|
|
Документация ИСМ. Управление документацией.12 Открытое акционерное общество «БелКрас»
Утверждаю Генеральный директор ОАО «БелКрас Л. К. Зайчик «______»_______________2012 года
ИНТЕГРИРОВАННЫЙ СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Система менеджмента качества ОАО «БелКрас» Система управления окружающей средой ОАО «БелКрас» Система управления охраной труда ОАО «БелКрас»
Документация и управление документацией
дата введения _____________
редакция ________________ г. Минск 2012 год Предисловие
1 РАЗРАБОТАН открытым акционерным обществом «БелКрас» (ОАО «БелКрас») ВНЕСЕН конструкторским бюро стандартизации отдела главного конструктора (КБС ОГК)
2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора от 30.09.2011 № 007
3 В настоящем стандарте реализованы требования СТБ ISO 9001-2009, ISO 9001: 2008 «Системы менеджмента качества. Требования», СТБ ИСО 14001-2005 «Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению», СТБ 18001-2009 «Системы управления охраной труда. Требования».
Содержание
1 Область применения 2 Перечень ссылочных документов 3 Термины, определения и сокращения 3.1 Термины и определения 3.2 Сокращения 4 Ответственность 5 Описание процедуры 5.1 Общие положения 5.2. Документация ИСМ. Управление документацией. 5.3. Актуализация 5.4 Пересмотр и внесение изменений в документированные процедуры ИСМ 5.5 Отмена документов 5.6 Сверка 5.7 Изъятие отмененных документов Приложение 1.Описание этапов процедуры управления документацией ИСМ Описание этапов процедуры управления документацией ИСМ Приложение 2. Форма плана-графика разработки и актуализации документов ИСМ Приложение 3.Форма перечня документов ИСМ организации Приложение 4.Форма журнала выдачи записей ИСМ Приложение 5.Форма журнала выдачи рабочих экземпляров документов Приложение 6.Форма "Извещения об изменении" Приложение 7.Политика руководства ОАО «БелКрас»
Область применения
Настоящий стандарт организации определяет и устанавливает интегрированную систему менеджмента (ИСМ), включающую в себя систему менеджмента качества (СМК), систему управления окружающей средой (СУОС), систему управления охраной труда (СУОТ), которая используются ОАО «БелКрас» (далее предприятие) при производстве продукции. Требования настоящего стандарта обязательны для исполнения всеми подразделениями предприятия.
Перечень ссылочных документов
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы: СТБ ISO 9001–2009 Системы менеджмента качества. СТБ ИСО 14001-2005 Системы управления окружающей средой. СТБ 18001-2009 Системы управления охраной труда.
Термины, определения и сокращения Термины и определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями: 3.1.1 организация:Компания, объединение, фирма, предприятие, орган власти или учреждение либо их функциональные единицы или их сочетание, любой формы собственности, имеющие собственные функции и собственную администрацию; 3.1.2 стандарт: Технический нормативный правовой акт в области технического нормирования и стандартизации, разработанный в процессе стандартизации на основе согласия большинства заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации и содержащий технические требования к продукции, процессам ее разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации или оказанию услуг; 3.1.3 стандарт организации; СТП: Стандарт, утвержденный юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем; 3.1.4 система менеджмента: Система для разработки политики и целей и достижения этих целей; 3.1.5 система менеджмента качества; СМК:Система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству; 3.1.6 система управления охраной труда; СУОТ:часть системы управления учреждения, предназначенная для реализации политики в области охраны труда учреждения, а также для управления рисками; 3.1.7 система управления окружающей средой; СУОС: Часть общей системы административного управления, которая включает в себя организационную структуру, планирование, ответственность, методы, процедуры, процессы и ресурсы, необходимые для разработки, внедрения, реализации, анализа и поддержания экологической политики; 3.1.8 процедура: установленный способ осуществления деятельности или процесса; 3.1.9 акт: документ, составленный комиссией или специально уполномоченным лицом, подтверждающий установленные факты, события (акты: инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, сдачи-приемки работ и др.); 3.1.10 государственный стандарт Республики Беларусь (далее – государственный стандарт):стандарт утвержденный Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь, в области архитектуры и строительства – Министерства архитектуры Республики Беларусь; 3.1.11 информация: Значимые данные; 3.1.12 документ: информация и соответствующий носитель; 3.1.13 копия документа: документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их; 3.1.14 входящий документ:документ, поступающий в учреждение от сторонних организаций; 3.1.15 требование:Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным; 3.1.16 технические требования: Документы, устанавливающие требования. 3.1.17 запись:документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности; 3.1.18 дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку; 3.1.19 номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; 3.1.20 подлинник официального документа: первый, единственный экземпляр официального документа; 3.1.21 приказ: распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед учреждением; 3.1.22 протокол: документ, содержащий информацию о ходе совещания или заседания и о принятых на нем решениях, с указанием ответственных и сроков исполнения решений; 3.1.23 регистрация документов: фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них; 3.1.24 нормативный правовой акт: официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение; 3.1.25 локальный нормативный правовой акт: нормативно – правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций; 3.1.26 технические нормативные правовые акты: технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, в том числе государственные стандарты Республики Беларусь, стандарты организаций, технические условия, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности, государственные классификаторы технико-экономической информации, формы государственных статистических наблюдений и информация по их заполнению, методики по формированию и расчету статистических показателей, инструкции по организации и проведению государственных статистических наблюдений, утвержденные (введенные в действие) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;
Сокращения
В настоящем стандарте применяют следующие сокращения: СМК ОАО «БелКрас» – система менеджмента качества ОАО «БелКрас» СУОС ОАО «БелКрас» – система управления окружающей средой ОАО «БелКрас» СУОТ ОАО «БелКрас» – система управления охраной труда ОАО «БелКрас» ТНПА – технический нормативный правовой акт в области технического нормирования и стандартизации ООСиПУ – отдел организации систем и процессов управления ОСКС – отдел систем качества и сертификации НХС – начальник хозяйственной службы ЗГД – заместитель генерального директора КБС ОГК – конструкторским бюро стандартизации отдела главного конструктора
Ответственность
4.1 Генеральный директор/директор филиала несет ответственность за: - утверждение документации. 4.2 Заместитель генерального директора/заместитель директора филиала ОАО «БелКрас» несет ответственность за: - организацию управления документацией ИСМ организации; - определение потребности в разработке документов; - согласование/утверждение разработанных документов и изменений к ним. 4.3 Начальник хозяйственной службы несет ответственность за: - координацию работ по управлению документацией ИСМ; - методическое руководство, разработку, актуализацию и хранение перечней документов ИСМ ОАО «БелКрас»; - создание, ведение, актуализацию, архивирование и отмену фонда документации ИСМ; - обеспечение рабочими экземплярами документов ИСМ руководителей структурных подразделений и специалистов организации. 4.4 Руководитель структурного подразделения несет ответственность за: - своевременную разработку, внесение изменений, достоверность, актуальность, хранение, своевременность ведения документации ИСМ; - правильность заполнения форм документов; - представление документации заинтересованным сторонам.
Описание процедуры Общие положения 5.1.1. Документация ИСМ предприятия разрабатывается в соответствии с требованиями СТБ 9001-2005, СТБ 14001-2005, СТБ 18001-2009 и устанавливает требования по всем элементам ИСМ. 5.1.2. Предприятие устанавливает и выполняет процедуры идентификации, хранения, защиты, поиска, архивирования и изъятия документов. 5.1.3. Основными видами физической формы документации являются бумажные и электронные носители. Если документ, запись существует только в электронном виде, то создается резервная копия на бумажном носителе, которая хранится в соответствии с установленным сроком хранения в перечне документов ИСМ. 5.1.4. Управление документацией ИСМ проводится с целью обеспечения: -быстрого поиска необходимой информации; -своевременной актуализации, пересмотра и утверждения документов; -доступности документации и данных на рабочих местах и при осуществлении производственных процессов для эффективного функционирования ИСМ; -непреднамеренного использования недействующих (устаревших) документов и их аннулирования; -идентификации документов ИСМ (в т.ч. архивных). 5.1.5. Управление документацией ИСМ включает в себя проведение следующих работ: -определение потребности в документах; -планирование разработки или приобретения документов; -разработку, согласование, утверждение, введение в действие; -учет документов (при необходимости обеспечение наличия электронных вариантов документов); -контроль соблюдения требований, установленных документами ИСМ; -актуализацию документов (внесение изменений, пересмотр, отмену, ревизию); -утилизацию отмененных документов. Документация ИСМ. Управление документацией. 5.2.1. Предприятие определяет различные виды документов, которые эффективным образом устанавливают и описывают процессы функционирования и контроля ИСМ, а также процедуры управления операциями. 5.2.2. Каждый документ ИСМ имеет соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенному элементу (части) ИСМ. 5.2.3. Общая документация по ИСМ включает в себя пакет документов по СМК, СУОС, СУОТ.
5.2.4. Ответственные за ведение и хранение документов ИСМ предприятия указаны в перечне документов ИСМ учреждения, который разрабатывается начальником хозяйственной службы и утверждается заместителем генерального директора. Форма перечня документов ИСМ организации приведена в приложении 3. 5.2.5. Выполнение требований документов ИСМ проверяется во время проведения внутреннего аудита структурных подразделений. 5.2.6. Процедура управления документацией ИСМ включает в себя: - утверждения документов перед их применением; - пересмотр, актуализацию по мере необходимости и повторное утверждение документов; - обеспечение идентификации изменений действующих документов; - обеспечение наличия соответствующих экземпляров документов ИСМ в местах их использования; - обеспечения сохранности документов и простоты их идентификации; - обеспечение идентификации внешних документов, необходимых для функционирования ИСМ учреждения и управления их распространением; - предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов и применения соответствующей их идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей. Описание этапов процедуры управления документацией СУОТ учреждения приведено в приложении 1. 5.2.7. Инструкции по эксплуатации технологического оборудования разрабатывают руководители структурных подразделений на основании требований соответствующих ТНПА и инструкций по эксплуатации предприятий-изготовителей данного оборудования. Разработанные инструкции согласовываются с начальником хозяйственной службы и утверждаются генеральным директором. Контрольный экземпляр утвержденной инструкции по эксплуатации соответствующего технологического оборудования хранится у начальника хозяйственной службы. Рабочие экземпляры инструкции выдаются начальником хозяйственной службы руководителю подразделения в соответствии с пунктом 5.2.8 настоящего СТП. Первый рабочий экземпляр инструкции хранится у руководителя структурного подразделения, второй рабочий экземпляр инструкции размещается на производственном участке, где находится технологическое оборудование. 5.2.8. Рабочие экземпляры документов выдаются начальником хозяйственной службы в структурные подразделения с регистрацией в журнале выдачи рабочих экземпляров документов. На контрольном экземпляре начальник хозяйственной службы проставляет штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗ.», а на рабочих экземплярах – «РАБОЧИЙ ЭКЗ. № __», документу присваивается порядковый номер. Форма журнала выдачи рабочих экземпляров документов ИСМ приведена в приложении 5. В журнале выдачи рабочих экземпляров документов на каждый вид документов отводится отдельный лист. Актуализация 5.3.1. Документы ИСМ учреждения разрабатываются в соответствии с планом-графиком разработки и актуализации документов ИСМ (приложение 2). План-график разработки и актуализации документов ИСМ разрабатывается начальником хозяйственной службы и утверждается заместителем генерального директора до 5 января текущего года. 5.3.2. Перечень документов ИСМ организации актуализируется начальником хозяйственной службы 1 раз в год, а также при введении (аннулировании) документов в области качества, управления окружающей средой и охраны труда. Перечень документов ИСМ учреждения выдается в структурные подразделения с регистрацией в журнале выдачи записей ИСМ. Форма журнала выдачи записей ИСМ приведена в приложении 4. Внеплановая проверка и актуализация документов проводится в случаях: - изменения законодательных и других требований; - изменения существующих технологических процессов; - по результатам анализа возникновения и ликвидации аварийных ситуаций; - обнаружения несоответствий в ходе внутренних аудитов, проверок государственных органов надзора и контроля. 5.3.3. После проведения актуализации документов устаревшие их экземпляры подлежат изъятию, архивированию или уничтожению в соответствии с номенклатурой дел предприятия. 5.4 Пересмотр и внесение изменений в документированные процедуры ИСМ 5.4.1. Внесение изменений и пересмотр документов ИСМ осуществляются с целью улучшения описываемой деятельности (процесса). 5.4.2. Основанием для внесения изменений в документы и их пересмотра являются: -решения директора; -результаты внешних и внутренних аудитов функционирования ИСМ; -изменения в организационной структуре управления; -данные мониторинга; -изменений НПА и ТНПА; -обоснованные предложения руководителей подразделений и специалистов. 5.4.3. Управление изменениями к стандартам организации включает в себя следующие этапы: -разработку изменений; -проверку; -согласование; -утверждение; -регистрация; -учет; -внесение изменений в подлинник и рабочие экземпляры. 5.4.4. Изменения в документ вносят на основании извещения об изменении, оформляемого подразделением – разработчиком. Извещения об изменении утверждается генеральным директором. Форма извещения, оформляемого на одном, двух и более листах приведена в приложении 6. Допускается извещение об изменении документа не согласовывать с теми подразделениями, чьи интересы это изменение не затрагивает. Срок предоставления замечаний к извещению об изменении – не более двух рабочих дней со дня получения проекта извещения об изменении. Внесение изменений в документы производят зачеркиванием, введением новой информации, заменой листов, введением новых дополнительных листов. 5.4.5. Порядок внесения изменений: При необходимости внесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер изменений, разработчик производит его пересмотр посредством разработки нового документа взамен действующего. При этом пересмотренный документ отменяется, а в новом документе указывается, взамен какого документа он разработан. При разработке изменения разработчик и соисполнитель дают предложения по изменению взаимосвязанных документов. Любое изменение в документ, вызывающее какое-либо изменение в других, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во всех взаимосвязанных документах.
Отмена документов Отмена (аннулирование) документов производится при: -пересмотре документа; -существенных изменениях в видах деятельности (процесса); -необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделение одного документа с целью более полной детализации требований; -изменениях в нормативно-правовой базы. Отмена документов осуществляется приказом генерального директора, проект которого готовит начальник хозяйственной службы. На основании приказа на титульные листы подлинников отмененных документов наносится отметка об отмене (замене) с указанием номера и даты приказа на отмену (замену). При замене указывается номер заменяющего документа и дата его введения. Одновременно производится отметка в карточке учета.
Сверка Сверка документов ИСМ проводится в ходе внутренних аудитов. При этом каждый документ должен быть проверен не менее одного раза в течение года. В ходе сверки устанавливается физическое состояние каждого документа, наличие необходимых отметок о статусе документа, проверяется количество учтенных экземпляров, а также осуществляется сравнение каждого документа с контрольным экземпляром на предмет внесенных изменений.
12 Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|
