Сделай Сам Свою Работу на 5

Разработка и внедрение ИСУП





Стратегии разработки ИСУП

Информационная система управления в той или иной степени уникальна для каждого проекта. ИСУП создается на стадии запуска проекта и прекращает свое существование с закрытием проекта. Таким образом, руководство проекта должно быть способно создать эффек­тивную информационную систему за относительно короткий период времени. Это возможно лишь в том случае, если общая структура ИСУП, ее основные элементы и методы развертывания системы заранее разработаны, согласованы и задокументированы. Другими словами, стандартные подходы к управлению проектами, элементы организации, управленческие процедуры и документы, инструменталь­ные средства должны быть внедрены и освоены в организации в целом. Тогда менеджер проекта способен быстро создать систему управления конкретным проектом на основе стандартных подходов и элементов.

В общем виде три основных стратегии должны быть рассмотрены при выработке подхода к разработке системы управления проектами в организации:

1) разработка собственной специализированной системы или на­стройка существующих систем;



2) использование унифицированных систем календарного плани­рования и управления проектами, доступных на рынке;

3) интеграция существующих подсистем по функциям и по данным.

Разработка собственной специализированной системы, как прави­ло, требует значительных капиталовложений, времени и высококвали­фицированных специалистов. Данная стратегия может быть оправдана для специфических проектов и областей управления проектами, где применение универсальных систем неэффективно.

В любом случае применение промышленных систем календарного планирования и управления проектами в рамках ИСУП требует их настройки на предметную область, а часто доработки специфических функций и интеграции с другими системами.

Независимо от выбранной стратегии, главная задача разработчиков состоит в том, чтобы максимально приблизить информационную модель, поддерживаемую системой к реальной организационной структуре и управленческим процедурам проекта.

Что необходимо знать пользователю о предлагаемом программном обеспечении и собственных потребностях для того, чтобы сделать правильный выбор?



Прежде всего, полезно ответить на вопросы, связанные с функциями планирования и управления, которые должны быть реа­лизованы, выбрать степень необходимой детальности планирования и контроля:

1) только планирование или планирование и контроль хода проекта;

2) планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;

3) планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;

4) детальное планирование использования ресурсов;

5) многопроектное планирование и управление.

Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновре­менно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задейство­вано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проек­тами?

Кроме того, на выбор пакетов могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.

Немаловажными являются также соображения, связанные с ква­лификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей профессионалов, т.е. специа­листов основным видом деятельности которых является администри­рование проекта. Для пользователей же, использующих пакеты для управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важным является простота использования и скорость получения результата.



В крупных орга­низациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И, значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стан­дартизироваться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, поддерживающих процедуры об­мена данными.

Разработка ИСУП

Можно выделить три основные стадии разработки информацион­ной системы управления:

1. Изучение и анализ возможностей автоматизации процедур управ­ления.

2. Проектирование и разработка системы.

3. Тестирование и подготовка документации.

На первой стадии производится обследование существующих ин­формационных систем и ресурсов организации, анализ информацион­ных потребностей руководства на разных уровнях управления. Команда, выполняющая обследование, должна включать как спе­циалистов в области методов управления проектами, хорошо ориен­тирующихся в организационной структуре компании, так и технических специалистов, системных аналитиков.

Обследование предполагает проведение серии интервью со специ­алистами на разных уровнях управления. Интервью должны быть тщательно спланированы по содержанию и последовательности. Оп­росный лист должен содержать описание позиции интервьюируемого в организации и в реализуемых проектах, включая обязанности и ответственность, выполняемые задачи и контакты. Задачей интервью является выявить входную и выходную информацию для данной позиции, описать выполняемые процедуры, применяемые системы и подходы, существующие проблемы и предложения по их разрешению. Информация, полученная в результате проведенного обследования, обрабатывается и обобщается.

В итоге должна быть разработана общая организационная структура управления с описанием выполняемых процедур и существующих проблем. На основе данного документа разрабатывается концепция информационной системы управления, детальное описание подси­стем, обеспечивающих поддержку тех или иных управленческих фун­кций, план создания системы, включающий оценки по срокам, бюджеты и потребностям в специалистах.

На второй стадии формируется команда разработчиков, включаю­щая руководителя проекта разработки, постановщиков задач и про­граммистов.

Проектирование включает разработку функциональной специфи­кации, спецификации обмена данными, технической спецификации, описывающей архитектуру системы, описание критериев и процедуры приемки системы. Разработка включает:

1) поставку и настройку стандартных пакетов, доступных на рынке;

2) разработку специализированных подсистем;

3) по­ставку необходимого оборудования;

4) интеграцию системы в целом.

На стадии тестирования проверяется работоспособность отдельных подсистем и системы в целом, оценивается соответствие полученных решений исходной спецификации и реальным потребностям пользо­вателей.

Параллельно разрабатывается документация на ИСУП, которая включает в себя документацию для администратора системы и инст­рукции пользователям. Инструкции пользователям системы должны быть согласованы с принятыми в организации процедурами планиро­вания и управления проектами.

Важно отметить, что затраты на разработку каждой конкретной ИСУП зависят от сложности системы, которая диктуется потребно­стями конкретного проекта, от количества времени и денег, отпущен­ных на создание информационной системы, а также от знаний и опыта ответственных за создание системы разработчиков.

Внедрение ИСУП

Определенные трудности освоения системы управления проектами могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Таким образом, разработка и на­стройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что данное ПО будет эффективно применено. Процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Масштабы использования систем управления проектами в различ­ных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся струк­туры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реали­зуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуа­циях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки и таким образом заручиться их поддержкой.

Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:

1) цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные огра­ничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме;

2) планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, уста­новку глобальной информационной сети и баз данных клиент-сервер), а реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом;

3) планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычис­лительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.

Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают сле­дующее:

1) важно четко представлять преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользова­телями системы, так и с пользователями/поставщиками инфор­мации для системы);

2) последовательное внедрение в использование функций планиро­вания и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и толь­ко после этого переходить к ресурсному планированию. К интег­рации системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены;

3) последовательное внедрение системы, начиная с отдельных не­больших проектов и функциональных отделов. Начать лучше с небольшого проекта с достаточно квалифицированной командой исполнителей. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные проекты и отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом.

План внедрения системы не должен ограничиваться лишь настрой­кой программного обеспечения и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых систем автоматизации управ­ленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более ши­рокий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обя­занностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов — проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличи­тельной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирова­ния организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

Вопросы семинарских занятий

Семинар 1

1. Цели и принципы создания, базовые черты информационной системы управления проектом.

2. Структуризация ИСУП по этапам проектного цикла.

3. Основные функциональные элементы ИСУП.

Семинар 2

1. Программное обеспечение календарного планирования.

2. Разработка и внедрение ИСУП.

Задания для практических занятий (с использованием ПЭВМ) по теме

Разработать график реализации проекта по выпуску рекламного буклета для выставки с использованием программы Microsoft Project. Перечень и предполагаемые длительности работ следующие:

Название работы Предполагаемая длительность (дней)
1. Разработка содержания
2. Разработка эскизов иллюстраций
3. Написание текста
4. Создание иллюстраций
5. Литературное редактирование
6. Верстка
7. Разработка макета обложки
8. Корректура
9. Цветоделение
10. Сдача в типографию

Для выполнения указанных работ выделяется следующий персонал:

Должность Количество человек/единиц оборудования Оплата
Писатель 3000 р.
Редактор 70 р./день
Художник 50 р./день
Верстальщик 50 р./день
Корректор 50 р./день
Менеджер 100 р./день

Задание 1

1. Самостоятельно определите дату начала проекта.

2. Создайте базовый календарь проекта с учетом предстоящих выходных и праздничных дней. При этом:

– обычный рабочий день должен начинаться в 8.00 и заканчиваться в 18.00. предпраздничные дни заканчиваются на 1 час раньше;

– обеденный перерыв длится 1 час;

– рабочих часов в неделе – 40.

3. Выполните настройки, определяющие поведение программы при Вашей работе с календарным планом.

4. Введите в строки поля «Название задачи» название работ проекта, а в строки поля «Длительность» – их предполагаемые длительности.

5. Отработайте действия по возможному изменению вручную дат начал и окончаний работ, а также их продолжительности.

6. Создайте контрольные точки (вехи) связанные с началом работ и окончанием проекта.

Задание 2

1. Создайте график выполнения работ проекта. При этом:

– работа «Написание текста» должна начинаться сразу после работы «Разработка содержания»;

– работа «Разработка эскизов и иллюстраций» должна заканчиваться одновременно с работой с работой «Разработка содержания»;

– работа «Создание иллюстраций» должна начинаться тогда, когда работа «Написание текста» выполнена на 60%;

– после окончания работы «Написание текста» начинается работа «Литературное редактирование»;

– работа «Верстка» выполнения после окончания работ «Литературное редактирование» и «Создание иллюстраций»;

– работы «Разработка макета обложки» и «Верстка» заканчиваются одновременно;

– работа «Корректура» начинается после окончания работы «Верстка»;

– работа «Цветоделение» выполняется после окончания работы «Корректура»;

– работа «Сдача в типографию» следует за «Цветоделением».

2. Свяжите веху «Начало работ» с самой первой работой проекта, а веху «Завершение проекта» – с самой последней.

3. Настройте масштаб времени, при котором график проекта помещается на экране полностью.

4. Выполните форматирование вех и работ, образующих «критический путь».

Задание 3

1. Выполните объединение работ проекта в следующие три группы:

– «Планирование» (работы «Разработка содержания» и «Разработка эскизов иллюстраций»);

– «Подготовка материалов» (работы «Написание текста», «Создание иллюстраций» и «Литературное редактирование»);

– «Подготовка к печати» (работы «Верстка», «Разработка макета обложки», «Корректура», «Цветоделение» и «Сдача в типографию»).

2. Создайте таблицу ресурсов в представлении «Лист ресурсов».

3. Назначьте ресурсы работам проекта в соответствии со следующей таблицей:

Работа Ресурсы
Разработка содержания Менеджер, Писатель
Разработка эскизов иллюстраций Менеджер, Художник
Написание текста Писатель
Создание иллюстраций Художник
Литературное редактирование Редактор
Верстка Верстальщик
Разработка макета обложки Художник
Корректура Корректор
Цветоделение Верстальщик
Сдача в типографию Менеджер

Задание 4

1. Просмотрите график реализации проекта в представлениях «Сетевой график», «Использование задач», «График ресурсов» и «Использование ресурсов».

2. С помощью информации из последнего представления установите перегруженные ресурсы.

3. Решите проблему перегрузки ресурсов с использованием одного из следующих вариантов действий:

– изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения работ, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

– изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

4. После решения проблемы перегрузки ресурсов оцените проект с точки зрения изменения сроков реализации.

5. Назначьте контрольную дату в период реализации проекта и отследите ход реализации проекта на эту дату.

6. Выполните прерывание выполнения по одной из невыполненных «критических» и «некритических» работ на контрольную дату работ проекта. Оцените изменения, произошедшие после этого в графике выполнения оставшихся работ проекта.

7. В том случае, если произошел перенос даты окончания проекта на более поздний срок, чем это было с начала, разработайте и спланируйте корректирующие действия, в результате выполнения которых проект может быть завершен своевременно или даже ранее намеченного вначале срока.

Задание на самостоятельную работу по теме

В качестве продолжения самостоятельной работы по темам 2, 3, 4 и 5:

1. Разработать график реализации своего проекта с использованием программы Microsoft Project.

2. Выполненную работу представить в виде файла, выполненного в этой программе не позднее чем через 2 недели после последнего практического занятия по теме.


 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.