Шаблоны и стили документов

Для облегчения создания текста, его форматирования и стандартизации оформления используется шаблоны и стили документов.Шаблон – это совокупность постоянного текста, графики, стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панели инструментов, нестандартного меню. Шаблонхраниться в виде специального файла с расширением .dot.

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д. Чтобы воспользоваться готовым шаблоном следует выполнить команду Файл ►Создать и в появившемся окне выбрать необходимый шаблон.

Для просмотра содержимого и внешнего вида документа, созданного на базе определенного шаблона используется команда Формат►Тема и в появившемся диалоговом окне нажимается кнопка [Библиотека стилей].

Стиль– это совокупность параметров оформления элементов документа, которая хранится под определенным именем. С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта.

Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Формат►Стиль. После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Стиль(рис. 4.7), в котором стили представлены в виде трех групп: все стили; используемые в документе; специальные стили, созданные пользователем.

В диалоговом окне Стиль для выбранного стиля в демонстрационном поле показывается пример оформления абзаца и символов, приводится описание стиля. Кнопка [Применить]осуществляет присваивание стилевых установок к активному документу. Кнопка [Создать]обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка [Формат]). Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. В существующий стиль с помощью кнопки [Изменить]можно внести необходимые изменения. Кнопка [Удалить]удаляет выбранный стиль. Кнопка [Организатор…]вызывает окно для копирования установленных стилей в шаблон или другой документ.

Если в документе отформатирован фрагмент текста и требуется так же отформатировать другие фрагменты, можно ускорить работу копированием атрибутов формата, применив кнопку [Формат по образцу] , расположенную на панели инструментов.

1. Набор текста. Главным понятием при работе с текстовым процессором явл-ся понятие док-та. Структурные эл-ты док-та: символ, абзац, страница (характ-ся размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, способами вертикального выравнивания, ориентации текста и др.), раздел (характ-ся определ-м форматом печатной страницы, способом нумерации страниц, кол-вом колонок текста и др.). При работе с текстом минимальной единицей инф-и явл-ся символ (Он определяется видом шрифта, размером и начертанием.)

2. Маркировка. В Word есть возмож-ть работы с нумерованными и маркированными списками. При использ-и этой возможности все выделенные абзацы оформл-ся в соответствии с единым форматом и к ним добавляются маркеры или нумерация.

3. Редактирование текста. При редактировании документа выполняются действия: добавление (вставка и замена. Для переключения этих режимов используется клавиша [Insert]), перемещение, копирование, удаление.

4. Форматирование док-та в Word. С понятием форматирования документа в Word связываются три основные операции: форматирование символов, форматирование абзацев, форматирование страниц. Основной единицей форматирования в документе Word принято считать абзац. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты.

5. Инструменты: автотекст (позволяет многократно вставлять в документ ранее созданные объекты (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.)), автозамена, автоформат (может автоматически произвести и некоторые замены текста в документе, например, заменить прямые кавычки парными.)

6. Разметка страницы. Текстовый процессор осуществляет автоматическое разбиение на страницы в соответствии с установленными параметрами, но можно установить и принудительный переход на новую страницу в любом месте текущей страницы. Word позволяет устанавливать нумерацию страниц, включать в номера страниц дополнительный текст и начинать нумерацию страниц с заданного номера, не только с первой страницы док-та. При изменении количества страниц в док-те нумерация обновляется автоматически. Номера страниц видны в режимах предварительного просмотра.

7. Шаблоны и стили док-в создаются для облегчения работы над текстом, его форматирования и стандартизации оформления. Шаблон – это совокуп-ть постоянного текста, графики, стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панели инструментов, нестандартного меню. Шаблон храниться в виде специального файла с расширением .dot. Стиль – это совокупность параметров оформления эл-в док-та, к-я хранится под определенным именем. С помощью стилей осущ-ся автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта.

· Работа с таблицами и вычисление в MS Word

1. Открыть Ваш файл Фамилия-Word(см. лабораторные работы №5 и №6).

2. В параграфе 2.4. Таблицы в тексте создать таблицу, заполнить ее содержимым, как показано в табл. 1. Заштрихованные ячейки не заполнять, а произвести в них расчет средствами Word (команда Таблица/ Формула).

Замечание. При формировании формул учитывать, что адрес ячейки состоит из обозначения столбца (A, B, C, D, …) и номера строки (1, 2, 3, …) при начале отсчета от верхнего левого угла таблицы. Например, адрес ячейки, где расположен план Брестского ОПС: В3.

Отформатировать таблицу по собственному усмотрению (можно как в предложенном Вам примере):

Анализ выполнения плана розничного товарооборота системой БПС

Замечание. Если в таблице будут изменены исходные данные, то вычисляемые ячейки нужно обновить, поместив курсор в любое место вычисляемой ячейки и нажав клавишу [F9]

3. Под таблицей поместить формулы расчета:

· _B:@KBL @540:B>@ D>@<C; :><0=4>9 Вставка/ Объект/ Microsoft Equation.
· _0G0BL 22>4 D>@<C;K A :;0280BC@K: f(t)=.

· _K1@0BL H01;>= 4;O 22>40 4@>18 .
· _ A;>B 7=0<5=0B5;O 225AB8 2K@065=85 G(a), а в слот числителя -m(mt).Нужные символы найти в шаблонах символов на панели редактора формул. Для задания интервалов между символами воспользоваться шаблоном
· _;O A>740=8O 25@E=8E 8;8 =86=8E A8<2>;>2 8A?>;L7>20BL H01;>= , управляющий индексами. Ввести степень a-1.
· _5@525AB8 :C@A>@ 2?@02> 2 :>=5F =01@0==>9 D>@<C;K 8 7025@H8BL 55 =01>@.
· _K9B8 70 ?@545;K D>@<C;L=>9 @0<:8 I5;G:>< <KH8.
· _=0;>38G=> 225AB8 2B>@CN D>@<C;C:

4. Установить размещение каждого раздела документа с новой страницы:

· _><5AB8BL :C@A>@ =0 =0G0;> @0745;0.
· _K?>;=8BL :><0=4C Вставка/ Разрыв /переключатель Начать новую страницу/[ОК].

5. Создать оглавление документа и поместить его перед ВВЕДЕНИЕМ:

· _><5AB8BL :C@A>@ =0 G8ABCN AB@0=8FC 8 >703;028BL ОГЛАВЛЕНИЕ.
· _K?>;=8BL :><0=4C Вставка/ Оглавление и указатели/ вкладка Оглавление.
· #AB0=>28BL G8A;> C@>2=59 703>;>2:>2, ?><5I05<KE 2 >3;02;5=85 (2 40==>< A;CG05 - 2 C@>2=O, B.5. I C@>25=L - 4;O @0745;>2, II C@>25=L - 4;O ?0@03@0D>2).
· _@>25@8BL 8 ?@8 =5>1E>48<>AB8 87<5=8BL 4@C385 =0AB@>9:8 480;>3>2>3> >:=0 Оглавление и указатели.
· _0602 :=>?:C Параметры, указать, какими стилями Вы определили заголовки I и II уровней. Для этого нужно найти Ваши стили в предложенном перечне и назначить им уровни. Уровни, предложенные по умолчанию, удалить.
· _K1@0BL ;N1>9 D>@<0B >3;02;5=8O 8 =060BL :=>?:C [ОК].

Замечание1. Из оглавления легко можно переместиться в нужный параграф щелчком по его гиперссылке.

Замечание2. Если документ будет изменен, то оглавление нужно обновить, поместив курсор в любое место оглавления и нажав клавишу [F9]

6. Сохранить Ваш доработанный документ.

· Встроенные объекты и их модификация

Создание сносок

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текстобычной сноскипомещается в конце текущей страницы, а текст концевойсноски – в конце документа или раздела.

Создание сноски осуществляется командой Вставка►Сноска.

Чтобы просмотреть и отредактировать текст сноски, следует выполнить команду Вид ►Сноска,или выполнить двойной щелчок мышью на ее знаке.

Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. При необходимости автоматически перенумеровать знаки сносок следует включить режим Авто.

Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу [Delete].

Создание оглавления

Текстовый процессор Word позволяет работать с большими документами. Для удобства работы с такими документами они разбиваются на части: разделы, главы, параграфы. Каждая структурная часть имеет заголовок, определенного иерархического уровня: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. Работа со структурными частями документа выполняется в режиме структуры, вызываемая командой Вид ►Структура. Единица обработки в этом режиме становиться структурная часть. Работа со структурной частью заключается в перемещении по вертикали в пределах одного уровня, повышении или понижении уровня иерархии, копировании, перемещении, удалении закрытых структурных частей документа.

Структурная часть документа имеет заголовок, который состоит только из одного абзаца. Каждому заголовку приписывается стиль определенного уровня: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. Для нумерации заголовков служит команда Формат ► Список, вкладка Многоуровневый. На основе заголовков можно создать оглавление.

Оглавление в документе Word представляет собой заголовки и соответствующие им номера страниц, где заголовки отображаются в виде гиперссылок, позволяющих перейти к нужному разделу документа.

Для формирования оглавления в документе Word необходимо:

1. Оформить заголовки, включаемые в оглавление, определенными стилями. При этом возможно использование вариантов стилей:

· встроенных стилей заголовков – используются готовые, разработанные и включенные в Word стили, например, Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.;

· пользовательских стилей – используются для создания собственных форматов заголовков.

2. В диалоговом окне, вызываемом командой Вставка►Оглавление и указатели►вкладка Оглавление указать стили, которые следует включить в оглавление путем определения для каждого из них соответствующего уровня.

3. Выбрать вид оглавления.

Далее Word автоматически найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовков, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе. При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков следует обновить оглавление клавишей [F9] при положении курсора в любом месте оглавления.

Рассмотрим создание оглавления на примере раздела 4 данного пособия. Его структуру можно представит в общем виде, как на рис.4.13.

1. Для задания стиля Заголовку первого уровня выделите текст заголовка (например, в данном разделе пособия это 4. Текстовые процессоры…).

2. Примените для выделенного заголовка стиль Заголовок 1, выполнив команду Формат► Стиль… и выбрав в поле Стили стиль Заголовок 1. Щелкните по кнопке [Применить].

Примечание. Применить нужный стиль можно, указывая на него в списке Стиль панели инструментов Форматирование.

3. Аналогичные действия выполните для заголовков других уровней иерархии: для Заголовка 2 уровня примените стиль Заголовок 2 (например, для параграфа 4.1. Назначение и классификация…); Заголовок 3 – для Заголовков 3 уровня (например, для пункта 4.6.1. Набор текста) и т.д.

4. Установите курсор в то место, куда будет вставляться оглавление документа и выполните команду Вставка► Оглавление и указатели►вкладка Оглавление.

5. В диалоговом окне Оглавление и указатели (рис. 4.14) в поле Уровни укажите количество уровней в документе (например, для раздела 4 данного пособия – 3 уровня). Нажмите [ОК].

Примечание. Если для заголовков разделов были выбраны пользовательские стили, то при формировании оглавления нужно нажать [Параметры], чтобы задать соответствие стилей и уровней.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: