Элементы системы внутреннего контроля

Для успешной работы организации необходим эффективный механизм управления. Элементом управления является постоянно действующая система внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля– это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предот

вращения ошибок и искажений информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации1.

Система внутреннего контроля состоит из следующих элементов:

– система бухгалтерского учета;

– контрольная среда;

– средства контроля.

Система бухгалтерского учета – это совокупность форм

и методов, регламентированных нормативными актами (законодательство РФ, стандарты, локальные нормативные акты

предприятия) и обеспечивающих учет активов и обязательств,

который, в свою очередь, позволяет формировать достоверную

финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Важным элементом

контроля системы бухгалтерского учета в отношении всей

структуры предприятия является график документооборота.

Организацию документооборота на предприятии и контроль

за исполнением требований графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. Наличие графика

документооборота на предприятии – это свидетельство функционирования системы внутреннего контроля. Различают статические и динамические графики документооборота.

Статические графики представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его

получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая

его уничтожением или сдачей в архив. Эти графики на разных предприятиях отличаются несущественно – практически только составом документов, специфических для каждого

предприятия.

Динамические графики документооборота представляют

собой организационную структуру конкретного предприятия

с наложенной на нее схемой обмена документами. В отличие

от статического графика здесь велико значение ответственных

лиц, их роли и ответственности за выполнение требований графика документооборота. Составление динамических графиков требует от главного бухгалтера хороших знаний бизнеса предприятия и его организационной структуры, мобилизации творческих и аналитических способностей.

Контрольная среда – это предмет оценки действий системы контроля экономической системы в целом, через оценку действий руководства по поддержанию внутреннего контроля на предприятии.

Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности:

– основные принципы и методы управления;

– организационную структуру;

– кадровую политику;

– функциональные обязанности всех участников системы

контроля;

распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий;

– внутреннюю отчетность для целей финансового учета и

управления.

Основные принципы и методы управления. Руководство предприятия должно создать и поддерживать атмосферу

контроля. Атмосфера контроля – это условия и ограничения,

определяемые для персонала. Одним из наиболее важных элементов создания соответствующей атмосферы является добросовестное и честное отношение к обязанностям, которое воспитывается на основе соответствующего примера и объективной

оценки работы сотрудника руководством.

Организационная структура предприятия. Необходимым условием функционирования управляемой и управляющей подсистем является соответствие структуры управления

бизнесу в целом. Нагромождение контролирующих структур

уменьшает прибыль предприятия без адекватной отдачи от избыточного контроля. И наоборот, необоснованное сокращение

структур с распорядительно-финансовыми и контрольными

функциями приводит к искажению информации, которая ложится в основу управленческих решений. Залогом предупреждения случаев мошенничества является адекватная бизнесу и

четкая организационная структура предприятия. Для предупреждения сбоев в системе управления необходимы мониторинг и диагностика информационных потоков, формируемых на предприятии. Избыток или недостаток информации, излишнее дублирование, искажение информации на входе и выходе и др. – характеристики, указывающие на соответствие (несоответствие) организационной структуры бизнесу в целом. Другим важным аспектом контроля является анализ информационных потоков, который помогает понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков получают представление о механизмах возникновения движения и обработки информации, а также направленности и интенсивности документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков – выявление мест дублирования, причины избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и искажений.

Кадровая политика предприятия. Третьим важнейшим элементом в создании соответствующей структуры контроля является правильная оценка кандидатов при приеме на работу (кадровая политика). В качестве определения значимости кадровой политике приведем некий статистический пример:

«Исследования показали, что 30% всего населения вообще не относятся к категории честных, еще 30% можно назвать честными лишь относительно (т.е. они честны тогда, когда стоит быть честным, а когда честным быть не обязательно – ведут себя исходя из обстоятельств) и лишь 40% честны всегда»1.

Как правило, работодателю приходится иметь дело с различными и часто не самыми удачными комбинациями таких качеств, как честность, добросовестность и профессионализм. При отборе работников необходимо придерживаться «золотой середины» – уметь находить честных, порядочных и квалифицированных специалистов и создавать условия для сохранения и приумножения этих качеств. Уже сегодня многие российские крупные и средние компании применяют на практике наработанный мировой и отечественный опыт в подборе кадров.

Функциональные обязанности и распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий. При

приеме на работу каждый сотрудник должен ознакомиться со своими обязанностями и требованиями руководства к будущему работнику. Согласившись на требования, работник обязан будет выполнять их в процессе своей деятельности. Функциональные обязанности должны быть четко регламентированы, определены права, обязанности и функции, которые будет выполнять сотрудник. Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками одного подразделения необходимо осуществить таким образом, чтобы один сотрудник не дублировал действия другого. В этом случае необходимо различать профессиональные обязанности от контрольных действий, заложенных в должностные обязанности.

Внутренняя отчетность для целей финансового учета иуправления. График документооборота – это главный элемент системы контроля. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер предприятия, в рамках своей компетенции он формирует документооборот для целей правильной организации учета и своевременности создания финансовой отчетности. Для целей управленческого учета может быть сформирован и поддерживаться иной документооборот – предоставление оперативной информации для руководства.

Средства контроля – это процедуры оценки системы по направлениям: контроль в сфере планирования и контроль за исполнением. Контрольные процедуры должны обеспечивать:

– определение реальных финансовых планов и нормативов и своевременное доведение их до исполнителей;

– определение меры ответственности за нарушение финансовых планов;

– определение меры ответственности за нарушение финансовой дисциплины;

– определение меры ответственности за нарушение исполнительской дисциплины;

– совершение только целесообразных хозяйственных операций;

– должное (в соответствии с принципами учета: полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость) отражение хозяйственных операций в учете и в соответствии с требованиями учетной политики организации;

– ограничение доступа к активам предприятия;

– выявление нерационального использования активов;

– выявление необоснованных обязательств;

– своевременную инвентаризацию активов и обязательств

и принятие мер по результатам инвентаризации.

В табл. 2 приведены некоторые примеры применения

методов внутреннего контроля для достижения поставленных

целей.

Таблица 2

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: