Приказы Филиала и иные организационно-

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству

В филиале ФГБУ «ФКП Росреестра»

По Челябинской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Челябинской области (далее – Инструкция, Филиал) устанавливает единые требования для всех работников Филиала к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

2. Работа с секретными документами в Филиале осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и осуществляется в Филиале в соответствии с Порядком организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в федеральном государственном бюджетном учреждении «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии», утвержденным приказом ФГБУ «ФКП Росреестра» от 19.06.2012 № П/45.

3. Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», федеральные законы от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и другие законодательные акты, а также постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450, от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» с изменениями, внесенными 15.10.2007, 21.02.2008, 28.03.2008, 07.11.2008, 17.03.2009, 30.04.2009, 15.06.2009, от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, иные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в Филиале, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями Филиала осуществляется административным отделом Филиала в соответствии с положением об отделе и должностными инструкциями работников.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, независимо от вида носителя, осуществляются в Филиале с применением автоматизированной системы обработки документов — ПК «СЭД-Регион».

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях
Филиала осуществляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными инструкциями.

6. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в структурных подразделениях
Филиала возлагается на их начальников.

7. Работники структурных подразделений Филиала несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора Филиала

9. О неисправимом повреждении, утрате документов и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, работники обязаны в течение одного часа после выявления данных фактов устно сообщить начальнику своего структурного подразделения и начальнику административного отдела. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.

10. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении работник обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному начальнику или иному должностному лицу (работнику), устно определенному начальником структурного подразделения.

II. Основные понятия

11.Основные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству в Филиале:

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Филиале;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного саморегулирования, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Филиала;

«электронный образ документа» - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

«сканирование документа» - получение электронного образа документа;

«электронный документ» - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

«система электронного документооборота» - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

«электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» - обязательный элемент оформления документа;

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«номенклатура дел» - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Филиале, с указанием сроков их хранения;

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Филиала;

III. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

12. Документы Филиала печатаются шрифтом Times New Roman №14 от одного до полутора межстрочных интервала без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных приказов), изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм). Верхнее поле – 20 мм. Левое поле - 20 мм, правое - 10 мм и нижнее - не менее 20 мм. Текст документа делится на абзацы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

Приказы Филиала и иные организационно-

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: