Создание структуры таблиц

В СУБД MS Access отношение БД называют таблицей, кортежи отношения – записями, атрибуты – полями.

Для создания структуры таблицы в окне База данных необходимо выбрать пункт Таблица и нажать кнопку Создать. В результате откроется диалоговое окно Создание таблицы, в котором следует выбрать режим Новая таблица. Создание структуры таблицы необходимо производить в режиме конструктора таблиц.

В результате выполнения указанных действий Access выводит на экран окно пустой таблицы в режиме конструктора (рис. 2).

Рис. 2. Новая таблица в режиме конструктора

После того как окно таблицы откроется, активизируется панель инструментов Конструктор таблицы. При определении полей таблицы для каждого поля необходимо ввести имя, тип данных и краткое описание.

Обязательными свойствами каждого поля являются имя, тип и размер. Имя поля задается в столбце Поле по тем же правилам, что имена других объектов. Во втором в столбце Тип данных открывается список возможных типов данных. Требуемое значение типа данных можно либо выбрать из списка, либо ввести непосредственно с клавиатуры, не прибегая к помощи списка. Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле – текст, числа, даты и т.д. Важно правильно определить тип поля до того, как начнется ввод данных, в противном случае при изменении типа данные могут быть искажены или утеряны. Ниже приведены типы данных, используемых в СУБД MS Access:

- текстовый (до 255 символов);

- числовой с разной степенью точности;

- дата / время;

- примечания (MEMO) - до 64000 символов;

- счетчик (для служебных полей, типа КодТовара и т.п.);

- денежный;

- логический (да / нет);

- гиперссылка

- OLE (для хранения данных, сформированных другими прикладными программами - рисунков, схем, звукозаписей, форматированных текстов и т.п.).

Для текстовых и числовых полей пользователь может задать необходимый размерполя, при этом следует учитывать специфику хранимых в конкретном поле данных.

Для каждого поля можно задать дополнительные свойства –способ отображения (формат), подпись, используемая в запросах, формах и отчетах, значение поля по умолчанию, правила контроля для ввода данных. Определение этих свойств в ряде случаев позволяет ускорить разработку прикладной программы, описать часть ограничений целостности БД, которые будут проверяться автоматически. Для типов данных текстовый и мемо может быть задан пользовательский формат ввода значений данных, описание которого приведено в разделе справочной системы Access Форматирование текста.

Описание форматов для различных типов данных представлено в таблице 1.

Описание форматов данных

Таблица 1

Для логического типа данных используется следующий набор форматов: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.

Число десятичных знаков – для числового и денежного типов данных задает число знаков, выводимых после запятой. По умолчании устанавливается значение Авто, при котором для форматов денежный, фиксированный, с разделителем разрядов и процентный выводятся два десятичных знака после запятой. Для формата стандартный, число выводимых знаков определяется текущей точностью числовых значений. Можно задать фиксированное число десятичных знаков от 0 до 15.

Маска ввода – для текстового, числового, денежного типов данных, а так же для типов Дата/Время задается маска ввода, которую пользователь увидит при вводе данных в это поле (например, разделители (_._.___) для поля типа Дата ).

Для обеспечения уникальности записей в каждой таблице необходимо наличие первичного ключа – ключевого поля таблицы. Общепринятые правила при определении первичного ключа:

· в качестве ключа чаще всего выбирают числовой или символьный код, который используется только для внутренних целей БД и не доступен для изменения пользователем;

· тип ключевого поля – «счетчик» или «числовой».

При необходимости первичный ключ в таблице может состоять из нескольких полей – составной первичный ключ.

Для определения первичного ключа необходимо убедиться, что курсор установлен в поле, которое будет определено как ключ (или выделить несколько полей для составного ключа), затем в меню Правка выбрать команду Ключевое поле либо нажать кнопку на панели инструментов, в результате должен появиться значок ключа слева от имени поля.

Связи между таблицами

Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД. После определения нескольких таблиц необходимо определить как данные таблицы связаны между собой, для обеспечения полноценной работы с БД – эти связи Access будет использовать в запросах, формах и отчетах.

Для определения связей в БД необходимо в меню Сервис выбрать пункт Схема данных, либо нажать кнопку на панели управления В результате откроется диалоговое окно Схема данных, а затем – диалоговое окно Добавление таблицы, в котором следует выбрать соединяемые таблицы.

При установлении связи необходимо помнить, что для второй (подчиненной) таблицы должен быть определен внешний ключ – поле, предназначенное для связи с главной таблицей тип данных и размер которого совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Например, для сопоставления сведений о товарах и оплате за проданный товар следует определить связь по полю «Код_товара» в двух таблицах: «Список товаров» (Код_товара, Наименование, Единица измерения) и «Оплата» (Код_товара, Дата_продажи, Сумма). В первой таблице общее поле является первичным ключом, а во второй – внешним ключом.

Для установления непосредственной связи между двумя выбранными таблицами следует перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую. В результате откроется диалоговое окно Связи (рис. 3)

Рис. 3. Окно изменения связей между таблицами

В этом окне следует выбрать опцию Обеспечение целостности данных, после чего выбрать пункты Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, тем самым, обеспечив требование целостности по ссылкам. Для сохранения связи нажмите кнопку Создать, в результате чего в окне Схема данных будет отображена связь между выбранными таблицами (рис. 4.).

Рис. 4. Определение связей между таблицами

В СУБД MS Access допускаются следующие типы связей:

«один-ко-многим»является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. Например, между таблицами «Список Товаров» и «Оплата» существует отношение «один-ко-многим»: товар одного наименования может продаваться различным покупателям, но каждая оплата была произведена за определенный товар.

"многие-ко-многим"реализуется только с помощью третьей таблицы, ключ которой состоит из ключевых полей тех таблиц, которые необходимо связать. Например, между таблицами «Сотрудники» и «Должности» имеется отношение «многие-ко-многим», поскольку один сотрудник может занимать несколько должностей и на одну должность может занимать несколько сотрудников, такая связь может быть реализована с помощью дополнительной таблицы «Занимаемые должности».

«один-к-одному».В этом случае каждая запись в одной таблице может быть связана только с одной записью в другой таблице и наоборот. Этот тип связи используют редко, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Например, такую связь используют для разделения очень больших по структуре таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты и т.п.

Следует помнить, что нельзя изменить тип данных для поля, которое связывает таблицу с другой таблицей. Предварительно нужно удалить установленную связь.

После создания схемы базы данных необходимо заполнить созданные таблицы, для чего выберите нужную таблицу и нажмите кнопку Открыть в окне Базы данных.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: