Опишите специфические особенности, которыми обладает информация в системе управления.

1)развитие системного и комплексного подхода к управлению;

2)совершенствование технологии управленческой деятельности;

3)совершенствование системы профессиональных знаний руко­водителей;

4)поиски путей повышения эффективности управления. Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применя­ются следующие признаки классификации:[3]

1) по различным аспектам управления (характеру возникаю­щих задач);

2) по характеру восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам возникновения;

5) по времени использования;

6) по отношению к хозяйственному субъекту;

7) по возможности использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствую­щего им аспекта управления информация делится на: организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологи­ческую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетент­ным и иметь всю полноту информации. В противном случае эффектив­ность управления может резко снижаться либо приобретать негатив­ный характер.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также ком­бинированные формы, например, аудиовизуальную. Наибольшую цен­ность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализатора дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представ­ление информации, так как оно в значительно большей степени активи­зирует внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма ин­формацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко сни­жает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

По форме представления различают знаковую информацию, име­ющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, об­разную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной формах.

Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует опреде­ленное состояние управляемой и возможности управляющей систе­мы, хотя в сложных случаях диагностики состояния может использо­ваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.

Цифровая информация, как и кодированная, может выражать са­мые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управ­ляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой инфор­мацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культу­ры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.

Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация мо­жет отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного ок­ружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, эта ин­формация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюнктура, погода, климат и т.п.

Внутренняя информация характеризует состояние управляющей и управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управ­ляемой системы, имеющуюся технологию.

По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная инфор­мация является относительно стабильной, например, нормы, нормати­вы, стандарты, численность и состав работающих. Переменная инфор­мация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений. Пример переменной информации объем выручки, число клиентов.[4]

По отношению к системе информация делится на входную и вы­ходную. Входная информация характеризует потоки энергии, веще­ства, информации, поступающие в данную систему. Выходная инфор­мация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).

По возможности использования, информацию различают: полезная, шумы, избыточная, ложная, лживая. Шум - это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправлен­ными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи; отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной, Зачастую, как ложная информация воспринима­ются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых мень­ше значения большинства других входных сигналов) о возможных из­менениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исклю­чительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон: во-первых, как сиг­нал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются большие возможности принять необхо­димые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализо­вать опасность, ни использовать новую возможность.

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетво­рять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

-необходимое и достаточное количество и качество информа­ции, причем доминирующее значение имеет качественная сторона;

-достоверность и точность информации. Совершенно недопус­тимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если ин­формация является недостаточной или приблизительной, возможно при­нятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений - она довольно быстро устаре­вает. Недостоверность информации обусловливается не только источ­никами ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпре­тацией применения;

-своевременность получения информации. Информация, необ­ходимая для управления, должна быть своевременной. Требование бо­лее раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами (повышен­ные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи_: экспертная обработка массивов информации и т.п.) С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практичес­кого интереса;

-полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эф­фективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) инфор­мация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управление. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота инфор­мации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограни­чений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам ин­формации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя;

-полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналити­ческой работой и требует больших затрат.

-технологические характеристики информации, к которым сле­дует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в раз­личных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, пред­ставления, формы сервиса и т.п. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, по­рядок составления документов и их представления. Информация дол­жна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другим направле­ниям. Важной характеристикой является помехоустойчивость инфор­мации - способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое уп­равление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммер­ческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к посто­янному повышению эффективности ее получения и использования.

2. Информационный ресурс - это:

а) коммуникация и связь, в процессе которых устраняется неопределенность;

б) информация, обработанная и представленная в формализованном виде для

дальнейшего применения, элементарное описание вещей, событий, действий;

в) массив или отдельный документ, иной визуально воспринимаемый объект, который аккумулирует сведения (информацию), сформированные по определенному признаку или критерию; [5]

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: