Сделай Сам Свою Работу на 5

Наставления и другие документы





24. Регламенты, положения, правила и инструкции, порядки, наставления и другие локальные акты (далее – положения) утверждаются, как правило, приложением к приказу.

25. Положения печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полного изложения вопроса в положениях могут использоваться тексты из законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и официальный источник их опубликования.

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

26. Текст положения излагается от третьего лица единственного или множительного числа. Заголовок положения отвечает на вопрос «о чем?», заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос «кого?».



Договоры (соглашения), контракты

27. Договоры (соглашения), контракты (далее – договоры) с федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами РФ, органами исполнительной власти Челябинской области, другими органами Челябинской области, органами местного самоуправления, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными структурными подразделениями Филиала в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальниками структурных подразделений, юридическим отделом, заместителями директора в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись директору (заместителями директора в соответствии с распределением обязанностей).

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами РФ, органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Филиала по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.



28. Договоры по хозяйственной и производственной деятельности, связанные с финансовыми обязательствами Филиала, оформляются в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров. Порядок подготовки, заключения договоров (соглашений) регулируется соответствующим приказом Филиала.

29. Трудовые договоры оформляются отделом кадров в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются работниками и работодателем – директором и заверяются в финансовом отделе печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр трудового договора передается работнику, второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Филиала.

30. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4

(210 х 297 мм). Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 24 Инструкции.

Протоколы

31. Протоколами в Филиале оформляются решения, принятые на совещаниях у директора, заместителей директора, начальников структурных подразделений Филиала, иных совещаниях в Филиале (далее – совещания).

32. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания (работник) на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14.



В Филиале протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.

При краткой форме оформления протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, т.е. перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименование должностей могут указываться обобщенно, например: «начальники структурных подразделений Учреждения».

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Перечень присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

33. Протокол имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

2) название (вид) совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания. Указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола сплошной линией;

4) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом

(пп. 2 п. 18 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;

5) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера. Работник, ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у директора, протоколы совещаний у заместителя директора, протоколы совещаний у начальника структурного подразделения и др.;

6) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с пп. 8 п. 18 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на совещании, и секретарь совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Филиала

34. По решению должностного лица, председательствующего на совещании, секретарь совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через административный отдел заместителю директора, в структурные подразделения Филиала заинтересованные государственные органы и иные организации.

Служебные письма

 

35. Служебными письмами оформляются:

ответы об исполнении поручений Росреестра, ФГБУ «ФКП Росреестра», Управления Росреестра по Челябинской области;

письма, отзывы;

ответы на запросы организаций и обращения граждан;

инициативные письма по вопросам компетенции Филиала, в том числе директивные, методические рекомендации и информационные сообщения для структурных подразделений Филиала и другие документы.

Редактированию подлежат следующие служебные письма:

проекты документов, подготовленные за подписью директора Филиала;

проекты документов, подготовленные за подписью заместителя директора Филиала.

36. Реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в подразделениях Филиала на специальных бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме бланк не применяется;

2) адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти, в структурные подразделения Учреждения, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите «адресат» полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

  Правительство Российской Федерации

 

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения так же пишется в именительном падеже, например:

  Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации   Комитет по делам общественных объединений и религиозных организаций

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

 

  Министерство экономического развития Российской Федерации   Директору Департамента недвижимости   А.И. Ивакину

 

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

 

  Председателю Правительства Российской Федерации   Д.А.Медведеву

 

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

 

  Руководителям территориальных органов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, который печатается через один межстрочный интервал, например:

 

  Никитину А.Г.   ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15, г. Санкт-Петербург, 197049

 

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов). Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно.

3) дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации административным отделом по правилам, предусмотренным п.п. 2 п. 18 Инструкции;

4) регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется административным отделом одновременно с датой и состоит из знака «№», порядкового номера документа, например: 04.11.2009 № 532;

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи;

5) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а, следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации;

6) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»).

Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman № 11. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

7) текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;

«Уважаемая Антонина Петровна!»;

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!»;

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов!»;

«Уважаемая госпожа Михайлова!».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель!»;

«Уважаемый господин директор!»;

«Уважаемый господин секретарь!».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович!»;

«Гражданин Петров!»;

«Граждане!»;

«Коллеги!»;

«Господа!».

