Определение связей при помощи Схемы данных

1. Закрыть все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Для перехода в окно базы данных нажать клавишу F11.

3. Нажать кнопку Схема данных на панели инструментов.

4. Если в базе данных еще не определены связи, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы.

Если нужно добавить таблицы для создания связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажать кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов.

5. Дважды щелкнуть имена таблиц, для которых требуется определить связи, и закрыть диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу саму с собой, добавить ее дважды.

6. Чтобы установить связи между полями, выбрать поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице.

Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажать клавишу CTRL и, удерживая ее, выбрать каждое поле.

В большинстве случаев связывают поле первичного ключа (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа.

7. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверить правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить.

Если необходимо, установить параметры связи.

8. Для создания связи нажать кнопку Создать.

9. Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторить шаги с 5 по 8.

При закрытии окна Схема данных Microsoft Access выводит приглашение сохранить макет. Независимо от выбранного ответа созданные связи будут сохранены в базе данных.

Установка параметров связи

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных:

· Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод значений Null, показывающих, что записи не являются связанными.

Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую сделку, сделанную несуществующим клиентом, но можно создать запись для сделки, которая пока не отнесена ни к одному из клиентов, если ввести значение Null в поле «НазваниеКлиента».

· Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы «Сотрудники», если в таблице «Сделки» имеются сделки, относящиеся к данному сотруднику.

Каскадное обновление и удаление

Если при определении отношения установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения первичного ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях.

ПОНЯТИЕ ЗАПРОСА К БАЗЕ ДАННЫХ

Запрос есть механизм выбора и представления информа­ции из базы данных. Запрос направляется пользователем или про­граммой в СУБД для поиска отдельных записей в базе данных.

Создание запросов выбора. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Создание простого запроса на выборку с помощью мастера (показать)

1. В окне базы данных в списке Объекты выбрать Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос выбрать в списке строку Простой запрос и нажать кнопку OK.

3. Открыть список «Таблицы/Запросы» и выбрать таблицу-источник или запрос, а из списка «Доступные поля» – список полей таблицы (таблиц) и включить их в зону «Выбранные поля» для создания запроса ((дважды щелкнув мышью или нажав одну из кнопок навигации)). Если запрос формируется на основе нескольких таблиц или за­просов-источников, необходимо повторить описанные действия для каждого источника.

4. После выбора всех полей для формирования запроса щелкнуть кнопку «Далее»; на экране появится следующее окно диалога Мастера запросов, где предлагается: «Выберите подробный или итоговый отчет».

5. Для вывода каждого поля каждой записи выбираем «Подробный». Для подсчета значений поля по всем записям, следует выбрать опцию «Итоговый» и щелкнуть кнопку «Итоги...», а в открывшемся окне диалога «Итоги» – выбрать (путем установки флажка) вид выполняемого вычисления, например «Sum» и щелкнуть кнопку «ОК». Расчеты выполняются над значениями полей типа «числовой» и «денежный».

6. Щелкнуть кнопку «Далее» для задания имени созданного запроса и выбора одного из вариантов дальнейших действий: «Открыть запрос для просмотра данных» (запустить запрос), или «Изменить макет запроса» (открыть его в режиме конструктора). Щелкнуть кнопку «Готово».

Создание запроса с помощью Конструктора

С помощью Конструктора можно создать следующие виды запро­сов: простые, по условию, с вычисляе­мыми полями, с группировкой, параметрические.

Последовательность действий:

1) в окне базы данных выбрать вкладку «Запросы» и щелкнуть кнопку «Создать»; откроется окно диалога «Новый запрос»;

2) выбрать опцию «Конструктор»и нажать кнопку «ОК»; открывается окно диалога «Добавление таблицы».За ним появляется неактивное окно «Запрос на выборку».В нем из списка следует выбрать имя таблицы-источника, на основе которой будет проводиться выбор данных, и щелкнуть кнопку «Добавить»;в окне «Запрос на выборку»появится список выбранных полей для запросов. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, то действия повторяются для каждой таблицы-источника;

3) закрыть окно диалога кнопкой «Закрыть»;окно «Добавление таблицы»закроется, а окно «Запрос на выборку»станет активным. На экране появится окно Конструктора запросов, а в главном меню – команда «Запрос».

С помощью инструментария окна Конструктора формируем запрос:

• выбираем таблицу-источник, из которой проводится выборка записей;

• выбираем поля результатов запроса;

• указываем критерии для выборки, группирования и упорядочения данных.

Команды меню «Запрос» позволяют добавлять таблицы в окно Кон­структора запроса, удалять таблицы и другие операции.

Меню «Вид» содержит команды управления запросом.

Вычисляемые поля в запросах. Построитель выражений

В запрос можно включить вычисляемые поля, т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходных таб­лицах.

Новое вычисляемое поле создается прямо в Бланке запросов. Вы­ражение записывается в пустую ячейку бланка с помощью «Построи­теля выражений»,который предназначен для составления математи­ческих, логических и других выражений.

Окно«Построитель выражений»вызывается нажатием кнопки «Построить»на панели инструментов.

Окно «Построитель выражений» включает в себя четыре области с собственными полосами прокрутки. Создаваемое выражение фор­мируется в верхней области – поле ввода выражения. Там же разме­щаются и кнопки с некоторыми операторами.

Три области поиска элементов для записи выражения размещены в нижней части окна. Левая область содержит список источников дан­ных (таблицы, запросы и др.) и средства для записи выражений (функции, операторы и др.); средняя область – элементы, которые входят в выбранный в левом окне объект; правая область предназначена для формирования нуж­ного объекта (элемента).

Поиск нужных элементов начинается с левой области. Списки объектов в левой, средней и правой областях имеют иерархическое подчинение.

Групповые операции.

При необходимости выполнить вычисления суммы в группе записей (для подсчета суммы стоимостей всех товаров

в каждой сделке).

Для этого надо на­жать на кнопку«Групповые операции»на панели инструментов. Пос­ле этого в Бланке запроса по­явится новая строка под названием Групповые операции.В ней в соответствующей графе указать тип выполняемого вычисления, раскрывая список типов операций (например, Sum – сложение, Avg – среднее, Min – минимальное, Max – максимальное значение, Count – количество записей и т.п.).

Параметрический запрос.

Параметрический запрос – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, нужно ввести в ячейку строки Условие отбора выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

Чтобы запросить у пользователя один или несколько знаков для поиска записей, которые начинаются с этих знаков или содержат их, можно использовать оператор LIKE и подстановочный знак (*).

Перекресный запрос.

Перекрестный запрос используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Последовательность действий при создании перекрестного запроса с помощью Мастера:

1) на вкладке «Запросы» окна базы данных нажать кнопку «Создать»;

2) в диалоговом окне «Новый запрос» выбрать в списке «Перекрестный запрос»и нажать кнопку «ОК»; откроется окно «Создание перекрестных таблиц»;

3) выбрать из списка запрос-источник и дальше выполнять инструкции в диалоговых окнах Мастера.

Последовательность действий при создании перекрестного запроса при помощи Конструктора:

1) в режиме Конструктора создать запрос-источник;

2) на панели инструментов нажать кнопку «Тип запроса»и выбрать опцию «Перекрестный»;

3) для полей, значения которых будут заголовками строк, в строке Перекрестная таблица,выбрать ячейку «Заголовки строк»и оставить в строке Групповая операциязначение «Группировка»;

4) для полей, значения которых будут представлены в запросе в качестве заголовков столбцов, в строке Перекрестная таблицавыбрать ячейку «Заголовки столбцов».Значение «Заголовки столбцов»можно выбрать только для одного поля и оставить – «Группировка».

Примечание:по умолчанию заголовки столбцов сортируются по алфавиту или числовому значению.

5) для поля, значения которого нужно использовать при создании перекрестной таблицы, щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите Значение.

Примечание: пункт Значение можно выбрать только для одного поля.

6) в строке Групповая операция выберите статистическую функцию, которая будет использована для заполнения перекрестной таблицы (например, Sum, Avg или Count).

7) далее можно выполнить следующие действия:

для задания условия отбора, ограничивающего отбираемые заголовки строк до выполнения вычисления, ввести выражение в строку Условие отбора поля, для которого в ячейке строки Перекрестная таблица выбрано значение Заголовки строк

Запросы действия.

Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

На удаление. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

На обновление. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

На добавление. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: