Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих КТ(комм. тайна), предусматривает выполнение ряда рекомендаций:-Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.- Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учёту и специальному обозначению. в правом верхнем углу первого листа документа проставляют гриф конфиденциальности с указанием номера экземпляра. На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них. На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Ставит доту и подпись.Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведённом помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.Черновики и варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновики и варианты уничтожены. Подпись. Дата».Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное лицо или секретарь, если ему предоставлено такое право. Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом КТ».Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности.Документы с грифом «КТ» должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. По окончании календарного года специально созданная комиссия организации проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения; отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым контрактом не установлен иной срок.При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

31. Организация делопроизводства с обращениями граждан.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу с обращениями граждан, являются:Закон Республики Беларусь «Об обращениях граждан» от 06.06.1996г. № 407-ХШ (ред. от 01.11.2004г. № 340-3); Декрет Президента Республики Беларусь «О совершенствовании работы с населением» от 14.01.2005г. № 2; Постановление Совета Министров Республики Беларусь «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» от 26.05.2005г. № 544.Виды обращений граждан: предложение, заявление, жалоба; индивидуальное или коллективное обращение; письменное обращение, устное обращение, повторное обращение, анонимное обращение. Организация работы с обращениями граждан включает в себя следующие обязательные элементы:прием и первичная обработка письменных обращений; регистрация – производится отдельно от другой документации в журнале или на карточках; контроль за сроками исполнения и выполнением принятых по ним решениям.Максимальный срок рассмотрения обращений граждан – один месяц. Обращения, которые не требуют дополнительного изучения и проверки, разрешаются в срок не позднее 15 дней со дня поступления;оформление ответа;выдача справок по обращениям.

???32. Особенности делопроизводства в различных сферах.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих КТ, предусматривает выполнение ряда рекомендаций: Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них. На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Ставит доту и подпись.

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно Черновики и варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновики и варианты уничтожены. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ» Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное лицо или секретарь Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в

тот же день. Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Документы с грифом «КТ» должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения.

Как правило, на не слишком крупных предприятиях или в подразделениях крупных предприятий вся тяжесть делопроизводственной работы ложится на секретаря руководителя или секретаря руководителя подразделения. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ (обязанностей), как:Работа с документами.Работа со средствами связи Работа с посетителями. Требования, предъявляемые к секретарю. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний (административное, трудовое и хозяйственное право; основы этики и эстетики; общей социальной психологии; вычислительную и организационную технику, основы управления) и навыков (методы создания и оформления документов, организацию работы с ними, архивное дело, а также бездокументное обслуживание).Обязанностей которые выполняет секретарь:прием посетителей, Ведение деловой беседы, Ведение телефонных переговоров, Совещание и заседание, Подготовка командировок руководителя

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: