Сделай Сам Свою Работу на 5

Унификация структуры документов и методов контроля информации в документах. формуляр-образец. унификация организация текста. бланки документов.





Государственный классификатор управленческой документации назначения структура и ведение

Государственный классификатор управленческой документации (ГКУД) является составной частью государственной системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

ДКУД содержит классификацию документов, разработанную для практического использования при работе с документами, а именно при заполнении унифицированных форм (бланков) документов. Каждому виду номинала управленческого документа (например: приказ о реорганизации министерства, товарно-транспортная накладная, приходный ордер и т.д.) предоставляется кодовое (в данном случае - цифровое) обозначение, благодаря чему конкретный документ в условиях реализации автоматизированной информационной системы может быть быстро разыскан за этой информационной (поисковой) признаку. ДКУД входит в состав нормативных документов государственной системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации в Украине.

объектами классификации в нем есть государственные (межведомственные, межотраслевые) унифицированные формы документов (УФД), которые утверждаются министерствами, государственными комитетами или другими ведомствами - разработчиками унифицированных систем управленческой документации. В ДКУД приведены названия и кодовые обозначения УФД, входящих в утвержденные унифицированные системы документации (УСД). То ДКУД является номенклатурным перечнем УФД с их уникальными кодовыми обозначениями. Кроме указанного выше назначения ДКУД для кодирования информации (предоставление идентификационных номеров УФД) в автоматизированных информационных системах, он используется также для учета и систематизации, контроля состава и содержания УФД в каждом классе документации, организации ведения соответствующих классов документации в данном классификаторе.



Характеристика структуры ДКУД ДКУД содержит следующие классы УСД с их кодовыми обозначениями: Ø организационно-распорядительная документация - 02;

Ø первично учетная документация - 03;

Ø банковская документация - 04; Ø финансовая документация - 05;



Ø отчетно-статистическая документация - 06;

Ø плановая документация - 07; Ø ресурсная документация - 08;

Ø торговая документация - 09; Ø внешнеторговая документация - 10; Ø ценовая документация - 13;

Ø документация по труду, социальным вопросам и социальной защиты населения - 15;

Ø документация по бытовому обслуживанию населения - 17;

Ø бухгалтерско-учетная документация - 18;

Ø документация из Пенсионного фонда - 20;

Ø словарно-справочная документация - 21.

В ДКУД использованы три уровня классификации: класс УСД (класс документации) - подкласс УСД (подкласс документации)-УФД (вид номинала документа). На уровне конкретного документа, т.е. УФД, вида номинала, его цифровой код состоит из семи знаков: два знака - код класса УСД, еще два знака - код подкласса УСД и три знака - соответствующий регистрационный номер УФД. Например, регистрационно-контрольная карточка в ГКУД имеет код 0202053, поскольку регистрационный номер его формы 008 и она входит к подклассу «Документация по организации процессов управления", что код 0202 в классе "Организационно-распорядительная документация" (код 02).

Ведение ДКУД осуществляет Государственный научно-исследовательский институт информатизации и моделирования экономики Национального агентства по вопросам информатизации при Президенте Украины. Актуализация ДКУД осуществляется один раз в год. С введением в действие государственного классификатора управленческой документации новой редакции прекращается действие ДК 010-96.

8. унификация и стандартизация управленческой документации содержание регламентация процессов унификации управленческой документации



Унификация обеспечивает не только сокращение времени на составление документов, а оптимизацию: уплотнение записей, возможность выборочной обработки, организацию многоаспектного поиска информации, приспособления документации к разработке в составе автоматизированной базы данных. Поскольку документирование является одним из основных средств осуществления функций, возложенных на управление социальными системами, то при унификации управленческих документов нужно прежде установить четкое соответствие между управленческой функцией и содержанием документа, в котором ее отражено.

Унификация управленческих документов - лишь одна, относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном этапе, уровне и управлении в целом. Унификация рассматривают как один из главных методов стандартизации. Она призвана обеспечить приведение объектов стандартизации в рациональной номенклатуры по форме, нормами, типоразмерами по их функциональному назначению.

Стандартизация помогает снизить затраты на работу с документами, повысить оперативность их подготовки, обработки, восприятия размещенной информации пользователями Особенности унификации и стандартизации документов, используемых в автоматизированных компьютерных информационных системах, Результаты унификации и стандартизации документов позволяют повысить производительность труда на различных этапах технологического процесса работы с документами. Унификация и стандартизация полезны и при традиционных, ручных методах работы с документацией, но их эффективность возрастает по мере механизации и автоматизации управленческого процесса. Цель унификации и стандартизации управленческой документации заключается в том, чтобы путем совершенствования их содержания и формы создать систему документов, внедрение которой даст максимальный социальный и экономический эффект. Сейчас действует более 20 унифицированных систем документации. Существуют также несколько государственных стандартов, которые определяют: требования к документам, требования к построению формуляров образцов, системы организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов; другие. Применение стандартов документов ведет к однородности оформления документов, что является необходимым условием для автоматизации работы с ними и понимание их смысла

Правила документирования - требования и нормы, то регламентирующих порядок создания документов. Рекваит служебного документа-элемент оформления служебного документа, который фиксируется с целью унификации этого процесса, идентификации документа и предоставления ему юридической силы. Формуляр служебного документа - состав и последовательность размещения реквизитов в служебном документе. Унификация процессов создания служебного документов включает два главных направления - унификацию составления текстов и унификации оформления документов.

унификация структуры документов и методов контроля информации в документах. формуляр-образец. унификация организация текста. бланки документов.

Требования к построению отмечается, что документы, которые используются на разных уровнях управления, должны создаваться на основе заполнения соответствующих унифицированных форм. Унифицированные формы документов с бумажным носителем необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований УСД.

Формуляр-образец документа - модель построения формуляра служебного документа, устанавливающего область его использования, формат, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и рекпизнты.

Формуляр-образец имеет вид чертеж, содержащий план размещения реквизитов и описание этих реквизитов. Формуляр-образец строится для совокупности документов,

Формуляр-образец должен содержать все реквизиты и необходимую для их размещение площадь. Как уже отмечалось, в ДСТУ 3844-99 зафиксированы основные требования к построению формуляра-образца, в том числе определены форматы служебных берега, требования к рабочей площади, построению конструкционной сетки. частности, формат бумаги определяется на основе состава и итоговой площади занимают реквизиты документа, которые должны быть рационально расположены на листе.

Унификация организации текста объединяет унификации расположения отдельных его частей в зависимости от вида документа и использование при этом устоявшихся словесных форм - слов, слоБосполучень, предложений. В специальной литературе такое сочетание, как правило, называют унифицированным текстом.

Унифицированные формы документов часто представлены в виде бланков, где зафиксирована построение структуры документа (расположение его реквизитов) и структурная и языковая организация его унифицированного текста (т.е. главного реквизита). Общие требования к изготовлению бланков документов формулируются ДСТУ 3844-99 (здесь они называются бланками унифицированных форм) и этот материал является продолжением требований к построению УФД. Бланк служебного документа - унифицированная форма служебного документа с фиксированной печатью постоянной частью информации реквизитов и наличием места для фиксации ее переменной части. Бланк вида документа - бланк служебного документа, построение которого соответствует реквизитам и показателям определенного вида номинала служебного документа. Бланк учреждения - бланк служебного документа, идентифицирующего учреждение, в котором был создан документ. Бланки унифицированных форм изготавливают типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной УФД в масштабе 1:1. Бланки унифицированных форм должны печататься краской темного цвета, преимущественно черного или темно-синего (впрочем, иногда имеет место фиксирования информации несколькими цветами, например, в бланках учреждения), на белой бумаге качественного сорта.

10. Государственные унифицированные системы документации

Общие положения разработки любой государственной унифицированной системы документации изложены в ГОСТ Государственная унифицированная система документации (ГУСД) - система, предназначенная для организации осуществления процессов создания и внедрения унифицированной управленческой документации, обеспечивающей функционирование государственных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, а также их взаимодействие с физическими и юридическими лицами всех форм собственности . Целью создания ГУСД являются: - формирование системы управленческой документации, обеспечивающей функционирование органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций; - реализация единой технической политики в области унификации управленческой документации - создание условий для организации взаимодействия юридических лиц различных форм собственности на основе использования УФД, - упорядочения информационных потоков между органами государственной власти и юридическими (независимо от формы собственности) и физическими лицами. Основными задачами создания ГУСД являются: - установление единых требований к порядку разработки, утверждения, регистрации, ведения и внедрения УФД - определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимосвязанных технико-экономических и социальных показателей, содержащиеся в этих формах. ^ ГУСД имеет в своем составе: - унифицированные системы документации, которые сформированы по предметно-функциональному признаку, исходя из основных задач государственного управления; - государственные стандарты Украины и нормативные документы разработчиков УСД, в которых установлены общие требования к построению УСД и реализации процессов разработки, утверждения, регистрации, внедрения и ведения УФД; - перечень министерств (других ведомств), предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих унификацию документации ^ Состав унифицированных систем документации, относящихся к государственной унифицированной системы документации, определяет перечень классов управленческой документации, установленных ДКУД. Разработка, внедрение и ведение унифицированной системы документации определенного функционального назначения организует и обеспечивает определенное министерство или другое ведомство. И Унифицированные системы документации включают:

■ - нормативных документов разработчиков УСД, которые устанавливают состав, содержание и порядок проведения работ по унификации управленческих документов, относящихся к УСД;

- унифицированных форм документов. Эти унифицированные формы, как правило, сопряжены с унифицированными элементами текста (включающие постоянную информацию реквизита) и, как уже отмечалось, часто представлены в виде бланка.

11. Исторические истоки унификации документов достигают времен древнейших их форм. Исследователи отмечают наличие формуляра различных видов документов в государствах Древнего Востока ИН-и тысячелетий до н.э. Собственно, появление первых документов была связано с типичностью их формы и средств фиксации информации, что и отличало эти объекты от предыдущих вещественных изделий - носителей информации. В раннем европейском средневековье начинает вырабатываться устойчивый формуляр официальных документов, в том числе публично-правовых и публично-частных. В этой связи с развитием актового делопроизводства в ХIII-ХIV вв. эти процессы приобретают большее распространение. С началом книгопечатания во II пол. XV в. публикуются руководства по оформлению некоторых видов документов. Унификации процесса создания служебных документов способствовало разработке научных подходов к организации делопроизводства. В средневековой Украине, входившей в состав Польского королевства, Великого княжества Литовского, а затем Объединенной Польско-Литовского государства, были распространены традиции построения формуляров актового делопроизводства, преимущественно в деятельности канцелярий судебных органов (земских, гродских, каптурових, подкоморских, других судов). В дальнейшем на украинских землях, которые стали частями империй - Российской и Австрийской, порядок оформления официальных документов регламентировался законодательными и иными актами этих стран. С образованием в начале XIX в. в Российской империи министерств нормативно вводились две формы унификации текстов служебных документов-трафаретная и табличная. В течение этого века распространяются различные виды пособий и руководств по подготовке документов в частности, так называемые письмовник, исторически сложившиеся в предыдущем XVIII ст. В советский период (в 1920-е годы) значительное влияние на технологию организации делопроизводства должен движение по научной организации труда, который способствовал выработке единых правил оформления документов. В это и последующее десятилетие бул? сделана попытка стандартизации отдельных видов служебных документов, в частности введены ведомственные стандарты на них, правила оформления документов, подготовлены проекты общесоюзных стандартов

Внимание сосредоточено на проблемах языка деловых документов, совершенствовались трафаретные и табличные формы унификации текстов, а также была осуществлена ​​трафаретизация приказа, протокола, инструкции, акта, письма. С 1950-х гг начали издаваться справочные пособия по делопроизводству.

Сегодня в Украине актуализация унификации и стандартизации управленческой документации прежде всего; связана с такими аспектами:

а) государственно. Развитие всех звеньев управленческой инфраструктуры структуры после обретения независимости Украины требует формирования единых подходов и унифицированных засобиа управления народным хозяйством, в том числе и к его дохументацийного обеспечения

б) экономический. Обеспечение высокого экономического эффекта в результате функционирования унифицированных систем управленческой документации

в) правовой. Унификация и стандартизация требований к оформлению управленческой документации для оптимизации процесса предоставления юридической силы служебным документам

г) технико-технологичннй.

Широкомасштабное внедрение компьютерных средств создания управленческой документации требует, с одной стороны, совершенствования подходов к оформлению документов с бумажным носителем (как аналогов и базовых для конвертации их документной информации или только содержания в электронную форму) и соответствующей унификации электронных форм - с другой.

19. понятие про электронный документ

Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве.

Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня: 1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98. 2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками. 3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM. Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты: • средства для создания и обработки информации в электронной форме; • средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием); • система передачи данных между пользователями; • средства для получения твердой копии архивных данных; • собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными. На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации. В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами. Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

 

20. спецефические формы и особенности електронного документа

Форма электронного документа является его отличительным признаком в сравнении с другими документами. Электронная «форма» проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации. Она создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации.

Особенность файловой формы представления электронных цифровых документов проявляется в том, что при копировании файлов каждая последующая копия равноценна и равнозначна первой копии созданного файла и физическое местонахождение записи файла на материальном носителе не имеет существенного значения, т.е. понятия «оригинал электронного цифрового документа» и его «электронная копия» не имеют того смысла, который присущ традиционным бумажным документам.

При работе с электронными документами следует учитывать, что в электронном документе могут быть одни сведения, которые введены в систему автоматизированного учета, а для контроля может быть предъявлен распечатанный на принтере документ, в котором содержатся иные, чем в электронном документе, сведения. Следовательно, к традиционной встречной проверке разных экземпляров одного и того же документа добавляется встречная проверка экземпляров документа на бумажном носителе и в электронной форме.

В электронном документе для придания ему юридической силы используется электронная цифровая подпись. Необходимо правовое обеспечение условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.