Предпосылки создания функционально-ориентированных организаций. Инструментальные системы для моделирования бизнеса. Сравнительный анализ инструментальных средств (IDEF0 и ARIS).

Предпосылки создания функционально-ориентированных организаций:

1) Работы Фредерика Тейлора (основатель системы современного менеджмента и научн. организации труда)

4 Основных принципа:

• Обобщение и классификация умений и навыков всех сотрудников
• Отбор сотрудников по их умениям и навыкам на основе научного установления признаков
• Администрирование осуществление неформальных отношений.
• Равное разделение труда между сотрудниками и его руководителем

2) Делегирование — передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Руководитель предоставляет свободу действий, но не несет стратегическую ответственность. Обычно делегируется специалист деятельность рутинная работа, частные вопросы деятельности, подготовительная работа. Стратегические вопросы не подлежат делегированию

3) Работы Макса Вебера (начало 20 в.) Введена концепция «рациональной бюрократии»

1. Введение инструкций, которые регламентируют подчиненность сотрудников.
2. Договорённость в них прав контроля
3. Введение инструкций в письменном форме а также вся управленческая работа
4. Разграничение личностной и должностной сферы сотрудников
5. Ограничение должностных обязанностей по сферам компетенции
6. Основное занятие сотрудников исполнение должностных обязанностей

4) Создание принципов формирований личностной структуры подразделении

Контрагентная модель – структуры и подразделения сгруппированы по контрагентам

Продуктовая модель - структуры и подразделения сгруппированы по продуктам

Проектная модель - структуры и подразделения сгруппированы по проектам

Функциональна модель структуры и подразделения сгруппированы по функциям

Одним из важнейших этапов решения задачи построения модели бизнес-архитектуры является выбор инструментальной среды.

Для автоматизации моделирования процессов сложился специальный класс программных продуктов. Наиболее известными являются такие продукты, как ARIS, IDEF0.

Сравнительный анализ инструментальных средств

Теоретические основы управления процессами. Понятие системы, свойства системы, структурный анализ, цикл управления процессами. Методологии описания деятельности. Виды, сравнительный анализ.

Теоретические основы базируются на системном подходе к управлению.

Сложная организационная производительная система управления

Система – совопупности из 2-х и более элементов, удовлетворяет следующим условиям.

• Поведение каждого элемента влияет на поведение всей системы
• Поведение элементов и их взаимодействие на всю систему взаимозависимости.
• Если существует подгруппы то каждая из них влияет на поведение системы и не одна из них не оказывает такого влияния независимо

Следствие: система представляет собой некоторое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей.

Основные принципы системы:

1. Целостность -

2. Структурность -

3. Взаимозависимость -

4. Иерархичность -

Свойства системы:

Ограниченность

Целостность

Системный подход – метод, используемый при описании свойств системы в виде различных нотаций.

Свойство системного подхода:

1. Состояние системы множество одновременных существующих свойств ее элементов и взаимодействия с ними
2. Процесс – применение состояния системы
3. Эффективность – показатель успешности функционирования системы по достижению целей
4. Критерий эффективности – обобщённый показатель по которому можно выбрать лучшее состояние системы
5. Структура (строение) – совокупности элементов системы и взаимодействий между ними:

1. Иерархичная – отбор функций одних познаний по отношению к другим

2. Линейная – каждый элемент связан с двумя соседними, информация передается из одного объекта в другой, при выходе из системы в одного объекта структура передает информацию.

3. Кольцевая

4. Сотовая

5. Многосвязная

6. Звездная

7. Смешенная

Структурный анализ – способ который осуществляется декомпозиции системы, путем разбиения их на части, которая представляет собой «черные ящики» и иерархичную организацию этих черных ящиков

Разбиение системы на элементы должно удовлетворять следующие критерии:

1. Каждый элемент должен реализовывать функцию системы
2. Функция каждого элемента должна быть легко понимаема, независимо от сложности
3. Связь между элементами определяется связью между соответствующими функциями системы.
4. Связи между элементами должны быть максимально простыми для обеспечения независимости.

Проблемы с которыми приходятся сталкиваться при описании детализации, оптимизации и формирования схем бизнес-процессов:

1) Аналитику сложно получить необходимую информацию для оценки требований к системе, с точки зрения заказчика.

2) Заказчик, в свою очередь, не имеет достаточной информации о проблеме обработки данных для того чтобы судить, что является выполнимым, а что - нет.

3) Аналитик сталкивается с чрезмерным количеством подробных сведений, как о предметной области, так и о новой системе.

4) Спецификация системы из-за объема и технических терминов часто непонятна для заказчика.

5) Спецификации, понятной для заказчика, может оказаться недостаточно для проектировщиков и программистов, создающих систему.

Цикл управления бизнес процессами

Проектирование > Моделирование > Выполнение>мониторинг> Оптимизация > Проектитрование>

Цикл управления бизнес процессами следует принципам непрерывного улучшения. Исходя из этих принципов, управление состоит из повторяющихся этапов. Каждый этап включает в себя несколько фаз. В ходе выполнения каждой фазы выполняется определенный набор действий.

Методологии описания бизнес-процессов - это совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира (например, деятельность организации) и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основных составляющих:

1. Теоретическая база;

2. Описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

3. Рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик.

Описание бизнес-процессов является одним из наиболее трудоемких этапов проекта и требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. Процессы можно описывать, используя различные инструменты: EXCEL, BPWin, ARIS, MS Visio. Главное то, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов

Процесс и его компоненты. Понятие бизнес-процесса, элементы процесса, понятие владельца процесса, документирование процесса, показатели и точки измерений. Понятие ЦКП и его роль для бизнес-процессов. Эталонные и референтные модели. Эталонные модели по ИСО/МЭК

Процесс– устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (клиента).

Бизнес-процесс (Business Process) – установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для внутреннего или внешнего клиента.

Бизнес-процесс (2 определение) - представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной деятельности, осуществляемой обычно в рамках заранее определенной организационной структуры, которая отражает отношения между участниками.

Можно выделить четыре основные категории элементов:

● Объекты схемы - основные графические элементы (События, Действия, Объединения)

● Объекты связи – существует 3 способа соединения (Последовательный поток, Поток сообщений, Ассоциация)

● Дорожки – способы группировки основных элементов (Области, дорожки)

● Артефакты – дополнительная информация.

Владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

Документированиеявляется средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий по идентификации и описанию процессов и достигнутых результатов.

Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения Системы менеджмента качества и управления.

Целевой конечный продукт - это товары и услуги, которые покупаются потребителями для конечного использования, а не для перепродажи или переработки..

Эталонная модель (англ. reference model, master model) — это абстрактное представление понятий и отношений между ними в некоторой проблемной области.

Референтная модель бизнес-процесса - модель эталонного бизнес-процесса для предприятий конкретных отраслей промышленности.

Они объединяют в себе схемы оптимальных бизнес-процессов, проверенные и одобренные на практике. Облегчает работу по описанию существующих бизнес-процессов предприятия и позволяет разработать собственные модели.

Эталонные модели по ИСО/МЭК.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 7498
Взаимосвязь открытых систем.
Базовая эталонная модель
Целью настоящего стандарта, распространяющегося на эталонную модель взаимосвязи открытых систем (ВОС), является создание основы для скоординированной разработки стандартов в указанной области. Допускается также использование существующих стандартов ВОС и определяется их будущее местоположение в рамках эталонной модели
Термин «взаимосвязь открытых систем» относится к стандартам на обмен информацией между системами, «открытыми» друг другу для такого обмена путем совместного использования ими соответствующих стандартов.
Часть 1 Базовая модель
Часть 2 Архитектура защиты информации
Часть 3 Присвоение имен и адресация
Часть 4 Основы административного управления

Основные принципы ТОС. Понятия «барабана», «прохода» и «бутылочного горла». Принципы расшивки бизнес-процессов. Принципы саморегуляции бизнес-процессов. Методы анализа процессов. Построение процессной сети.

Теория ограничений (TOC) — популярная методология менеджмента, в основе которой лежит нахождение и управление ключевым ограничением системы, которое предопределяет успех и эффективность всей системы в целом. Подход ТОС основан на том, чтобы выявлять это ограничение и управлять им для увеличения прибыли.

Основной особенностью методологии является то, что делая усилия над управлением очень малым количеством аспектов системы, достигается эффект, намного превышающий результат одновременного воздействия на все или большинство проблемных областей системы сразу.

Одним из методов ТOC, широко применяемым в сфере производства, является метод «барабан — буфер — верёвка», задающий следующие принципы:

«барабан» — производство должно работать по некоторому ритму;

«буфер» — перед ограничением должен находиться некоторый буфер запасов материалов, защищающий ограничение от простоев;

«верёвка»— материалы должны подаваться в производство только тогда, когда запасы перед ограничением достигли некоторого минимума, не раньше, чтобы не перегрузить производство.

Определяют "узкие места" производства. Разрабатывают предложения по "расшивке" "узких мест".

Узкое место(бутылочное горло) -уменьшение объема какого-либо ресурса, может повлиять на прибыль. Такой ресурс, образующий «узкие места производства», желательно иметь с некоторым запасом

изменение объема какого-либо ресурса, используемого в производстве, соответственно изменяется план производства и прибыль предприятия

Саморегуляция бизнес-процессов (операционная методика, входящая в состав ЛХББ) ­– функционирование бизнес-процессов, осуществляемое с предварительной установленной ориентацией и минимальным управленческим воздействием

Методы анализа процессов

Анализ процессов это графическое изображение процессов и анализ информации по ним.

Виды анализов БП:

1. Качественный

2. Количественный

Построение процессной сети – выполненяется во время ранжирования процессов, выделяются те которые наиболее сильно влияют на цели компании, и принятия решения какие из них нужно оптимизировать в первую очередь.

7. Предметные области, их анализ, уровни описания, принципы выделения бизнес-процессов. Методологии описания предметных областей.
Методология IDEF0. Основные элементы и понятия IDEF0

Предметная область — часть реального мира, рассматриваемая в пределах данного контекста

Анализ предметной области – особый вид научной деятельности, в результате которой строится модель предметных знаний.

Этапы:

· анализ концептуальных требований и информационных потребностей

· выявление информационных объектов и связей между ними.

· построение модели предметной области и проектирование концептуальной схемы БД.

Анализ предметной области 1 шаг, с которого начинается разработка ПО.

Выполняется для:

· понимания языка на котором говорят на этом предприятии.

· выявление целей деятельности.

· определение набора решаемых задач.

Уровни описания предметной области:

1. Сбор информации о предметной области, его целях и задачах, его линии видения

2. Изучение внешних процессов, взаимодействующих с предприятием и среда, в которой предприятие осуществляет свою деятельность.

3. Взаимодействие между сотрудниками и процессы, происходящие внутри предприятия.

Уровни описания:

1. Создание организационной схемы, которая содержит: уровень руководства, уровень подразделения предприятия, структура подразделений (перечень должностей и численность).

2. Функциональная модель – отражает взаимодействие с внешней средой(партнеры, поставщики, агенты, гос. структуры) и превращение полученных извне ресурсов в продукцию предприятия. Взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности. Отделы и сотрудники отображаются в виде блоков, а стрелки отображают функции,связи и денежные потоки.

3. Создание информационной модели (процессы получения, хранения и производства информации). Модель показывает откуда возникает информация, и куда передается, где хранится и как используется.

Методологии описания предметных областей.

В соответствии с различными представлениями об организации принято различать методики объектные и функциональные (структурные).

В настоящее время для проведения моделирования деловых и информационных процессов разработаны различные методологии и соответствующие инструментальные средства, большинство из которых имеют узкую направленность применения.

Методологии функционального моделирования (диаграммы потоков данных, структурные диаграммы процессов) ориентированы на отображение последовательности функций. При их использовании трудно определить конкретные альтернативы процессов, не видна схема взаимодействия объектов. Объектные модели, наоборот, отражают только обобщенную схему взаимодействия объектов без детализации последовательности выполнения функций. Методологии объектно-ориентированного подхода отражают объекты, функции и события, при которых объекты инициируют выполнение конкретных процессов; при этом теряется общая наглядность модели.

В рамках стандартныхIDEFнесколько методологий

IDEFO –методология функционального моделирования (отображение свойств системы, происходящее в виде взаимосвязей)

IDEF1 –методология моделирования информационных потоков.

IDEF1Х –методология построения реляционных структур.

IDEF2 –методология динамической модели развития системы (как изменится процесс с течением времени)

IDEF3– методология документирования процессов (как правило технические).

IDEF4 –методолгия проектирования объекто-ориентировочных информационных систем.

IDEF5 –методолгия антологических исследований ( с помощью определенного словаря терминов и утверждений).

В основе IDEFOлежат 4 основные понятия:

1. Функциональный блок (activity box)

2. Интерфейсная дуга (arrow)

3. Декомпозиция (Decomposition)

4. Глоссарий (Glossary)

8. Функции управления и функциональные области управления. Их взаимосвязь. Поддержка информационными системами функций управления
Правила групповой работы над разработкой IDEF0-моделей

Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.

Как видно, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления.

Управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основных функции управления:

1. Планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней и внутренней среды.

2. Функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними, исходя из размера предприятия, его целей, технологии и персонала; организует работу, т.е. обеспечивает роботу необходимыми ресурсами и определяет способы выполнения.

3. Мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.

4. Контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.

Менеджмент охватывает отдельные функциональные области производства, предпринимательства и социальную среду на предприятии. Включает:

Инновационный менеджмент - управление процессами создания, распространения и применения продукции и технологий, обладающих научно-технической новизной и удовлетворяющих новые общественные потребности. Область НИОКР.

Финансовый менеджмент - осуществляет управление движением финансовых средств на стадиях жизненного цикла продукции: создание, рост, стабилизация, спад.

Инвестиционный менеджмент - управление процессами привлечения, рассредоточения и использования долгосрочных вложений капитала.

Производственный менеджмент- управление процессами производства продукта на предприятии, использованием ресурсов, затратами и результатами на стадиях производственного цикла и в общефирменном масштабе.

Менеджмент по персоналу - управление процессами найма, расстановки, движения, стимулирования кадров, оптимизация организационных факторов и условий труда.

Цель информационной технологии управления – удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. На этом этапе идет оценка планируемого состояния объекта управления и оценка отклонений от планируемого состояния; выявление причин отклонений; анализ возможных решений и действий. Информационные системы управления подходят для удовлетворения потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных (создаются в соответствии с установленным графиком ) или специальных (создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное) управленческих отчетов.

Дисциплина групповой работы над разработкой IDEF0-модели

Стандарт IDEF0 содержит набор процедур, позволяющих разрабатывать и согласовывать модель большой группой людей, принадлежащих к разным областям деятельности моделируемой системы. Обычно процесс разработки является итеративным и состоит из следующих условных этапов:

Создание модели группой специалистов, относящихся к различным сферам деятельности предприятия. Эта группа в терминах IDEF0 называется авторами (Authors). Построение первоначальной модели является динамическим процессом, в течение которого авторы опрашивают компетентных лиц о структуре различных процессов. На основе имеющихся положений, документов и результатов опросов создается черновик (Model Draft) модели.

Распространение черновика для рассмотрения, согласований и комментариев. На этой стадии происходит обсуждение черновика модели с широким спектром компетентных лиц (в терминах IDEF0- читателей) на предприятии. При этом каждая из диаграмм черновой модели письменно критикуется и комментируется, а затем передается автору. Автор, в свою очередь, также письменно соглашается с критикой или отвергает её с изложением логики принятия решения и вновь возвращает откорректированный черновик для дальнейшего рассмотрения. Этот цикл продолжается до тех пор, пока авторы и читатели не придут к единому мнению.

Официальное утверждение модели. Утверждение согласованной модели происходит руководителем рабочей группы в том случае, если у авторов модели и читателей отсутствуют разногласия по поводу ее адекватности. Окончательная модель представляет собой согласованное представление о предприятии (системе) с заданной точки зрения и для заданной цели.

Наглядность графического языка IDEF0 делает модель вполне читаемой и для лиц, которые не принимали участия в проекте ее создания, а также эффективной для проведения показов и презентаций. В дальнейшем, на базе построенной модели могут быть организованы новые проекты, нацеленные на производство изменений на предприятии (в системе).

9. Методы анализа процессов: SWOT-анализ, анализ графических схем, анализ по отношению к требованиям. Моделирование предметных областей деятельности в концепции цикла Дёминга. Декомпозиция деятельности организации на последовательно исполняемые этапы

SWOT анализ – является хорошим и быстрым способом для определении ее сильных и слабых сторон, положения на рынке и определения дальнейших путей ее эффективного развития

Проведение анализа:

1. Провести анкетирование руководителей и специалистов организации
2. Обработать результаты анкетирования, формируя рейтинг ответов
3. Построить таблицу SWOT-анализа
4. Провести «мозговой штурм»

SWOT-анализ – инструмент для качественной предварительной оценки прогресса, получения на его основе данные используются для :

• Какие стороны усиливать
• Какие подстраивать
• Какие факторы необходимо использовать, а с какими бороться

Результат используется на уровне стратегического управления и на уровне управления качеством.

Анализ графический схем

Имеется ряд существующих организаций:

1. Процесс представляется сложным объектом, отразить процессы которых в виде одной графической схемы невозможно
2. Любая графическая схема будет отражать информацию в соответствующем с выбранной средством описания, каждая из которых обладает своими достоинствами и недостатками
3. Построение графических схем зависти от субъективного подхода аналитика

Субъективизм приводит к затруднению эффективности анализа

Анализ по отношению к типовым требованиям

Используется стандарт ISO 9000. Любой процесс организации можно анализировать с точки зрения удовлетворения некоторым требованиям.

Измерение и нализирование показателей

Показатель и продукты могут быть определены

Показатели:

Абсолютно

Комплексная система управления качеством продукции (УКП) - это применение статистических методов на всех этапах производства, которая в наивысшей степени способствует экономичному производству продукции. УКП, развиваясь циклически, проходит через определенные этапы. Этот цикл называется циклом Деминга, а его реализация - оборотом цикла Деминга.

Понятие цикла Деминга не ограничивается только контролем качества изделий, его можно распространить на все управление производством. А именно, управление любыми процессами, включая управление качеством продукции, можно рассматривать как последовательность прохождения следующих важных этапов:

· План (PLAN)

· Реализация (DO)

· Проверка (CHECK)

· Исправление (ACTION)

Цикл Деминга всегда имеет не один, а несколько оборотов. Реализация этого цикла группой специалистов обеспечит повышение качества продукции. При умелой реализации цикла Деминга на предприятии можно ожидать наибольшей эффективности их работы при минимальных затратах.

Виды декомпозиций

Декомпозиция (разложение, раскладывание) является основным элементом при системном анализе. Системный анализ начинается с установления однотипных элементов, включенных в систему. Определяется полнота элементов, атрибуты элементов. Общее описание системы получается как сумма или объединение характеристик отдельных элементов.

Декомпозиция может быть линейной (одномерной), многомерной, иерархической. Линейная декомпозиция самая простая: система раскладывается на последовательный ряд однотипных элементов. В иерархической декомпозиции, в какой-то степени, сохраняется однотипность, но, дополнительно, каждому элементу присваивается иерархический уровень или устанавливается родительский элемент. В силу визуального совпадения иерархическую декомпозицию называют иногда деревом.

10.Методы анализа процессов. Схема видов анализа процессов.
Управление бизнес-процессами. Архитектура бизнес-инжиниринга (АБИ). Уровни АБИ.

Анализ проблем процесса – основное назначение определить дальнейшее направление более глубокого анализа.

1. Производится укрупненная схема процесса в неформализованном виде.

2. На схеме отображаются основные группы, выполняющие функции и их исполнители.

3. На схеме отображаются все проблемные области и дается им краткая характеристика.

Ранжирование – подготовительная стадия проекта, когда необходимо определить какие процессы наиболее сильно влияют на достижение целей компании и принять решение какие из них нужно оптимизировать в первую очередь. (построение процессной сети)

Визуальный анализ графических схем.

Имеет ряд ограничений :

1. Процесс, представляющий сложный объект, отразить процессы в виде одной графической схемы невозможно.

2. Любое графическая схема будет отображать информацию в соответствии с выбранным инструментом, каждый из которых обладает своими достоинствами и недостатками.

3. Построение графических схем зависит от субъективного подхода аналитика.

Анализ выходов и входов

1. Анализ соответствия входов и выходов содержательному составу документов или иной представляемой информации

2. Анализ неиспользуемых входов и выходов.

Анализ функций для ЭДФО

1. Планирование

2. Учета

3. Контроля

4. Принятия решения

Анализ ресурсов

Вопросы 1. Кто. 2 с чем. 3 с помощью чего

В результате выделяется узкие места по нехватке ресурсов.

Анализ по отношению к типовым требованиям:

Применяется цикл PDSA

Анализ по отношению к нормативным актам: ISO 9000

Анализ удовлетворенности клиентов – числовая величина, характеризующая степень удовлетворения потребителя от результата процесса. Виды удовлетворенности:1. Удовлетворенность по ЦКП, 2. Удовлетворенность конечного потребителя от продукции или услуги.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: