Офис в системе управления.

Здание является базовым элементом офиса. От организации рабочего места и благоприятных условий труда зависят работоспособность персонала, производительность и качество труда, состояние его здоровья. Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению его средствами и предметами труда и функциональному их размещению. Под условиями труда в офисе понимается совокупность элементов производственной сферы (климатических, физических, биологических) и трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом, процесс воспроизводства рабочей силы и эффективность труда.Секретарь должен сидеть лицом к входной двери. Такая планировка подразумевает разделение кабинета секретаря на три зоны: рабочую зону (стол со средствами и орудиями труда); зону приема посетителей и зону отдыха. При небольших размерах служебного помещения вторая и третья зоны совмещаются.Рабочая мебель должна обладать следующими характеристиками: высота сиденья стула над уровнем пола – 43 см.;высота крышки стола над уровнем пола – 71 см.;расстояние от нижней поверхности крышки стола до сидения стула – около 23 см.

Средства организационной техники в офисе.

Организационная техника – это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды: электронные (персональный компьютер);коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);печатающие (печатная машинка, принтер);множительные (копировальный аппарат, сканер);презентационные (multi-media проектор);многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке). Основными группами средств оргтехники являются:1. Копирование и оперативное размножение документов:ксерография; термография; светокопирование; цифровое копирование и др.; средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать.) 2. Составление и изготовление текстовых документов ПК;Диктофонная техника.3.Обработка документов: адресовальные машины;маркированные машины; ламинаторы; брошюровальные; степлеры; переплетное оборудование; машины для уничтожения документов. 4.Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др. 5.Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная.

Специализированное оборудование и мебель для офиса.

Основными канцелярскими товарами и расходными материалами для оргтехники являются: ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки,кнопки, лотки для сортировки бумаг (из 4 – 6 секций), визитница, алфавитная книжка, дискеты, диски, нумераторы ид.р.Бумага как один из видов канцелярских товаров, должна обладать следующими основными свойствами: функциональность; надежность; эргономичность; эстетичность.Функциональные свойства обусловливают соответствие бумаги ее целевому назначению как предмета потребления. К ним относятся: композиция, масса бумаги площадью 1 кв.м.; толщина; водо-, влаго-, воздухо-, жиропроницаемость, плотность (определяется весом одного квадратного метра, чаще всего это 80 90 г/кв.м).Надежность – это комплекс потребительских свойств, обусловливающих сохранение основных параметров бумаги в процессе ее использования. К ним относят такие свойства как сопротивление разрыву, сопротивление излому, продавливанию и деформации.Эргономические свойства бумаги определяют удобство пользования ею. Наиболее важные из них степень проклейки и гладкость Бумага классифицируется на газетную, типографскую, писчую, тетрадную, нотную чертежную, машинописную, копировальную, глянцевую бумагу, бумажную кальку и др.К основной используемой в офисе организационной технике относятся персональные компьютеры, принтеры (печатающие устройства, предназначенные для создания твердой копии информации, хранящейся в компьютере), сканеры (устройства для ввода изображения в компьютер), ксероксы, стримеры (аналоги магнитофона, которые записывают и считывают данные на кассету с магнитной ленты и наоборот).

Способы автоматизации делопроизводства.

Способами автоматизации делопроизводства являются: разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства; инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства; настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства.К инструментальным средствам автоматизации делопроизводства относятся:- средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование), электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы);- системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними);- система обеспечения групповой работы - Internet Explorer (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете), технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно);- системы управления документами - персональный архив Euphrates 96;- системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий), Outlook Express (отправка и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей);- системы управления деловыми процессами.

Анализ рынка АСДОУ.

АСДОУ(автоматизированная система документационного обеспечения управления)

Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

- АС ДОУ позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства. Она позволяет реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. - Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.- Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная АС ДОУ должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.- Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).- АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (так называемые ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.- АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.

39. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов.Создавать шаблоны рационально в такой последовательности - сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий бланк, бланк для письма, бланк для отдельных видов документов), а на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.Использование шаблонов позволяет экономить время при подготовке документов. По умолчанию новый документ или шаблон создается на основе шаблона Обычный (Normal.dot), который доступен из любого документа.Существует два основных видов шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов (письма и факсы, записки отчеты, публикации, Web-страницы). Выбрать необходимый шаблон можно: Файл – Создать – окно Создание документов – Создание с помощью шаблона - Выбрать необходимую вкладку.

40. Использование мастеров для оформления документов.

Мастер представляет собой последовательность диалоговых окон, которая обеспечивает пошаговый ввод команд, необходимых для получения нужного документа. В процессе создания документа необходимо ответить на вопросы мастера. Полученные ответы автоматически вставляются в документ в нужном формате. Некоторые мастера упрощают подготовку простых документов типа деловых писем, служебных записок; а другие мастера гораздо сложнее и позволяют создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы со сложным форматированием.Создание бланков писем при помощи мастера писем производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны - Вкладка Письма и факсы – значок Мастер писем – ОК - окно Мастер писем – параметр Создать одно письмо – ОК – окно Мастер писем с раскрытой вкладкой Формат письма – вкладка Получатель – Далее – вкладка Другое – определить дополнительные элементы письма – вкладка Отправитель – Готово. Мастер писем позволяет создать красиво оформленное письмо со всеми необходимыми атрибутами быстро и легко.Создание конвертов и наклеек при помощи мастера конвертов и наклеек производится в следующей последовательности: Сервис – Письма и рассылки - Конверты и наклейки – Адрес получателя – Обратный адрес – кнопка Параметры – вставить бланк конверта в принтер и щелкнуть по кнопке Печать. Мастер конвертов и наклеек позволяет распечатывать адреса на конвертах, использовать функцию слияния сообщений для печати серии конвертов для различных получателей, создавать одну или несколько наклеек, указывая адреса получателей из различных источников.Создание бланков служебных документов при помощи мастера записок производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны - вкладка Записки - дважды значок Мастер записок – далее следовать указаниям мастера. Мастер записок помогает создавать служебные записки на основе шаблонов, а также помогает отправлять записку по электронной почте или факсу, для чего соответствующие службы должны поддерживаться компьютером.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: