VIII. Подготовка и утверждение номенклатуры дел Филиала

84. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях Филиала с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемых в установленном Инструкцией порядке.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях Филиала документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

85 Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляются работниками, ответственными за делопроизводство, подписываются начальниками соответствующего структурного подразделения и представляются до 15 ноября текущего года в административный отдел, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме и представляет директору Филиала, обеспечивает ее согласование с директором Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области». Сводная номенклатура дел утверждается приказом директора Филиала.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в административный отдел, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Филиала об утверждении сводной номенклатуры дел.

86. После утверждения сводной номенклатуры дел Филиала структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

87. Сводная номенклатура дел Филиала в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

88. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Филиала.

89. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Филиала.

90. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности Филиала в соответствии с Положением о нем.

91. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1) графа 1 «Индексы дел» включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 02-04, где 02 – структурный номер отдела, 04 – порядковый номер заголовка дела в разделе «Постановления органов местного самоуправления. Копии»;

2) графа 2 «Заголовок дела (томов, частей)» включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование организации – адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которым относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Филиала (приказы, списки, доклады, информация)».

В заголовках дел «Переписка…» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка между структурными подразделениями Филиала о повышении квалификации и переподготовке сотрудников».

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: «Переписка о награждении сотрудников, присвоении им почетных званий».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Росреестром по вопросам подготовки кадров».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Статистические сведения о проверках в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Челябинской области (Форма № 24). Полугодовые отчеты».

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

3) графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года;

4) графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения или указывается согласованный с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива срок хранения;

5) графа 5 «Примечание» может включать название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

92. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

93. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

IX. Основные требования к формированию дел

94. Формирование дел – группировка структурными подразделениями исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

95. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному в структурном подразделении за обработку документов, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

96. Правила формирования дел:

1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине).

При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.;

4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

97. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет административный отдел.

98. Номенклатурные дела Филиала оформляются (готовятся к хранению) административным отделом и структурными подразделениями после завершения календарного года.

99. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа – заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

100. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Филиала и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГУ ОГАЧО.

101. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

102. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

103. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

104. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: