Обработка исходящих документов

44. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются административным отделом.

45. Исходящие документы с подписью директора и его заместителя после подписания подлежат регистрации в административном отделе в следующем порядке:

1) документы представляются на регистрацию в трех экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается в соответствующее структурное подразделение с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело; третий экземпляр (копия) хранится в административном отделе.

46. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:

1) служебные письма за подписью директора и его заместителей, отправляются почтовой связью, электронной почтой, нарочным способом доставки;

2) документы, направляемые в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии, Управление Росреестра по Челябинской области, направляются административным отделом посредством ПК «СЭД-Регион». При необходимости, корреспонденция, направляемая в Управление Росреестра по Челябинской области, отправляется нарочным способом доставки.

3) если служебные письма направляются в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной и законодательной власти Челябинской области, Управление Росреестра по Челябинской области, структурные подразделения Филиала, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает полный почтовый адрес, включая почтовый индекс. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку;

5) документы отправляются заказными письмами (при необходимости с уведомлением) в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Все документы, отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт;

6) заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, которая составляется в двух экземплярах. В описи указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес.

7) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки.

Обработка внутренних документов

47. Регистрация, учет и движение в Филиале внутренних документов (служебных записок), осуществляется структурными подразделениями-исполнителями.

Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в электронных журналах структурных подразделений Филиала, размещенных в ПК «СЭД-Регион». В регистрационную карточку документа вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется его рассылка, которая осуществляется структурным подразделением-исполнителем самостоятельно посредством ПК «СЭД-Регион», либо внутренних каналов связи.

Обработка организационно-распорядительных документов

И договоров (соглашений)

48. Приказы, после подписания представляются на регистрацию в административный отдел.

49. Приказы по основной деятельности регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела административного отдела.

50. Приказы по личному составу и по командированию работников регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела отдела кадров.

51. Для приказов по личному составу допускается помещать указатель рассылки на оборотной стороне последнего листа приказа.

52. Договоры (соглашения) о взаимодействии между Филиалом и федеральными органами исполнительной власти, регистрируются в административном отделе.

Регистрация договоров (соглашений) о взаимодействии осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись директора (заместителя директора) на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело административного отдела, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения) заверяются гербовой печатью и направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

Обработка документов в структурных подразделениях
ФГБУ «ФКП Росреестра»

53. Функция обработки документов в структурных подразделениях
Филиала закрепляется положениями об отделах, а также должностными инструкциями конкретных работников.

54. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях Филиала относятся:

1) получение в административном отделе под роспись в реестре или журнале получаемой корреспонденции, документов адресованных в структурное подразделение;

2) учет документов в электронных базах (внутренняя переадресация документов по исполнителям, регистрация исходящих документов структурных подразделений, внесение дополнительной информации, касающейся исполнения документа) и пр.;

3) подготовка проекта указания по исполнению документа начальника структурного подразделения, внесение информации по исполнению в электронную базу данных ПК «СЭД-Регион»;

4) своевременное доведение документов и соответствующих указаний по исполнению начальника структурного подразделения до сведения работников;

5) контроль исполнения документов и указаний по исполнению начальника структурного подразделения;

6) подготовка и ведение номенклатурных дел;

7) оформление (полное и частичное) номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т. д.);

55. Для достижения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета внутренних документов в регистрационных журналах структурных подразделений:

регистрационный номер структурного подразделения;

корреспондент;

дата документа;

исходящий номер документа;

краткое содержание;

указание по исполнению (исполнитель, содержание указания по исполнению, срок исполнения, автор);

отметка об исполнении.

56. В журналах учета внутренних документов могут помещаться следующие дополнительные сведения:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ход исполнения;

наличие приложений;

перенос сроков исполнения и т.д.;

Учет объема документооборота

57. Объем документооборота Филиала состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Филиала

58. Работники, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях Филиала учитывают документы при их получении и подготовке к отправке. Каждый тиражированный экземпляр подсчитывается отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

59. Сведения об объеме документооборота в структурных подразделениях Филиала за месяц (не позднее 7-го числа следующего месяца) представляются ими в административный отдел

60. Административный отдел ежемесячно (не позднее 10-го числа следующего месяца) и ежегодно не позднее 15-го января
на основании представленных структурными подразделениями сведений
подсчитывает объем документооборота и представляет его директору Филиала.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: