Техника составления и редактирования документов.
История развития делопроизводства
· Древний Мир – 3 тыс до н.э., Шумеры
· Начальный (10 век-начало 15 века)- Киевская Русь, центрами ведения документации и ее хранения были храмы, гостиные дворы
· Приказной (середина 15 века – 17 век)- в период создания русского централизованного государства, учреждения, выполнявшие функции управления назывались избами, приказами
· Коллежский (18 век)-для новых учреждений были разработаны регламенты, ввелась в обращения гербовая бумага, указ об отмене столбцовой формы документы. 12 коллегий
· Министерский (начало 19 века)- создание министерств, формы бланков с обязательными реквизитами, отпечатанные типографским способом, появление телеграфа
· Унификационный (60-70 годы 20 века)-интерес проблеме рационализации, разработаны и изданы гос. стандарты на управленческие документы, единые классификаторы информации
· Электронный (80 годы 20 века по настоящее время)
Управление. Документы. Делопроизводство.
Делопроизводство в организациях ведет на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27 ноября 200 года №68.
Требования к документу:
· нужен ли он вообще
· поймут ли его другие
· несет ли он в себе достаточно полно необходимую информацию
· отражены ли в нем основные вопросы
Понятие «документ» определено Государственным стандартом ГОСТ Р 51 141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Функции документов:
· функция документирования процессов и событий (главная)
· отчетно-контрольная функция
· судебно-правовая функция
· учетно – кадровая функция
· учебная
· функция исторического свидетельства технических достижений
Делопроизводство – это совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Делопроизводство ведется по централизованной, децентрализованной и смешанной формам.
Требования к служебным документам:
· быть составленным по установленной форме
· издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом
· издаваться во исполнение норм права и не противоречить им
· должен посвящаться одному вопросу
· слово в служебном документе должно строго соответствовать вкладываемому в него понятию
· должен соответствовать действующему законодательству
· формулы вежливости должны быть сохранены
· особого внимания требует написание сложных имен, фамилий, названий
· заголовок – основной поисковый элемент документа, краткое выражение основной мысли документа
· служебный документ требует ответа
ГОСТ Р 6.30-2003 – Требования к оформлению документов
Область применения:
· постановления
· распоряжения
· приказы
· решения
· протоколы
· акты
· письма
Устанавливает:
· требования к оформлению реквизитов документов
· требования к бланкам документов (угловой бланк или продольный бланк)
· форматы документов
Требования к оформлению:
Поля
· 20 мм- левое
· 10 мм – правое
· 20 мм –верхнее
· 20 мм – нижнее
Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа (их 30)
1. Государственный герб РФ – помещают на бланках в соответствии с ФкЗ «О Государственном гербе РФ».
2. Герб субъекта РФ– помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. Эмблема организации или товарный знак
4. Код организации –предоставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), состоит из 8 знаков.
5. ОГРН –Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица,состоит из 13 цифр, ИП-15.
6. ИНН/КПП– цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юр. лица, ИП, физ.лица).
7. Код формы документа– представляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (пр. 02112418 Учредительный договор).
8. Наименование организации– на бланке указывается полное наименование
9. Справочные данные об организации– почтовый адрес, номер телефона и другие сведения. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название республики (края, области), почтовый индекс.
10. Наименование документа– должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД, пишется прописными буквами.
11. Дата документа– дата его подписания или события, зафиксированного в документе, проставлять ноль в обозначения дня месяца, если он содержит одну цифру.
12. Регистрационный номер–цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа– включает в себя регистрационный номер и дату документа, который должен быть дан ответ.
14. Место составления или издания документа –указывают, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование орг-и» и «Справочные данные», при указании места составления не ставится буква «г» при обозначениях «Москва» и «Санкт-Петербург».
15. Адресат– могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.
16. Гриф утверждения документа– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию, располагают в правом верхнем углу. Перечень документов, подлежащих утверждению: акты, задания, нормативы, отчеты, планы, сметы, уставы.
17. Резолюция – состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, срок исполнения, подпись и дату.
18. Заголовок к тексту – кратко излагает содержание документа. Располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк, в конце точка не ставится, печатаются без кавычек и не подчеркивается.
19. Отметка о контроле– означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
20. Текст документа– информация, бланки А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, шрифт Times New Roman Cyr (12,13,14,15).
21. Отметка о наличии приложения– содержит сведения о документах, дополняющих основной документ. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, их нумеруют.
22. Подпись – включает наименование должности лица (полное, если документ не на бланке), личная подпись, расшифровка.
23. Гриф согласования документа– выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки и даты.
24. Визы согласования документа- выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, включает подпись и должность, расшифровку, дату.
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии– ниже реквизита «Подпись» проставляют надпись «Верно», должность лица, заверившего, подпись, расшифровка, дата.
27. Отметка об исполнителе– инициалы и фамилию исполнителя. Располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– ссылка и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию –очередной порядковый номер и дату поступления документа, можно штампом.
30. Идентификатор электронной копии документа –отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату.
Виды документов.
Все документы делятся на две большие группы: документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника.
Выписка – из того или иного раздела.
Дубликат (с пометкой)
Классификация документов:
· по средствам фиксации (письменные, графические)
· по видам деятельности (организационные, финансовые)
· по месту составления (внутренние, внешние)
· по содержанию (простые, сложные)
· по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые)
· по срокам исполнения (срочные, несрочные)
· по происхождению (служебные, личные)
· по назначению (подлинники, копии, выписки, дубликаты)
· по ограничению доступа (секретные, конфиденциальные)
· по юридической силе (подлинные, подложные)
· по степени обязательности (директивные, информативные)
Техника составления и редактирования документов.
Составление документов включает следующие стадии:
· составление проекта или черновика документа
· его предварительное согласование
· перепечатка текста (когда оригинал от руки)
· согласование и визирование материала
· подписание оригинала
Бланки и форматы документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены тир вида бланков:
· для писем
· общий
· конкретного вида документа
На бланке письма указываются реквизиты: 01 (на бланках гос.учреждений), 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09, адрес.
Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации
Бланк конкретного вида включает: герб, код организации, место составления или издания документа.
Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов.
Унификация – это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.
Стандартизация – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочивания управления.
Трафаретизация – это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для группы документов, условно подразделяется на трафаретную или постоянную и индивидуальную или переменную.
Установлены следующие категории стандартов:
· государственные стандарты (ГОСТ)
· отраслевые (ОСТ)
· республиканские (РСТ)
Работа по унификации включает:
· разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами
· внедрение межотраслевых УСД в рамках региональных и отраслевых УСД
· ведение УСД и Отраслевого классификатора технико – экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации
· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию
· разработку отраслевых классификаторов технико – экономической информации, отражающих специфику отрасли
Организационно – распорядительные документы. Общие сведения.
Организационно – распорядительная документация – это и права, и обязанности объединения в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений объединения с вышестоящими подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в объединении, в структурных подразделения.
Классификация согласно ГОСТ Р 6.30-2003:
· организационные (положения, уставы, инструкции, правила)
· распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения)
· документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки)
· документы финансово – расчетные (счета, кассовые документы, расчетные)
· справочно – информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма)
Организационные документы:
· содержат сведения об учредителях
· создаются в самом начале деятельности организации
· обсуждаются и утверждаются общим решением учредителей на первом собрании
· фиксируют все основные моменты будущего функционирования организации
· текст подразделяется на статьи
· документы номеруются, прошиваются
ГК РФ (ст.52) определяет три типа учредительных документов:
1. Учредительный договор – в отличии от устава регулирует отношения (права и обязанности) только учредителей (устав – всех акционеров, членов). Включает основные моменты создания организации:
· сведения об учредителях (участниках)
· цель создания и предмет деятельности
· юридический статус
· сведения о долях участников в уставном капитале
· права и обязанности учредителей
· условия и порядок распределения между учредителями общества прибыли
· состав органов управления
· порядок выхода участников из общества или переход доли
· реорганизация и ликвидация
· расторжение и изменение договора
· подписи сторон
2. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере их хозяйственной деятельности. Включает основные моменты функционирования организации.
В оформлении должны присутствовать следующие реквизиты:
· статус и местонахождение
· цель создания и предмет деятельности
· формирование уставного капитала
· управление и руководство, контроль финансовой и хозяйственной деятельности
· общие сведения о персонале
· права и обязанности учредителей
· хранение документов
· реорганизация и ликвидация
· подписи сторон (учредителей, участников)
3. Общее положение об организациях данного вида (положение о хозяйственной деятельности). Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (министерства), одного органа (ГАИ), либо структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|