Работа 7. Создание и редактирование отчетов

Задание 1. Создание отчета Сотрудники Отделы

Отчет — это средство для отображения данных при выводе на печать. Отчет формируется на основе созданных в базе данных таблиц и запросов. Создайте отчет СотрудникиОтделы, в котором формируется список сотрудников по отделам.

Среда баз данных предоставляет возможность создать отчет при помощи конструктора или мастера. Наиболее удобно оформлять отчет, используя мастер.

Технология работы

1. В главном меню базы данных выделите объект Отчеты и запустите Мастер создания отчетов.

2. На первом шаге выберите из таблицы Структура фирмы поле Название отдела, из запроса СотрудникиЗапрос — поле ФИО, из таблицы Сотрудники — поле Должность.

3. На втором шаге выберите группировку данных по названиям отделов. Группировка позволяет вывести названия отделов в виде оформленных подзаголовков.

4. На третьем шаге задайте сортировку по полю ФИО для того, чтобы фамилии в отчете были расположены в алфавитном порядке.

5. На четвертом шаге выберите вид макета для отчета, например, ступенчатый.

6. На пятом шаге выберите стиль оформления.

7. На шестом шаге введите заголовок отчета: Список сотрудников, и завершите работу мастера, щелкнув на кнопке Готово.

8. После завершения работы мастера включается режим предварительного просмотра отчета.

9. При просмотре можно заметить некоторые недочеты, которые требуют исправления (табл. 7).

Таблица7. Недочеты в работе мастера отчетов

Для исправления отчета перейдите в режим Конструктора. Отчет имеет несколько областей, в которых расположены объекты отчета: надписи, поля и другие элементы (табл. 8).

Таблица 8. Характеристика областей отчета

Так же, как и в форме, исправлять можно только надписи. Поля базы данных исправлять нельзя, так как это может привести к ошибке.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы узнать с каким объектом вы работаете, наведите курсор на объект и щелкните правой кнопкой. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства. В титульной строке окна свойств будет написано название объекта.

10. Щелкните на надписи НазваниеОтдела в верхнем колонтитуле: она выделится маркерами.

11. Щелкните внутри надписи: появится текстовый курсор. Исправьте заголовок графы (Название отдела).

12. Аналогично исправьте заголовок графы ФИО.

13. В меню Вид выберите Панель элементов.

14. На панели элементов выделите кнопку Надпись и нарисуйте небольшую рамку для надписи в области заголовка.

15. В рамке напишите «по состоянию на».

16. Перенесите из области нижнего колонтитула в область заголовка объект с функцией Now(), который выводит в отчет текущую дату.

17. Щелкните на поле заголовка группы НадписьОтдела. Щелкните на кнопке инструмента настройки границ объекта на панели форматирования и измените цвет границ на прозрачный.

18. Установите начертание поля группы: полужирный, курсив.

Задание 2. Отчет Дни Рождения

Создайте отчет ДниРождения, в котором формируется список сотрудников и их дни рождения, расположенные в порядке следования в календарном году (рис.17).

Технология работы

1. Запустите Мастер отчетов.

2. Включите в отчет поля из запроса СотрудникиЗапрос: ФИО, Возраст, Дата рождения, Месяц,День.

3. Задайте сортировку по полю Месяц, затем по полю День.

4. Удалите из макета отчета надписи и поля Месяц и День.

5. Исправьте надписи в верхнем колонтитуле:

• «ФИО» на «Фамилия, имя, отчество»

• «ДатаРождения» на «Дата рождения»

Рис. 17. Макет отчета ДниРождения

6. Увеличьте размер рамки, отведенной под надпись Дата рождения. Уменьшите, если необходимо, размер рамок, отведенных под надпись и поле ФИО.

7. Расположите надписи и поля равномерно в пределах строки.

Задание 3. Отчет Представительский

Создайте отчет Представительский, в котором создается единая форма нагрудной представительской карточки для сотрудников фирмы. Такая карточка называется «бэйдж» от английского слова «badge» (значок). Отчет содержит эмблему предприятия, фамилию, имя, отчество сотрудника, название отдела и должность. Размер представительской нагрудной карточки 9 х 5,5 см.

Технология работы

1. Запустите Мастер отчетов.

2. Включите в отчет поля Имя, Отчество, Фамилия, Должность из таблицы Сотрудники, поле НазваниеОтдела из таблицы Структура фирмы.

3. Выберите вид макета — «в столбец», стиль оформления — Обычный.

4. После создания отчета перейдите в режим конструктора для редактирования макета отчета.

5. Удалите объекты из области заголовка отчета и нижнего колотитула. Для этого щелчком выделите объект и нажмите на клавишу Delete.

6. Удалите надписи полей из области данных.

7. Уменьшите до нуля высоту всех областей отчета, кроме области данных.

8. Измените размеры области данных до размеров нагрудной карточки 9*5,5 см. Для этого наведите курсор на правую (или нижнюю) границу области до появления двусторонней стрелки, захватите и переместите границу.

9. Измените формат содержимого полей, выбрав стиль на свое усмотрение.

10. Добавьте логотип или фотографию. Для добавления логотипа его следует скопировать в буфер обмена, а затем в режиме конструктора вставить из буфера обмена в область данных. Для добавления фотографии следует изменить состав источника данных, добавив дополнительное поле Фотография. В конструкторе вызовите окно свойств отчета и в строке Источник данных, нажав на построитель выражений, добавьте в сформированный ранее запрос - источник поле Фотография.

11. Выровняйте объекты по сетке. Для этого:

· Удерживая клавишу Shift, щелкните на объектах для их одновременного выделения;

· В меню Формат выберите пункт Выровнять.

12. Обведите все объекты рамкой, выбрав инструмент Прямоугольник на панели элементов.

13. Измените формат рамки: вид и толщину границы, цвет границы и внутреннего заполнения. Если рамка непрозрачная, поместите ее на задний план (меню Формат).

14. Не забывайте просматривать результаты работы (режим Предварительный просмотр).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: