Составление номенклатуры дел

Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело – это совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности учреждения и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф, составленную по унифицированной форме. Номенклатура размещается на внешней стороне шкафа, в котором хранятся дела. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. Заголовки должны быть краткими. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел и их уничтожении, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию. Различают три вида номенклатур: типовая; примерная; и конкретная (сводная). Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений каждой организацией самостоятельно,

27. Формирование и оформление дел

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах «В дело №…» в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела, Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты документов, размноженные копии. В деле формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться. Дело с документами не должно превышать 250 листов. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.Полному оформлению подлежат дела постоянного, длительного хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.Обложки дел постоянного и временного хранения должны иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, организации структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

Обеспечение сохранности документов архива.

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведённых для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу. в целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение в архиве и установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Архив лучше всего расположить в специально выделенном помещении. Обеспечение сохранности документов архива обеспечивается противопожарным оборудованием, температурно-влажностным, световым, санитарно-гигиеническим режимом в архиве. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения в архиве: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50 и 75 лет. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:дела по личному составу организации;. дела по основной (производственной) деятельности

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Понятие служебной и коммерческой тайны.

Коммерческая тайна (КТ) – это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель считает конфиденциальной. Сведения, содержащие КТ организации, можно разделить на 2 группы: научно-техническая информация(-сведения о конструкциях машин и оборудования;чертежи;-схемы;-используемые материалы;-рецептуры и тд;) ; деловая информация. (-сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (состояние расчётов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.), финансовые отчёты;- сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;-планы развития организации (тактические и стратегические);-планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, данные об уровнях цен, наличии товарови тд);) Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны организации, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Основная цель защиты информации состоит в том, чтобы предотвратить её утечку.

Обеспечение защиты КТ включает:-установление правил отнесения информации к КТ;- разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;-ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;-ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих КТ;использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;-осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издаёт приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ организации» и установлению круга лиц, имеющих доступ к данной информации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: