Д. в.д. –это док-ты, которые поступают в организацию извне по различным каналам и связям(через почту)

Стадии:

А)прием документов (корреспонденция поступает через службу ДОУ по почте,по электронным каналам связи. Затем поступающее в службу ДОУ вскрывается , кроме личных документов)

Б) идет регистрация документов (ему присваивается регистрационный номер, т.е. фиксируется факт его создания. Пока документ не зарегистрирован его как бы еще не существует, учреждение за него не отвечает )

В) предварительное рассмотрение док-та (проводится с целью распределения поступивших док-ов. Процесс предварительного рассмотрения заканчивается раскладкой рассортированных док-ов по ячейкам)

Г) рассмотрение корреспонденции руководителем (рассмотренные руководителем док-ты возвращаются в службу ДОУ. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале)

Д) передача на исполнение(доведение до сведения соответствующих должностных лиц. Направление док-ов на исполнение в день их поступления, а срочных немедленно)

Е) исполнение и контроль исполненных док-ов (предусматривает сбор и обработку информации , готовность нового док-та, его техническое изготовление, т.е. печатание и размножение. Контроль исполнения- это совокупность действий, т.е. несколько шагов, обеспечивающих своевременное исполнение док-ов. Он включает: постановку док-та на контроль; проверку его выполнения; учет и обобщение рез-ов исполнения; информирование об этом руководству)

Ж) прием док-та, снятие с контроля (считается исполненным и снятым с контроля после фактического выполнения поручений по существу. Снятие док-та с контроля оформляется отметкой в контрольной карточке)

З) текущее и архивное хранение, уничтожение.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из организации.

Исходящие документы могут быть отправлены:

- по почте;

- по факсу;

- курьером;

- электронной почтой.

Основные этапы:

- составление проекта документа (Проект документа составляют руководители или специалисты)

- согласование проекта(Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью)

- проверка правильности оформления документа (Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.)

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация корреспонденции(Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату)

- отправка документа адресату(После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение. Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.)

- подшивка второго экземпляра в дело(Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело)

16. Д.внутренних д. -то есть документы ,которые создаются внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.). Основные этапы: 1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секрктарем;Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия; Согласованные приказы подписываются руководителем;. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

ФЗ о порядке рассмотрения обращения граждан в рассм. дела

Обращения граждан- напрвленное в гос. Орган или должностому лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина. Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конкретных прав и свобод, либо о сообщении о наруш. Законов и др. нпа.

Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течении 3 дн. С момента поступления в гос. Орган, орган мс или должностному лицу.

Письменные обращения поступают в гос. Орган или дл и рассматриваются в течении 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Права граждан при рассмотрении обращений

1. предоставлять доп. Док-ты и материалы. Либо обращаться с просьбой об из истребовании.

2. знакомиться с до-тами и материалами, касающиеся рассмтрения обращения.

3. получать письменный ответ по сущ-ву поставленных в обращениях вопросов

4. обращ. С жалобой не принятые в обращ. Решения в админ. Или суд. Порядке

5. обращаюиеся с заявлением о прекращении рассмот-я в связи с его обращением.

Гос орган или дл при рассмотрении обращения

1. объективное и своевременное рассмотрение обращения

2. запрашивание необходимых материалов в др. гос. Органах

3. принимает меры направленные на восстановленич и защиту наруш. Права, свободу и законю интересов граждан.

4. дает письменный ответ по существу заданных вопросов в обращении

5. уведомлякет гр-на о направлении его обращения на рассмотрения в др. гос. органы

18.Текущее хранение.Порядок формирования и оформления дел.

Хранение документа предполагает их систематизацию, обеспечения сохранности и возможности их последующего использования. Текущее хранение документов: с момента заведения либо передачи в архив, дела хранятся по месту их формирования в службах ДОУ.

Дело – сов-ть документов или отдельный документ относящийся к одному вопросу или участку деятельности ФОИВ.

Формирование документа– группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел о номенклатуре;

- группировать в дело документы 1-ого календарного дня.

- раздельно группировать дела, документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, т.е. в дело включ. По 1-му экземпл. каждого докум-а.

-по объему дела не должно превышать более 250 листов а если больше то проводится 2-ое дело.

Дела подлежать оформлению в 2 этапа:

1.при их заведении

2.по завершении года

Оформление дела включает:

-описание дела на обложке (реквизиты:-наименование организации и его структ.

подразделение(РЕКВ. 8)

-индекс дела(09-СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ)

-заголовок(18)

-дата дела(11)

-кол-во листов в деле

-срок хранения

-архивный шифр дела

3.брошуровка. Документы дела подшиваются прочной ниткой в 3, 4 прокола.Документы постоянного и временного хранения (10 и более лет) подшиваются в обложки из твордого картона а менее 10 лет док. Времен. Хранения из мягкой обложки.

4.нумерация листов кроме листа заверителя и внутренней описи.Листы нумеруются карандашом сверху вниз.

5.составление заверительной надписи располагаются в конце дела на отдельном листе.(указ. Кол-во листов в деле)

6.составление внутренней описи.Составляется на отдельном листеи содержи сведения о порядковых номерах документа дела и датах.

19.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: