Задачи и функции службы делопроизводства
Основные задачи, в системе документооборота
Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.
· Поддержка качественного накопления.
· Обеспечение эффективного управления.
· Прозрачность деятельности организации.
· Система контроля качества, по международным нормам.
· Контроль деятельности предприятия.
· Кадровая гибкость.
· Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
· Формализации деятельности работников.
· Управление и доступ к информации.
· Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
· Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.
· Оптимизация процессов.
· Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
· Автоматизация архивного дела.
Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства*.
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства*.
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.
Детальность делопроизводства на предприятии, за исключением строго регламентированных областей (бухгалтерский, кадровый, налоговый и т.п. виды учета), определяется самим предприятием.
Нужные предприятию формы "бумагооборота" (или его электронных аналогов) зависят от многих факторов - начиная с особеннностей отрасли и заканчивая склонностями первых лиц и сложившимися в компании традициями.
В любом случае, делопроизводство в компании должно давать руководству и сотрудникам ценную информацию, обеспечивать подготовку управленческих решений и их контролируемое исполнение.
Многие данные, необходимые для управления компанией, могут быть почерпнуты из применяемых на предприятии программных средств (или просто из размещенных на серверах файлов). Это данные и программ бухгалтерского учета, и торговых и кадровых систем, и специфических (порой - уникальных) средств автоматизации. Кому-то жизненно важно автоматизировать биллинг, кому-то - обеспечить попроектный учет и таск-трекинг, кому-то - наладить четкое внутреннее бюджетирование. Важно интегрировать значимые системы, исключить противоречие в данных, уметь в нужный момент оперативно извлекать требуемую информацию.
Именно в этом мы видим роль и возможности информационных технологий в обеспечении делопроизводства на предприятии. Автоматизируя наиболее значимые для предприятия функции делопроизводства, удается эффективно решить следующиеофисные задачи:
· Автоматизация сбора первичных данных, оформления типовых операций, подготовки управленческих форм отчетности.
· Системы таск-трекинга (отслеживания статуса задач), мониторинга загрузки ключевых ресурсов компании (такими могут быть и сотрудники, и подразделения, и склады, и производственные мощности - все зависит от типа деятельности компании).
· Специфические настройки и расчеты, учитывающие особенности бизнес-логики предприятия, обеспечивающие формирование удобных руководству и сотрудникам сводных форм или корпоративных справочных систем.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|