Сделай Сам Свою Работу на 5

Тема 4.1 Организация работы с документами





Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации: приём входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учёт количества документов.

Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения.

Систематизация документов и их хранение. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

Документация по архивному хранению документов.

Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.

Методические рекомендации

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.



Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).



Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока структурные подразделения.



Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (рис. 2).

       
 
Контроль исполнения строится на базе регистрационных
 
   

 


Ведение специальных контрольных карточек не рекомендуется

Рис. 2. Организация контроля исполнения

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена:

- для группировки исполненных документов в дела;

- учета и обеспечения сохранности дел;

- оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры делподразделяются на:

- типовые;

- примерные;

- конкретного предприятия.

Типоваяноменклатура дел составляется для однородных по ха­рактеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примернаяноменклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру орга­низаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите основные функции отдела ДОУ.

2. Какие категории включает должностной состав ДОУ?

3. На основании чего устанавливается нормирование труда, численность сотрудников, оценка напряженности труда по отдельным видам работ?

4. Что определяет норматив численности?

5. Что понимается под документооборотом?

6. Перечислите основные принципы документооборота.

7. Назовите основную задачу организации документооборота.

8. Какие различают номенклатуры дел?

Литература:

Басаков,, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления: Учебник /М.И.Басаков,, О.И. Замыцкова. – Ростов-н/Д: Изд-во «Феникс», 2006. – 352 с.

Практическое занятие № 7«Оформление номенклатуры дел с использованием информационных технологий».

Практическое занятие № 8 «Регистрация документов»

Раздел5 Оформление претензионно-исковой документации

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.