Обращение к адресату располагаются на два, три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о …»;

«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с…».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действий, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от … №… получено»;

«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…»;

«В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)…»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)…»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)…»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)…»;

 

благодарность:

«Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по Челябинской области благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)…№…»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)…»;

«Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие… и др.)…»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)…»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта…»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)…»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…»;

«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.12.2012»;

предложения:

«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Филиала.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Филиала, например:

«С уважением,…»;

«С неизменным уважением,…»;

«С глубоким уважением,…»;

«С благодарностью и уважением,…»;

«С уважением и пожеланием успехов в работе,…».

Текст служебного письма, как правило, излагается от третьего лица адресата коллективному адресату, например: «Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по Челябинской области рассмотрел», «коллегия решила», «информируем…», «сообщаем…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «полагаем целесообразным» и т.п.

8) реквизит «приложение» отделяется от текста одним, двумя межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите «приложение», затем - число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Проект федерального закона «Об обращения граждан»

на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту на 3 л.

 

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

 

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

 

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2010 № 02-03-04/25

с приложениями к нему, всего на 5 л.

 

9) согласованиеслужебных писем со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, заместителем директора (служебных писем с подписью директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа;

10) реквизит «подпись» отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Филиала, полное – в иных случаях), личная подпись директора (заместителя директора, начальника структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на поле бланка в порядке, предусмотренном пп. 8 п. 18 Инструкции, например:

 

Заместитель директора –

главный технолог И.В. Воронина

 

Начальник отдела кадров С.С.Кульпина

 

Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:

 

Начальник юридического отдела   (подпись) Л.Е. Петрова Начальник отдела кадров     (подпись) И.В. Иванова

 

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

 

Заместитель директора (подпись) И.В.Воронина

 

Начальник финансового отдела (подпись) В.Н. Петров

 

Служебные письма, направляемые федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывает директор.

Служебные письма, направляемые в структурные подразделения Филиала, содержащие поручения, методические рекомендации подписывают директор или его заместители.

Заявления в арбитражные суды, суды общей юрисдикции, мировые соглашения подписывает директор, а также его заместители, начальники отделов, сотрудники Филиала в соответствии с выданными им доверенностями.

Служебные письма на бланках Филиала подписывают директор, заместители директора, в том числе при исполнении ими обязанностей директора, и начальники структурных подразделений (при наличии полномочий, определенных должностной инструкцией;

11) исполнительслужебного письма указывает свои инициалы, фамилию, номер служебного телефона в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа (шрифтом Times New Roman № 10), например:

 

И.И.Иванов

209 02 90

Служебные записки

 

37. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах Филиала отношения субординации структурных подразделений с руководством Филиала и координации между структурными подразделениями.

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Филиала.

38. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 32 Инструкции, или в виде электронного документа, оформленного по общим правилам делопроизводства, который имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Порядок работы со служебными записками в виде электронного документа приведен в разделе V настоящей Инструкции

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Филиала и за ее пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

39. Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения – адресанта.

Телеграммы

40. Телеграф используется для передачи только срочной информации. Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 3 экземплярах (оригинал и завизированная копия передаются в административный отдел) следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например «Правительственная»;

2) перед текстом центрованно размещается реквизит «наименование документа» - «Телеграмма»;

3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4) тексттелеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенными обозначениями: зпт, тчк), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами.

5) после текста телеграммы размещается реквизит «подпись» с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Филиала и дата (день отправления), которые печатаются обычным текстом.

Телеграммы подписывают директор Филиала или его заместители.

6) копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения и исполнителем (указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона);

7) телеграмма заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

 

 

Т Е Л Е Г Р А М М А

 

109028 МОСКВА

ВОРОНЦОВО ПОЛЕ 4а

РУКОВОДИТЕЛЮ РОСРЕЕСТРА

ВАСИЛЬЕВУ

 

ПОДТВЕРЖДАЮ УЧАСТИЕ ЗАСЕДАНИИ СОВЕТА 23 ИЮЛЯ 2011

ДИРЕКТОР ФИЛИАЛА ФГБУ «ФКП РОСРЕЕСТРА» ПО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

СЕМЕНОВА

 

Челябинск, пл.Революции, 4

Иванова

265 84 96

16.05.2012

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.