Классификация документов, обращающихся в организации

Все документы, обращающиеся в организации и учреждениях, классифицируются по следующим признакам:

- по видам деятельности (или назначению)научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, организационно-распорядительные, плановые, финансово-расчетные, по торговле, ценообразованию, по личному составу;

- по наименованиюсуществует множество разновидностей документов, например: научные отчеты, чертежи, схемы, распоряжения, планы, акты, уставы, служебные письма, телеграммы, доверенности;

- по способу фиксации информации:письменные, машинописные, типографские, графические, фото-фоно-кинодокументы;

- по месту составления: документы, используемые для решения внутренних и внешних вопросов. Внешняя документация делится на входящую и исходящую документацию;

- по степени сложности: на простые и сложные. Простые -это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

- по степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бываю разной степени секретности: совершенно секретные, секретные. ДСП, с грифом «конфиденциально»;

- по юридической силедокументы подразделяются на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;

- по срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Сочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами и другие документы с грифом «срочно»;

- по происхождению: служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях и личные;

- по срокам хранения: документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения подразделяются на документы со сроком хранения до 1 лет и свыше10 лет;

- по степени обязательностидокументы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

- по степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы

- по характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию , которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах).

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. 1.2. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемый с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Организация, ведение, совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях таможенного органа осуществляются отделом (отделением) документационного обеспечения (далее - ОДО) . Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенных органов возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения (а также таможенного поста, не имеющего ОДО) определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения . Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или структурных подразделений. При уходе должностного лица в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому должностному лицу. 1.5. Задачи, функции, права, обязанности, ответственность, порядок работы ОДО регламентируются должностными инструкциями (регламентами) ,оформленными в соответствии с Приказом ГТК России от 29.11.2002 N 1277. 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями. 2.2. При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - для оформления табличных материалов, 14, 16, Times DL размером N 12, 14 через 1 - 2 интервала. 2.3. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Приказ, распоряжение 3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью ОДО. 3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями ОДО и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые начальнику таможенного органа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. 3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий таможенного органа и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года;приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. 3.1.4. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений) направляют адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. 3.1.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы (приложения 1 и 2) шрифтом размером N 14. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а в проектах распоряжений - ОБЯЗЫВАЮ. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения) - (приложение 3). Подпись состоит из наименования должности и специального звания лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает начальник таможенного органа, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. В приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение) на первом его листе в верхнем правом углу указывается "Приложение...", наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер; например: Приложение 2 к Приказу Московского таможенного управления от 22.03.97 N 93 Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись: Приложение к Приказу Московского таможенного управления от 02.02.95 N 4 (Инструкция Минфина России от 22.12.94 N 305/27) Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения. 3.1.6. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа: наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа - ПРИКАЗ располагается центрированно; дата приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрированно; регистрационный номер приказа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров приказа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе; подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.3.2. Положение, правила, инструкция 3.2.1. Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного органа. В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые таможенным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. 3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 3.2.3. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 3.3. Протокол 3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; документы к обсуждению представляются структурными подразделениями таможенного органа, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор документов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. 3.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий Секретарь Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения). 3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 3.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. 3.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и имеют следующие реквизиты:наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами;вид заседания, совещания;место проведения заседания, совещания ;дата и номер протокола. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).3.4. Акт Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту; например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр - 3-й экземпляр - Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений". Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.3.5. Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Текст договора подразделяется на разделы, пункты и подпункты.3.6. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его должностных лиц). Официальные доверенности выдаются таможенным органом своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно- материальных ценностей или других действий от имени таможенного органа. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного лица) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, получение корреспонденции и др. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.3.7. Служебные письма 3.7.1. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма- запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление - обоснование, причины, цели письма; основное содержание - просьба, решение, напоминание; заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно- аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключениепредставляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. 3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства таможенного органа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. 3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение 4). 3.7.4. Датой письма является дата его подписания.3.7.5. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:1. Приложение: на 5 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте письма); 2. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами; например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. 3. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается; например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз. 4. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на ... л. 5. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Банка России от 08.07.2003 N 12-7/184 и приложение к нему, всего на 3 л. 6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 4 л. в 3 экз. только в первый адрес. 3.8. Записки (докладные, служебные, объяснительные) 3.8.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись (приложение 5). 3.8.2. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. 3.8.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.3.9. Подготовка и оформление совместных документов Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке.При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне, например: Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ "Ломоносовский таможенного управления фарфоровый завод" В.И. Вьюнов В.И. Петров 15.07.2004 16.07.2004 Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций- участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа. Регистрационный номер документа, составленного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Документы, изданные таможенным органом совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: