Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство в Италии

Забутной Даниил Пд-131фк

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………..3

Делопроизводство в древнем Риме……………………………………………………………3

Делопроизводство в Итальянских городах-государствах……………………………………4

Делопроизводство в Римской католической церкви………………………………………….4

Делопроизводство в современной Италии…………………………………………………….4

Регистрация документа…………………………………………………………………………5

Предметная классификация дел………………………………………………………………..5

Организация работы с вышедшими из активного пользования документами……………..6

Наблюдательные комиссии…………………………………………………………………….6

Органы архивного надзора……………………………………………………………………..6

При подготовке статьи использовались следующие материалы…………………………….7

ВВЕДЕНИЕ

В этом выпуске «Мира документооборота» мы обратимся к Южной Европе, а именно – к Италии, древней стране с богатой историей делопроизводства, историей, насчитывающей в буквальном смысле несколько тысячелетий. Мы рассмотрим природу и роль делопроизводства в древней и в современной Италии, но, прежде всего, немного расскажем о самой стране.

В Итальянской Республике (именно таково официальное название Италии) проживает около 58 млн. человек, что немногим меньше населения Великобритании. Италия делится на 20 областей и 94 провинции и представляет собой демократическое государство с парламентской формой правления. На муниципальном уровне выделяется около 8.000 административных округов, так называемых comuni - городов и деревень. Все вышеперечисленные административные единицы являются субъектами применения требований в части делопроизводства, установленными итальянскими законами.

Италия – относительно молодое государство (объединение произошло только в 1861 г.), однако история делопроизводства на этих землях началась не менее 2.000 лет назад, еще во времена Римской Республики и сменившей ее впоследствии Римской Империи. Эти два государства породили одну из величайших цивилизаций, когда-либо существовавших в мире, и внесли огромный исторический вклад в развитие делопроизводства. И хотя тема делопроизводства в Древнем Риме в нашем журнале уже рассматривалась, имеет смысл еще раз к ней обратиться, т.к. она является своеобразным предисловием к теме делопроизводства в современной Италии.

Делопроизводство в Древнем Риме

Уже высказывалось мнение, что «делопроизводство древнего мира достигло своего апогея в Риме времен Империи». Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в Египте, Греции и других римских колониях. Значение систем делопроизводства в общественной жизни Рима было настолько велико, что римские институты власти и системы управления строились именно на правовом фундаменте систем делопроизводства.

В качестве носителей информации римляне использовали дерево (прежде всего, в силу высокой стоимости папируса), а также керамические пластинки – «черепки». Документы на деревянных табличках, вышедшие из активного пользования, скреплялись вместе и образовывали так называемые кодексы, представлявшие собой подборки связанных документов – аналог современных папок. Все таблички в кодексе последовательно пронумеровывались и снабжались индексами для последующего поиска. Хранились таблички в так называемом таблинуме (tablinum, в буквальном переводе – «дом табличек»), являющегося прообразом современного архива.

В 79 году до н.э. в Риме был построен Табуляриум (Tabularium). Это сооружение примыкало к Форуму и являлось центральным хранилищем для документов со всей Республики. Как сообщается в письменных источниках, «каждый документ, созданный в Республике, передавался в Табуляриум». Тем не менее, в ведении правительства также находился Аэрариум (Aerarium) – отдельный архив под юрисдикцией государственного казначея для документов магистратов и других государственных чиновников. Табуляриумом управляло в общей сложности 14 квасесторов (quasestores) и в период Республики свободный доступ к архивам предоставлялся каждому гражданину Рима.

Как уже известно любому изучающему историю Древнего Мира, во времена Империи (с 27 года до н.э. по 476 год н.э.) на смену демократии Римской Республики пришел императорский диктат. В этот период Табуляриум утратил значение центрального правительственного хранилища – императоры хранили свои документы в депозитариях, называемых табуляриумы Цезаря(tabularium Caesaris). В это время во всех провинциях были созданы «децентрализованные» хранилища, куда помещались документы как центральной, так и местной власти, кроме того, существовали муниципальные центры документации.

Глубинный смысл вышеизложенного заключается в том, что именно в Риме времен Империи была сформирована первая в истории Западной цивилизации «общегосударственная» система делопроизводства. Совокупность центрального хранилища и рассредоточенных по всей Империи хранилищ различных уровней власти послужила прототипом для создания общегосударственной структуры делопроизводства, структуры, которая используется и по сей день.

Делопроизводство в итальянских городах-государствах

Средневековые итальянские города-государства внесли существенный вклад в развитие систем делопроизводства – пожалуй, больший, чем любая Европейская страна. Государственные архивы в этих государствах подразделялись на различные бюро, каждое из которых отвечало за хранение документов и дел местного правительства. Как правило, документы распределялись по делам по предмету, формату, или типу операций и располагались в хронологическом порядке. В качестве картотек в бюро использовались большие шкафы для одежды или посуды, на каждый из которых наклеивалась этикетка с описанием содержимого.

История происхождения современных «журналов регистрации» уходит в средние века, когда в итальянских городах-государствах стали вести отдельные регистры для входящих и исходящих документов. Архивное хранение – метод изъятия из обращения документов, утративших силу – также начали использовать в это время. В XIV веке создавались специальные комиссии для пересмотра документов и определения подлежащих уничтожению.

Делопроизводство в Римской католической церкви

Хотя архивы Ватикана и Римской Католической Церкви состоят из церковных документов, относящихся к независимому государству внутри Италии, значение папского престола в истории итальянского делопроизводства настолько велико, что не уделить здесь хотя бы немного внимания роли Церкви было бы неправильно. После падения Рима в V веке н.э., Церковь осталась практически единственным местом во всей Италии, а, следовательно, и во всей Европе, где сохранялось делопроизводство.

Формально, епархиальный архив был создан Ватиканом в 1565 году н.э. при Миланском Совете. Однако официальный статус канонического права нормы делопроизводства получили лишь в 1917 году. В Кодексе канонического права 1917 года указывалось на необходимость хранения епархиальных архивов, а также устанавливались требования к содержимому архивов, правила использования архивов и методы хранения.

Раздел 2 Канона 486 гласит, что «в каждой курии должен быть определено безопасное место под епархиальный архив, в коем акты и писания, относящиеся как к духовным, так и к мирским делам епархии, должны быть должным образом систематизированы и исправно храниться».

Позже в церковных правилах были прописаны требования к делопроизводству вплоть до уровня отдельного прихода. Учитывая, что в Италии многие документы относились одновременно и к Римской Католической Церкви и к правительству страны, нужно было определить, в чьем ведении находятся эти документы. Этот вопрос был решен в 1929 году по Конкордату (Concordat, соглашение), заключенному между Италией и Ватиканом.

Значение папского престола в мировой истории делопроизводства определяется тем, что церковное каноническое право регулирует, пожалуй, самую глобальную систему делопроизводства, равной которой в мире просто нет. Делопроизводство ведется в церковных организациях практически во всех странах мира.

Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (Archivio Centrale dello Stato, Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (Decreto del Presidente dello Republica, Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

Регистрация документа

В предыдущих статьях мы уже описывали основные принципы систем регистрации документов, повсеместно используемых в Европе. Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: