Лабораторная работа № 7 ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

Ввод данных в списках

Списки – набор, содержащий связанные данные, например, набор адресов и телефонов клиентов.

Список может быть использован как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, столбцы являются полями, а ячейки - отдельными элементами данных, например:

где:

№ п/п, ФИО, Адрес, Телефон - поля;

1. Иванов В.И. Москва, ул. Мира, 20-56 123-23-56 - запись.

Разберем на примере решения задачи «Кадровый состав фирмы» применение списка и команд работы со списком.

На каждом предприятии ведется учет кадрового состава организации, форма которого может иметь вид:

Задание №1. Ввод и редактирование данных списка

При вводе данных в список применяется автоматический ввод:

Ввод списка перечисления

Создание списка перечисления автозаполнением (см. лабораторную работу №2, стр.15).

Ввод повторяющихся данных

В нашей таблице повторяющиеся данные введены в столбце D (Высш., Ср. тех., Высш., Ср. тех. и т.д.)

Для ввода данных:

Ü Курсор установите на ячейку D4 и введите: Высш.

Ü Курсор установите на ячейку D5 и введите: Ср. тех.

Ü Курсор установите на ячейку D6.

Ü Нажмите правую кнопку мыши и выберите «Выбрать из списка».

Ввод с проверкой вводимых данных

В нашей таблице в столбце Eстаж работы не более 40 лет и не менее 18 лет.

Для контроля вводимых данных установите проверку :

Ü «Данные» → «Проверка» → панель «Параметры».

Форма – это окно диалога, предназначенное для управления списком, где можно добавлять, редактировать, удалять записи, а также осуществлять поиск в списке.

Для вызова формы выполните:

Ü «Данные» → «Форма».

Сортировка данных

Задание №2. Сортировка списка

Удобством представления данных в списках является то, что записи можно реорганизовать и отсортировать в алфавитном или числовом порядке.

Для сортировки данных необходимо выполнить следующие шаги:

1 шаг Выделить таблицу списка.

2 шаг «Данные» → «Сортировка» или нажать пиктограмму сортировки на панели инструментов.

3 шаг Установить параметры сортировки:

· в поле «Сортировать по» - имя поля, по которому будет отсортирован список по возрастанию или убыванию;

· в поле «Затем по» - имя поля, по которому нужно отсортировать записи, содержащие одинаковые значения в поле, указанном в «Сортировать по»;

· в поле «В последнюю очередь» - имя поля, по которому нужно отсортировать записи, содержащие одинаковые значения в поле, указанном в «Затем по»;

Фильтрация данных

Задание №3. Отбор данных с помощью Автофильтра

Работа со списками характеризуется сложностью поиска и выделения из них нужной информации. Сортировка оказывает некоторую помощь, но пользователь все равно работает со всем списком. После сортировки программа Excel позволяет оставлять на экране нужные для работы в данный момент записи, эта процедура называется фильтрованием данных. Существует две возможности фильтрации: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Применение Автофильтра

С помощью автофильтрации осуществляется сложный многоуровневый поиск и отбор записей по критериям.

Для вызова фильтрации данных с помощью Автофильтра необходимо выполнить следующие шаги:

1 шаг Выделить заголовок списка.

2 шаг «Данные» → «Фильтр» → «Автофильтр».

Заголовок электронной таблицы должен принять вид:

 

 

3 шаг Установить параметры фильтрации:

· Выбрать столбец, по которому следует фильтровать данные, → нажать стрелку .

· Установить, как фильтровать, если выбрать:

¨ «Значение» - данные фильтруются по выбранному значению;

¨ «Первые 10» - данные фильтруются по выбранному количеству записей;

¨ «Условие» - данные фильтруются по условиям, удовлетворяющим установленным критериям отбора.

Результатом фильтрации является вывод записей, которые удовлетворяют условиям отбора.

Цвет стрелки раскрывающего списка изменится на голубой, что является индикацией, которая указывает, по какому полю было произведено фильтрование.

Цвет номеров отфильтрованных записей будет изменен на голубой.

В строке состояния рабочей книги будет указано количество записей, удовлетворяющих условиям отбора.

 

ê Выведите записи кадрового состава «Инженеры, получающие больше 3500»:

Ü Выделите заголовки столбцов списка.

Ü «Данные» → «Фильтр» → «Автофильтр».

Ü Выберите столбец «Должность» и нажмите стрелку . раскрывающего списка → выберите «Инженеры».

На экране отобразятся только те записи, которые удовлетворяют установленному критерию:

 

 

Ü Выберите столбец «Оклад» и нажмите стрелку раскрывающегося списка → выберите «Условие».

 

 

После выполненного задания таблица должна принять вид:

 

 

ê Снимите фильтрацию

Ü «Данные» → «Фильтр» → «Автофильтр».

 

O Отобразите записи кадрового состава: сотрудники, имеющие высшее образование и стаж работы более 25 лет.

 

O Отобразите записи кадрового состава: сотрудники, пришедшие не позднее 1995 г и стаж работы не менее 25 лет.

 

 

Предыдущая12345678910Следующая

---

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:

©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.