Организация труда работников администрации

Организация управленческого труда муниципальных служащих - один из важнейших факторов эффективной работы местной администрации. Его значение зачастую недооценивается руководителями и специалистами администраций. Однако именно рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата, методы и сроки внедрения различных технических и организационных нововведений, технологию выполнения управленческих работ, обеспечивая устойчивое положение муниципальных образований.

Одним из направлений научной организации труда муниципальных служащих является создание рациональной системы разделения труда и кооперации.

Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности, а кооперация - совместное участие работников в одном или нескольких взаимосвязанных процессах. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций.

Разделение и кооперация труда взаимосвязаны и взаимообусловлены. Это выражается в том, что расчленение процесса труда на отдельные составляющие с закреплением их за определенными работниками или группами работников в значительной степени предопределяет и форму взаимодействия.

Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации представлены на рис. 8.2.2. Это позволяет обеспечивать стабильность системы муниципального управления.

Основные признаки, по которым осуществляется разделение труда:

состав и содержание функций управления;

технологическая однородность работ;

сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики исполнителей.

В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологическое и квалификационное разделение труда.

Функциональное разделение труда - это разграничение и обособление деятельности групп работников по функциям управления и относительно самостоятельным сферам деятельности.

┌───────────────────────────────────────┐

│ Разделение и кооперация труда │

│ в местной администрации обеспечивают │

└──────────────────┬────────────────────┘

┌────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

│Полное использование рабочего│ │ │Предотвращение дублирования и│

│времени ├─┼─┤параллелизма в работе различных│

└────────────────────────────────┘ │ │служб и исполнителей │

┌────────────────────────────────┐ │ └──────────────────────────────────┘

│Использование работника в│ │ ┌──────────────────────────────────┐

│соответствии с его│ │ │Исключение "обезлички" за счет│

│квалификацией, рациональное├─┼─┤делегирования ответственности│

│использование кадрового│ │ │каждому работнику │

│потенциала │ │ └──────────────────────────────────┘

└────────────────────────────────┘ │ ┌──────────────────────────────────┐

┌────────────────────────────────┐ │ │Освобождение работника от│

│Увязка по времени выполнения├─┼─┤выполнения работ, не связанных с│

│различных видов работ │ │ │его должностью │

└────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌─────────────┴───────────────┐

│ Рост квалификации работника │

└─────────────────────────────┘

Рис. 8.2.2. Цели рационального разделения и кооперации труда

в местной администрации

Технологическое разделение труда - это разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориентацию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций. В общем виде технологическое разделение труда воплощается в разделении управленческого персонала на руководителей, специалистов и технических исполнителей, однако степень дифференциации зависит от многообразия закрепленных за работником технологически разнородных работ и решаемых задач. Можно выделить три формы технологического разделения труда, причем каждой категории управленческого персонала соответствует одна из них.

Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга задач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Она характерна для руководителей.

Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или нескольких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее характерна для специалистов, но может использоваться и для технических исполнителей (например, специалист по социальной защите, специалист по работе с населением, специалист по охране прав детей и т.п.).

Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации труда, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учетные операции, переработка информации с помощью ЭВМ и т.п.). Она используется в основном для технических исполнителей (например, для машинистки).

Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выделить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры выполнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут выполняться с помощью технических средств.

Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей между работниками различных квалификаций с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подразделений администрации. Квалификационное разделение труда обусловливает необходимость кооперации труда между отдельными муниципальными служащими внутри структурного подразделения, занимающими различные должности и имеющими различную квалификацию.

Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служащего является важным элементом организации труда в местной администрации. Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

анализ личного бюджета времени;

оценку планируемого объема работ (деятельности);

сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

формирование личного перспективного плана;

разработку проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т.п. Классификация затрат и рабочего времени управленческого персонала местной администрации представлена на рис. 8.2.3.

"Рис. 8.2.3. Классификация затрат и рабочего времени управленческого персонала местной администрации"

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего целесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего времени, согласно рекомендациям специалистов - примерно на 60%. Из оставшихся 40% около 20% времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20% остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как оно используется. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накапливать опыт определения затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;

план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана;

необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении контрольного срока не утратили своего значения, следует переносить на следующий период;

в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение;

важно ставить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

надо не планировать "спешных" дел, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, однако именно "спешные" дела занимают большую часть времени;

следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания;

в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации;

при планировании в некоторых случаях необходимо рассматривать альтернативные варианты;

в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.

Большую помощь при планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и организация автоматизированных рабочих мест.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: