Среди функций документа выделяются общие и специальные.

Система делопроизводства

1. Централизованная (все делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии учреждения)

2. Децентрализованная (все операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений)

3. Смешанная (обе формы)

6.Функциональные обязанности – должностные инструкции.

Обязанности сотрудников службы ДОУ:

1. Приём, учет, регистрация и распределение входящих документов.

2. Учет внутренних документов (регистрация и подшивка в дело)

3. Передача документов и писем на рассмотрение руководству и после получения соответствующих указаний, происходит передача непосредственно исполнителю.

4. Учет исходящих документов.

5. Контроль за исполнением документов, участие в сверке наличия документов.

6. Подготовка и ведение номенклатуры дела, контроль за их возвратом.

7. Представление проверки актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

8. Участие в проведении служебных проверок и разглашении сведений составляющих государственную тайну и служебную информацию.

9. Техническое обеспечение работы с документами и выполнение машинописных работ.

10. Учет печатей и штампов учреждений.

7. Полномочия руководителя:

1. Обеспечить необходимые условия для работников ведущих делопроизводства, контролировать их работу.

2. Принимать необходимые меры исключающих утрату документов.

3. Ежегодно организовывать отбор документов для постоянного и временного хранения документов.

4. Своевременно (в день представления секретарем) рассматривать в поступившую организацию корреспонденцию, определять исполнителей, сроки исполнения.

Полномочия лиц инспекторского состава:

1. Своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление.

2. Строгое соблюдение установленных правил работы с секретными документами.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства.

Общая ответственность возлагается на руководителей организации и учреждений.

Непосредственная ответственность за состояние и организацию делопроизводства возлагается в службы ДОУ на начальников. Уголовная ответственность по ст. 275 РФ (государственная измена).

Понятие и назначение документов.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем документированной информации может быть любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Документирование— регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающем ее юридическую силу.

Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Важное значение при документировании имеют средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов.

Это могут быть:

• простые орудия (ручки, карандаши и др.);

• механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

Средства автоматизации — компьютерная техника.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической или иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Фиксация информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания

Возможность сохранять информацию во времени позволяет различать документы — носители оперативной информации и документы — носители ретроспективной информации.

Среди функций документа выделяются общие и специальные.

l К общим функциям документа относятся:

• информационная: любой документ создается для сохранения информации;

• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

• культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций.

l К специальным функциям документа относятся:

• управленческая: документ является инструментом управления; специально создаваемые для реализации целей управления;

• правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества;

10.Виды документов:

1) по направлениям деятельности документы подразделяются на:

l - уголовно-процессуальные (отражают действия, осуществляемые при расследовании уголовных дел);

l - оперативно-розыскные (отражают оперативно-розыскную деятельность);

l - административно-процессуальные (отражают административную деятельность. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены Кодексом об административных правонарушениях);

l - организационно-распорядительные создаются в процессе внутриорганизационной деятельности.

В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные (приказ), отчетные (отчет, акт) и документы общего характера (справка));

l Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

l Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

1. По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов.

2. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.

3. По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

4. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

5. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений

6. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации.

7. по месту возникновения и направлению движения документов все документы подразделяются на исходящие, входящие и внутренние

8. по количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы.

9. по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние (многосторонние) документы.

10. по степени секретности содержащейся в документах информации они подразделяются на документы, содержащие сведения особой важности, совершенно секретные, секретные (содержат сведения, составляющие государственную тайну), документы, содержащие служебные сведения.

11. в зависимости от их подлинности. По этому критерию документы подразделяются на:

- подлинник - первый или единичный экземпляр официального документа;

- дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (обычно создается при утрате подлинника, например, свидетельства о рождении или диплома);

- копию - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеет лишь заверенная копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу, например, нотариально заверенная.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Требования, предъявляемые к документам.

Юридические требования. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу, т.е. свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, т.е. при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации. Документ должен излагаться ясным, понятным для адресата языком, должен быть составлен в документально-деловом стиле. Исключаются термины и выражения, допускающих двусмысленное толкование информации, а также слова, не несущие смысловой нагрузки. Применяются устойчивые стандартизированные словесные обороты.Соответствие документа требованиям ГОСТов и иных нормативных актов (как правило, ведомственные нормативные акты повторяют содержание ГОСТов). Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, т.е. при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации. Документ должен излагаться ясным, понятным для адресата языком, должен быть составлен в документально-деловом стиле.

12. Реквизиты документов, их значение и правила оформления.

реквизит - обязательный элемент оформления официального документа

04 гос герб РФ 02 герб субъекта 03 эмблема орг 04 код орг 08 наименование орг 09 справочные данные орг(адрес,тел) 10 наименование вида док 11 дата док 12 регистрациооный № 14 место составления док 15. адресат 18 заголовок 20. текст документа 21. отметка о наличии приложения 22. подпись 27 отметка об исполнителе

13 .Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое;

20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: