Сделай Сам Свою Работу на 5

Основные принципы электронного документооборота





Основными принципами электронного документооборота являются:

Однократная регистрация документа - параллельное выполнение различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их выполнения.

Непрерывность движения документа - единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключает дублирование документов.

Эффективно организованная система поиска документа - отправка и передача электронных документов.

Получение электронных документов. Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота.

Проверка целостности электронного документа. Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Основные задачи, решаемые СЭД

· Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных (докладных) записок на имя руководителя от структурных подразделений)



· Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных (докладных) записок от структурных подразделений на имя руководителя)

· Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения

· Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий)

· Контроль исполнительской дисциплины

· Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов

· Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов



· Набор функций для поддержки работы с организационно-распорядительными документами

· Различные виды статистической отчетности

· Прозрачный механизм заместителей

· Работа с шаблонами документов

· «Подписка» на документы

· Разграничение прав доступа к документам

· Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании оргструктуры организации

· Надежное хранение документов в структурированном хранилище

· Возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота или с системами электронного документооборота сторонних организаций, что позволяет создать в организации единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.

Нормативно-правовая база внедрения систем электронного документооборота в Украине

Основным нормативными актами, которые регулируют отношения в сфере электронного документооборота являются: Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” и Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».

Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” определяет основные принципы организации электронного документооборота и статус электронных документов.

В отличие от обычных бумажных документов электронные документы имеют свою специфику, основным отличием, которой является возможность их тиражирования и передачи в каналах электросвязи.

В этом законе определяется такой термин как данные, под которым понимают информацию, представленную в формальном виде, удобном для ее обработки электронными устройствами. Ст. 1.



Здесь же определены такие термины как:

- адресат – субъект, которому предназначается электронный документ;

- посредник – лицо, которое оказывает услуги взаимодействия субъектам, обменивающимся электронными документами;

- обязательные реквизиты электронных документов – данные, являющиеся частью документа, без которых он не может быть признан таковым;

- автор электронного документа – лицо, создавшее документ;

- субъекты электронного документооборота – лица, обладающие установленными законом правами и обязанностями в процессе электронного документооборота.

Закон определяет электронный документ как информацию, представленную в виде данных, включающих обязательные реквизиты. Ст. 5.

Здесь же устанавливаться определение электронной подписи как обязательного реквизита. Ст. 6.

Оригиналом электронного документа считается его электронный экземпляр с обязательными реквизитами, включая электронную подпись.

В статье 7 указывается, что оригиналов документа может быть несколько, если он рассылается нескольким адресатам.

Юридическая сила документа не может быть опротестована на том основании, что он электронный. Ст. 8.

Законом предусматриваются, что электронный документ не может рассматриваться как оригинал в случае:

- когда речь идет о свидетельстве на наследство;

- когда документ должен существовать в единственном экземпляре.

- в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Электронный документооборот – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения, выполняемые с соблюдением процедур проверки подлинности.

Субъекты электронного документооборота, осуществляющего его на договорных основах, самостоятельно определяют режим доступа к электронным документам, содержащим конфиденциальную информацию, и устанавливают для них систему защиты.

Поскольку электронный документооборот невозможен без специальных распределенных систем, реализующих информационные процессы, понадобился отдельный закон, регламентирующий отношения между субъектами, в процессе их эксплуатации.

Закон Украины “Об электронной цифровой подписи” определяет электронную цифровую подпись, как вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора данных, добавляемого к этому набору или логически с ним объединяющегося и дающего возможность проверки целостности этого набора, а также идентификации подписанта.

Этот закон определяет следующий состав субъектов, являющихся участниками процесса постановки и применения электронной цифровой

· подписи:

· подписант;

· пользователь;

· центр сертификации ключей;

· аккредитованный центр сертификации ключей;

· центральный освидетельствующий орган;

· освидетельствующий орган исполнительной власти;

· контролирующий орган исполнительной власти. Ст. 2.

Вопросы применения органами государственной власти положений указанных законов регламентируются Постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года «Об утверждении Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности».


 

Заключение

Итак, внедрение системы электронного документооборота есть единой

платформы делового общения, где хранится вся информация, любой уполномоченный сотрудник организации может легко и быстро получить доступ к нужной информации.

Использование системы электронного документооборота повысит качество и оперативность работы с документами, а также позволит снизить операционные расходы, связанные с организацией коммуникаций между сотрудниками.

Внедрение системы электронного документооборота регулируется на законодательном уровне такими правовыми документами, как Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” и Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».

 

 


 

Список источников

1. Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г.

2. Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г.

3. Литовченко О.О. Проценко Н.К. Правове регулювання електронного документообігу в Україні. – Кременчук, 2012. – 32 с.

4. http://archive.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum%20/Uproz/2010_9/u1009kr2.pdf

5. http://www.directum.ru/425833.aspx

6. http://tppit.ru/articles/28-articleerp/31-artiche-introduction-erp.html

7. http://www.neologica.ru/publish-data/articles/documentooborot/

8. http://www.rae.ru/forum2012/327/1343

9. http://www.marka.net.ua/document/

10. http://www.ukrcc.com/ru/ecp/

11. http://softmag.info/vnedrenie_sistemy_elektronnogo_dokumentooborota.html

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.