Перечень базовых справочников

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

на тему: «Разработка учетных приложений в MS Office»

П.Б. Лукьянов

Москва 2013

Практическое задание

Используя MS Excel, требуется создать учетное приложение, в котором должна быть отражена петля управления производством и представлен анализ эффективности бизнеса через расчет показателей эффективности (прибыль, уровень рентабельности) и построение наглядных графиков и диаграмм.

В качестве примера относительно простого учетного приложения рассматривается типовая задача учета движения ТМЦ (товароматериальных ценностей). После построения учетного приложения выполняется собственно первичный учет (регистрация операций прихода/расхода различных товаров) и затем на основании зарегистрированного массива данных рассчитываются показатели эффективности по отдельному товару и предпринимательской деятельности в целом, а также строятся графики по динамике закупок или выпуску товара, динамике продаж, активности клиентов, эффективности работы менеджеров и т.д. для последующей обоснованной корректировки в ведении бизнеса.

Также на основе полученных результатов проводится имитационное моделирование: оценивается динамика эффективности производства при движении ценовых и производственных показателей в большую или меньшую стороны.

Таким образом, пользуясь только стандартными средствами MS Office, может быть решена значительная часть типовых профессиональных задач экономиста.

Выбор прикладной области

В качестве прикладной области рассмотрим деятельность по выпуску и реализации продуктов питания – такая задача понятна каждому, так как все мы являемся потребителями такой продукции.

Отметим, что структура учетного приложения в любой прикладной области примерно одинакова: должны быть определены поля основной таблицы прихода-расхода ТМЦ; для автоматизации ввода данных в таблицу и повышения удобства работы с ней должны быть выделены базовые справочники, где указываются ФИО ответственных за операцию, поставщики, клиенты, товарные группы, характеристики товаров, перечень единиц измерения и т.д.

Удобство в использовании справочников заключается в значительном упрощении регистрации прихода/расхода ТМЦ, так как вместо многократного ввода в поля таблицы одних и тех же значений появляется возможность реализовать выбор этих значений из заранее заполненных таблиц. Грамотно спроектированная таблица учета движения ТМЦ позволяет оператору оперативно вводить сотни и тысячи записей в течение одного рабочего дня, формируя необходимый фундамент для последующего анализа всей хозяйственной деятельности, на основании чего могут быть сформулированы выводы и предложения по коррекции ведения бизнеса (рис. 1).

Итак, Вы – начинающий предприниматель, организовали цех по выпуску хлебобулочной и кондитерской продукции. Кроме этого, Вы оптом закупаете некоторый ассортимент продуктов питания продукции у нескольких поставщиков для последующей реализации товара в розницу.

У Вас есть ассортимент выпуска: 3-4 товарные группы, в каждой из которых 5-10 товаров, известны данные по затратам, объему выпуска, продажам и т.д. В течение определенного периода времени выполняется многократная регистрация двух элементарных операций: приход товара на склад и списание товара со склада. Длительность анализируемого периода (производственного цикла) – 1 месяц.

Рис. 1. Структура учетного приложения

бухгалтерский учет таблица график

Перечень базовых справочников

При анализе задачи выделим несколько базовых справочников:

1. Справочник должностей сотрудников. Структура справочника: одно текстовое поле с названием должности.

2. Справочник сотрудников организации. Структура справочника: текстовое поле с указанием ФИО сотрудника; текстовое поле должности, занимаемой сотрудником, причем ввод должности сотрудника должен выполняться выбором должности из справочника должностей.

3. Справочники Поставщиков и Клиентов (потребителей продукции). Справочники схожи по регистрируемым показателям: название организации, ее адрес, ФИО контактного лица, телефон, электронная почта.

4. Справочник товарных групп. Состоит из столбца с названием товарной группы и кодом группы (целочисленное значение).

5. Справочник товаров (ТМЦ). Регистрируется:

1) товарная группа,

2) наименование товара,

3) артикул – уникальное число, характеризующее товар. Артикул составляется на основе кода товарной группы, к которой относится товар. Например, если коды товарных групп равны 1000, 2000, 3000 и т.д., то артикулы первой товарной группы могут быть 1001, 1002, 1003 и т.д., артикулы второй товарной группы 2001, 2002, 2003 и т.д.

4) единица измерения (шт., кг, коробка, упаковка, …),

5) цена реализации за единицу измерения,

6) цена закупки за единицу измерения (или при наличии собственного производства переменные затраты на производство единицы измерения продукции),

7) масса единицы измерения (вес одной коробки, вес одной штуки),

8) цена закупки (или себестоимость производства) за 1 кг продукции,

9) процент брака (при производстве), процент боя (при закупке).

10) цена утилизации брака, руб. / кг (весь брак продается на переработку по низкой цене)

Ввод значений в поле «Название товарной группы» выполняется выбором соответствующего значения из справочника «Товарные группы».

Некоторые поля в справочнике вычисляемые. Так, при известной цене закупки за единицу измерения поле цена закупки за 1 кг будет вычисляемой, и наоборот, если известна себестоимость производства 1 кг продукта (как правило, при производстве себестоимость рассчитывается за кг), вычисляется себестоимость за единицу измерения.

6. Справочник постоянных затрат. В этом справочнике фиксируются все постоянные затраты в течение месяца: аренда склада, кондитерского цеха, зарплата персоналу, аренда автотранспорта и т.д. Данные этого справочника необходимы для последующего расчета прибыли хозяйственной деятельности. Структура справочника:

1) Название статьи затрат

2) Затраты по статье в течение месяца, руб.

Часть товаров и товарных групп задается студентом самостоятельно, исходя из его интересов и предпочтений. Вместе с тем, часть товаров должна быть одинакова для всех, чтобы легко можно было проверить правильность работы расчетных формул. В справочнике товарных групп должна быть товарная группа «Хлебобулочные изделия». В справочнике товаров должны быть товары со следующими характеристиками (см. Таблицу 1):

Таблица 1. Товары и их характеристики

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: