Бланк конкретного вида документа

Используется для подготовки приказов, распоряжений, служебных и докладных записок, актов, справок и др.

Основой для такого бланка служит общий бланк организации.

Включает следующие реквизиты:

- реквизиты для общего бланка

- реквизит 10 – наименование вида документа.

Можно проставить ограничительные отметки («уголки») для размещения отметки о контроле.

На бланке справки, кроме реквизитов общего бланка и наименования вида документа, проставляется реквизит 09 – справочные данные об организации (реквизит 14 – место составления или издания документа не оформляется), а также код по ОКПО, ИНН/КПП и др. (если это требуется в организации, в которую предоставляется справка).

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В MS WORD

Задание параметров документа

Формат страницы

Зайдите в меню Файл и выберите команду Параметры страницы... Выберите ориентацию страницы Книжная:

Затем перейдите на вкладку Размер бумаги и выберите размер бумаги А4

При создании бланков для удобства включите непечатаемые знаки (символ на панели инструментов «Стандартная»).

Размер полей

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа должен иметь поля не менее:

- 20 мм —левое;

- 10 мм — правое;

- 20 мм — верхнее;

- 20 мм — нижнее.

Для того чтобы установить размер полей, зайдите в меню Файл ► Параметры страницы... ► Поля и задайте следующие значения:

- левое поле — 3,0 см;

- правое поле — 1,5 см;

- верхнее поле — 2,0-2,5 см;

- нижнее поле — 2,0-2,5 см.

При подготовке документа всегда следует помнить о необходимости вовремя сохранять его. Рекомендуется регулярно сохранять документ при помощи команды Сохранить в меню Файл или значком Сохранить («дискета») на панели инструментов.

Ввод текста в колонтитулы

Колонтитул — это часть верхнего и нижнего полей страницы документа (верхний и нижний колонтитулы, соответственно).

В колонтитуле может находиться, например, эмблема организации или определенный текст. Рассмотрим подробнее, как вставлять в колонтитул идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 30 — Идентификатор электронной копии документа — отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации (определение ГОСТ Р 6.30-2003).

Чтобы проставить Идентификатор электронной копии документа в колонтитуле, необходимо зайти в меню Вид ► Колонтитулы. После этого в верхней части страницы появятся поле колонтитула, выделенное пунктирной рамкой, и панель инструментов Колонтитулы.

Текст в колонтитул вводится обычным образом. Для того чтобы вставить имя файла, можно воспользоваться кнопкой Вставить автотекст на панели инструментов Колонтитулы. Нажмите на эту кнопку и выберите один из двух вариантов — Имя файла или Полное имя файла:

Если вы выберете команду Имя файла, в колонтитуле отобразится название вашего документа, например: «Поздравительное письмо клиентам».

Если вы выберете команду Полное имя файла, в колонтитуле отобразится путь доступа к документу на вашем компьютере:

Это значит, что ваш файл находится на диске С: в папке «Письма». Выбирать команду Полное имя файла целесообразно, если вы уверены, что не будете перемещать документ в другие папки на компьютере.

Вы можете также вставить дату и время создания документа (кнопки Вставить поле даты и Вставить поле времени на панели инструментов Колонтитулы) и другие данные (автора, дату создания, дату печати и т. д. — при помощи кнопки Вставить автотекст).

Для того чтобы выбрать верхний или нижний колонтитул, нужно нажать на кнопку Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы.

Для того чтобы завершить работу с колонтитулами, нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы или дважды нажмите левой кнопкой мыши по основному тексту страницы.

Нумерация страниц

Если документ оформляется на нескольких страницах, вторая и последующие страницы нумеруются (по центру верхнего поля страницы). Первую страницу документа не нумеруют.

Для нумерации страниц обычно используют арабские цифры, без точек, дефисов, надписей «Страница», «С», «Стр.» и других надписей и знаков.

Если документ печатают с двух сторон листа (это допустимо для объемных документов), номера страниц проставляются и на лицевой, и на оборотной стороне.

Для проставления номеров страниц в документе зайдите меню Вставка ► Номера страниц. Выберете положение номера на странице (Вверху страницы, От центра). Уберите галочку в поле Номер на первой странице:

Для удаления нумерации страниц зайдите в меню Вид ► Колонтитулы или дважды нажмите левой кнопкой мыши на колонтитул, в котором проставлена нумерация страниц.

В колонтитуле один раз нажмите левой кнопкой мыши по номеру страницы и после того, как вокруг номера появится рамка, нажмите на нее левой кнопкой мыши. В рамке появится маркер ее выделения:

После этого удалите номер (так будет удалена нумерация страниц во всем документе).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: