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфи­денциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система от­четностатистической документации, система внешнеторговой документации, сис­тема

организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению: [3]

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности

и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией.

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.[4]

2.Составление и оформление различного вида договоров

Общие правила составления и оформления договоров Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Форма договора — внешнее выражение взаимного волеизъявления сторон. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Облечение договора в надлежащую форму имеет важнейшее юридическое значение. Несоблюдение требуемой законом формы может повлечь за собой недействительность договора. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Закон обычно дает лишь общие указания на то, в каких случаях сделки подлежат заключению в устной, письменной (в том числе нотариальной) форме или в форме конклюдентных действий (т. е. действий, которые и без произнесенных слов свидетельствуют о волеизъявлении лица заключить договор). Пункт 2 ст. 434 ГК РФ перечисляет возможности заключения договоров в письменной форме, однако законодательными актами различных уровней выбор сторонами вариантов письменной формы договора может быть ограничен. На современном этапе данное ограничение может быть выражено путем предписания при заключении договора в письменной форме избирать бумажный носитель. [5]

Для определенных видов договоров предписывается только письменная форма их совершения. Так, согласно ст. 362 ГК РФ договор поручительства должен быть совершен в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность данного договора. То же правило действует, в частности, в отношении кредитного договора.

Письменные договоры заключаются путем:

а) составления единого документа, подписываемого обеими сторонами;

б ) обмена несколькими письменными документами (письмами, телефаммами и др.), исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную волю;

в) принятия к исполнению заказа контрагента. Составление единого документа — основной, наиболее применяемый способ оформления договорных отношений. Сущность его заключается в том, что стороны подписывают документ, который содержит их взаимное волеизъявление. 192 Договор аренды В соответствии с п. 2 ст 160 ГК РФ при совершении сделок допустимо использование факсимильного воспроизведения подписи, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законодательными актами или соглашением сторон. Таким образом, договоры, совершаемые и подписываемые электронным способом, в настоящее время приобрели реальную юридическую силу и соответствуют формальным требованиям к сделкам, заключаемым в простой письменной форме. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Существуют разнообразные формы договоров, которые отражают сложившуюся правовую ситуацию между различными организациями, предприятиями; между администрацией предприятия и работником; между сотрудниками и т.д [6]

Особенности разработки и реализации информационных технологий

Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не порождают информационную продуктивность, а дают возможность управленческому работнику повысить уровень эффективности своей работы путем увеличения (расширения) объема работ. Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших (машинопись, связь по телефону, запись на диктофон и др.) состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении содержания[7]

Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности:[8]
информационная технология приспосабливается к организа­ционной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуни­кации развиты слабо, и рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работ­никами (операторами), специалистами (администраторами): слия­ние функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток);
организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Ос­новной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономи­чески нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастет, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач[9]
Итак, первая стратегия ориентируется на существующую струк­туру учреждения (степень риска от внедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рациона­лизируется); вторая - на будущую структуру (система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организа­ции).

Для обеих стратегий принципиально меняется подход к ис­пользованию информационной техники: происходит ее перемеще­ние с периферии информационной активности учреждения (отда­ленные вычислительные центры, множительные и машинописные бюро, централизованные архивы и т.п.) непосредственно внутрь уч­реждения, где информация перерабатывается и принимаются ре­шения. Тем самым ликвидируется разрыв между структурами.
Основной недостаток ранее существовавшей информационной технологии состоял в необходимости непрерывных конверсии ин­формации, адаптируемых к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое самое оперативное решение, прежде чем оно дойдет до исполнителей, «вязнет» (теряет свою информационную энергию) на этапах традиционной информаци­онной технологии. Микропроцессорная техника, являющаяся ос­новой новой информационной технологии, позволяет максималь­но интегрировать информационные процессы в учреждении пу­тем перевода их на единый процесс обработки. При этом за счет универсальности используемых технических средств обеспечива­ется не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная (физическая) интеграция информационных сис­тем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабо­чих мест.

Итак, в основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть положены три основных принципа: интегрированность, гибкость и интерактивность.[10]

Генеральному директору

ЧОП «Форпост»

Шепель Валерию Александровичу

От охранника

Субачева Сергея Валериевича

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 1 (Один) календарный день 30.12.2012 по семейным обстоятельствам (необходимо присутствовать на новогоднем празднике в детском саду вместе с малолетнем сыном).

Приложение: Копия уведомления из детского сада от 09.12.2012 о запланированном мероприятии с участием родителей и детей.

2.12.2012 Субачев С.В

Согласовано(печать и подпись)

Заключение

В этой работе мы разобрали данные вопросы, узнали термины и определения касающиеся документов, а также составили документ (заявление на отпуск)

В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: