Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:

· средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага);

· средства составления и изготовления текстовых документов (ПЭВМ, принтер, сканер);

· средства обработки бумажных документов;

· средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

· средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети);

· офисная мебель и оборудование.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров. Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

Главные правила работы:

· постепенное вхождение в работу;

· ритмичность труда;

· обязательное чередование труда и отдыха;

· планирование работы.

Планированиеможет быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Но даже при наличии Lotus Organizer для дуб­лирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередно­го решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограм­мы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей инфор­мационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых
мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках
исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с ука­занием руководителя.

Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению опреде­ленных мероприятий.

21. Если руководитель остается работать после окончания рабо­чего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: