Унифицированные системы документации
Таможенное делопроизводство
В организациях и учреждениях постоянно создаются и функционирует большое количество документов. С их помощью осуществляется планирование и организационно-распорядительная деятельность аппарата управления, создается отчетность и т.д. Подтверждением важности организации делопроизводства в учреждениях является тот факт, что проведение ревизий направлено непосредственно на проверку документов, т.к. они являются свидетельством свершившихся фактов и событий.
Совершенствование управления различными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда также во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях делопроизводство.
Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством.
Документы являются руководящими актами для нижестоящих таможенных органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей.
В системе органов государственного управления ВЭД особая роль отводится таможенной службе как наиболее динамично развивающейся, своевременно и качественно обслуживающей участников ВЭД.
Успешное функционирование таможенной службы, как и любой системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителе или групп людей, возможно при наличии организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы, управляющего им.
Практика показывает, что управление без специальных управленческих знаний, среди которых знание правил работы с документами занимает не последнее место, иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов.
Документы и системы документации
Понятие документа и его функции
Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах, в ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях.
ФЗ от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» содержит ряд понятий в области создания документов.
Делопроизводство-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
Под информациейпонимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях в процессах независимо от формы их представления;
Документированная информация, документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа ( дата, подпись, печать и т.д);
Документирование-запись информации на различных носителях информации по установленным правилам;
Носитель документированной информации –материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой. Звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;
Средства документирования -орудия, используемые человеком для создания документов (пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны и т.д).
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают следующие способы документирования:
- Текстовое документирование
Текстовой документ- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование
является способом запечатления технической мысли. Технические документы- - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Фото-кино-видеодокументирование.
Фотодокумент- изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Они возникают в момент событий, поэтому имеют большую ценность и находят применение в различных областях деятельности человека.
Кинодокумент- изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Фонодокумент- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование.
С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек смог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.
Свойства документа
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:
юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа-это свойство может быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе , это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией, издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Оригинальность документа - Слово «оригинал» означает- первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ, документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Копийность документа. Копия документа -это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющих юридической силы. Повторное точное воспроизведение подлинников является копией.
Функции документов
Для понимания эволюции документа важно изучить вопрос о его функциях. Функция документа- есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.
Выделяют функции общие и специальные.
Общие –это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;
Специальные- управленческая, правовая,, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция -определяет потребность в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа -необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Каждый документ имеет информационную емкость, т.е количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: как полнота, объективность. Достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция. Тоже присуща многим документам, т.к создаются они для удовлетворения различных потребностей, как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки)
2. документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д)
Культурная функция.Это способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функцияприсуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правоотношений.
Функция учетадает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный.
Унифицированные системы документации
Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется - системой документации.
Выделяют функциональные системы документации: организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, присущие всем органам управления.
Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления, принято считать отраслевыми.
В связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав, унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации- (УСД) -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
- организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание ит.д);
- распорядительная документация ( приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация (письма, акты, протоколы, справки);
- плановая документация;
- отчетно-статистическая документация;
- кадровая документация;
- бухгалтерская документация.
Организация и управление на предприятиях и в учреждениях характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и принимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация документов- установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Стандартизация документов–это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Применение стандартов повышает качество документов.
Унификация и стандартизация тесно связаны. Объектами унификации являются:
- форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;
- система документации;
- тексты документов;
- виды и разновидности документов.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, эффективного использования оргтехники.
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|