Сделай Сам Свою Работу на 5

Техника составления и редактирования документов.





История развития делопроизводства

· Древний Мир – 3 тыс до н.э., Шумеры

· Начальный (10 век-начало 15 века)- Киевская Русь, центрами ведения документации и ее хранения были храмы, гостиные дворы

· Приказной (середина 15 века – 17 век)- в период создания русского централизованного государства, учреждения, выполнявшие функции управления назывались избами, приказами

· Коллежский (18 век)-для новых учреждений были разработаны регламенты, ввелась в обращения гербовая бумага, указ об отмене столбцовой формы документы. 12 коллегий

· Министерский (начало 19 века)- создание министерств, формы бланков с обязательными реквизитами, отпечатанные типографским способом, появление телеграфа

· Унификационный (60-70 годы 20 века)-интерес проблеме рационализации, разработаны и изданы гос. стандарты на управленческие документы, единые классификаторы информации

· Электронный (80 годы 20 века по настоящее время)

 

Управление. Документы. Делопроизводство.

Делопроизводство в организациях ведет на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27 ноября 200 года №68.



Требования к документу:

· нужен ли он вообще

· поймут ли его другие

· несет ли он в себе достаточно полно необходимую информацию

· отражены ли в нем основные вопросы

Понятие «документ» определено Государственным стандартом ГОСТ Р 51 141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функции документов:

· функция документирования процессов и событий (главная)

· отчетно-контрольная функция

· судебно-правовая функция

· учетно – кадровая функция

· учебная

· функция исторического свидетельства технических достижений

Делопроизводство – это совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Делопроизводство ведется по централизованной, децентрализованной и смешанной формам.

Требования к служебным документам:



· быть составленным по установленной форме

· издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом

· издаваться во исполнение норм права и не противоречить им

· должен посвящаться одному вопросу

· слово в служебном документе должно строго соответствовать вкладываемому в него понятию

· должен соответствовать действующему законодательству

· формулы вежливости должны быть сохранены

· особого внимания требует написание сложных имен, фамилий, названий

· заголовок – основной поисковый элемент документа, краткое выражение основной мысли документа

· служебный документ требует ответа

 

ГОСТ Р 6.30-2003 – Требования к оформлению документов

Область применения:

· постановления

· распоряжения

· приказы

· решения

· протоколы

· акты

· письма

Устанавливает:

· требования к оформлению реквизитов документов

· требования к бланкам документов (угловой бланк или продольный бланк)

· форматы документов

Требования к оформлению:

Поля

· 20 мм- левое

· 10 мм – правое

· 20 мм –верхнее

· 20 мм – нижнее

Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа (их 30)

1. Государственный герб РФ – помещают на бланках в соответствии с ФкЗ «О Государственном гербе РФ».

2. Герб субъекта РФ– помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак

4. Код организации –предоставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), состоит из 8 знаков.



5. ОГРН –Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица,состоит из 13 цифр, ИП-15.

6. ИНН/КПП– цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юр. лица, ИП, физ.лица).

7. Код формы документа– представляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (пр. 02112418 Учредительный договор).

8. Наименование организации– на бланке указывается полное наименование

9. Справочные данные об организации– почтовый адрес, номер телефона и другие сведения. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название республики (края, области), почтовый индекс.

10. Наименование документа– должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД, пишется прописными буквами.

11. Дата документа– дата его подписания или события, зафиксированного в документе, проставлять ноль в обозначения дня месяца, если он содержит одну цифру.

12. Регистрационный номер–цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа– включает в себя регистрационный номер и дату документа, который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа –указывают, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование орг-и» и «Справочные данные», при указании места составления не ставится буква «г» при обозначениях «Москва» и «Санкт-Петербург».

15. Адресат– могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

16. Гриф утверждения документа– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию, располагают в правом верхнем углу. Перечень документов, подлежащих утверждению: акты, задания, нормативы, отчеты, планы, сметы, уставы.

17. Резолюция – состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту – кратко излагает содержание документа. Располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк, в конце точка не ставится, печатаются без кавычек и не подчеркивается.

19. Отметка о контроле– означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

20. Текст документа– информация, бланки А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, шрифт Times New Roman Cyr (12,13,14,15).

21. Отметка о наличии приложения– содержит сведения о документах, дополняющих основной документ. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, их нумеруют.

22. Подпись – включает наименование должности лица (полное, если документ не на бланке), личная подпись, расшифровка.

23. Гриф согласования документа– выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки и даты.

24. Визы согласования документа- выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, включает подпись и должность, расшифровку, дату.

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии– ниже реквизита «Подпись» проставляют надпись «Верно», должность лица, заверившего, подпись, расшифровка, дата.

27. Отметка об исполнителе– инициалы и фамилию исполнителя. Располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– ссылка и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию –очередной порядковый номер и дату поступления документа, можно штампом.

30. Идентификатор электронной копии документа –отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату.

Виды документов.

Все документы делятся на две большие группы: документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника.

Выписка – из того или иного раздела.

Дубликат (с пометкой)

Классификация документов:

· по средствам фиксации (письменные, графические)

· по видам деятельности (организационные, финансовые)

· по месту составления (внутренние, внешние)

· по содержанию (простые, сложные)

· по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые)

· по срокам исполнения (срочные, несрочные)

· по происхождению (служебные, личные)

· по назначению (подлинники, копии, выписки, дубликаты)

· по ограничению доступа (секретные, конфиденциальные)

· по юридической силе (подлинные, подложные)

· по степени обязательности (директивные, информативные)

 

Техника составления и редактирования документов.

Составление документов включает следующие стадии:

· составление проекта или черновика документа

· его предварительное согласование

· перепечатка текста (когда оригинал от руки)

· согласование и визирование материала

· подписание оригинала

 

Бланки и форматы документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены тир вида бланков:

· для писем

· общий

· конкретного вида документа

На бланке письма указываются реквизиты: 01 (на бланках гос.учреждений), 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09, адрес.

Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации

Бланк конкретного вида включает: герб, код организации, место составления или издания документа.

 

Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов.

Унификация – это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Стандартизация – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочивания управления.

Трафаретизация – это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для группы документов, условно подразделяется на трафаретную или постоянную и индивидуальную или переменную.

Установлены следующие категории стандартов:

· государственные стандарты (ГОСТ)

· отраслевые (ОСТ)

· республиканские (РСТ)

Работа по унификации включает:

· разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами

· внедрение межотраслевых УСД в рамках региональных и отраслевых УСД

· ведение УСД и Отраслевого классификатора технико – экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию

· разработку отраслевых классификаторов технико – экономической информации, отражающих специфику отрасли

 

 

Организационно – распорядительные документы. Общие сведения.

 

Организационно – распорядительная документация – это и права, и обязанности объединения в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений объединения с вышестоящими подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в объединении, в структурных подразделения.

Классификация согласно ГОСТ Р 6.30-2003:

· организационные (положения, уставы, инструкции, правила)

· распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения)

· документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки)

· документы финансово – расчетные (счета, кассовые документы, расчетные)

· справочно – информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма)

Организационные документы:

· содержат сведения об учредителях

· создаются в самом начале деятельности организации

· обсуждаются и утверждаются общим решением учредителей на первом собрании

· фиксируют все основные моменты будущего функционирования организации

· текст подразделяется на статьи

· документы номеруются, прошиваются

ГК РФ (ст.52) определяет три типа учредительных документов:

1. Учредительный договор – в отличии от устава регулирует отношения (права и обязанности) только учредителей (устав – всех акционеров, членов). Включает основные моменты создания организации:

· сведения об учредителях (участниках)

· цель создания и предмет деятельности

· юридический статус

· сведения о долях участников в уставном капитале

· права и обязанности учредителей

· условия и порядок распределения между учредителями общества прибыли

· состав органов управления

· порядок выхода участников из общества или переход доли

· реорганизация и ликвидация

· расторжение и изменение договора

· подписи сторон

2. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере их хозяйственной деятельности. Включает основные моменты функционирования организации.

В оформлении должны присутствовать следующие реквизиты:

· статус и местонахождение

· цель создания и предмет деятельности

· формирование уставного капитала

· управление и руководство, контроль финансовой и хозяйственной деятельности

· общие сведения о персонале

· права и обязанности учредителей

· хранение документов

· реорганизация и ликвидация

· подписи сторон (учредителей, участников)

3. Общее положение об организациях данного вида (положение о хозяйственной деятельности). Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (министерства), одного органа (ГАИ), либо структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.