Технологические основы обработки конфиденциальных документов

Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных сведений:

1. Прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;

2. Учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

4. Рассмотрение документов руководителям! и передача документов на исполнение;

5. Ознакомление с документами исполните лей, использование или исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

1. Исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);

2. Контроль исполнения документов;

3. Обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение);

4. Систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

5. Подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы).

В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:

1. Инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;

2. Проверка наличия документов, дел и носителей информации;

3. Копирование и тиражирование документов;

4. Уничтожение документов, дел и носителей информации.

Стадии, составляющие тот или иной документопоток, реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов.

Под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов понимается упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока . Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечение защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение указанных задач:

1. Централизации всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. Учета всей без исключения конфиденциальной информации;

3. Операционного учета технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта "жизненного цикла" документа;

4. Обязательного контроля правильности выполнения учетных операций;

5. Учета и обеспечения сохранности не только документов, но и учетных форм;

6. Ознакомления или работы с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

7. Обязательной росписи руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

8. Выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;

9. Систематических (периодических и разовых) проверок наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневного контроля сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;

10. Коллегиальности процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

11. Письменного санкционирования полномочным руководителем процедур копирования и тиражирования бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур. Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы и др., хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.

Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными . Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы человека с документами и является наиболее универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и документами машиночитаемыми, факсимильными и электронными.

Традиционная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов лежит в основе широко известного понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления" (в его узком, но часто встречающемся в научной литературе понимании как синонима делопроизводства). С другой стороны, делопроизводство часто рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения ДОУ. Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, обслуживающая работу с конфиденциальными документами, должна в принципе обеспечивать:

1. Сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых ручными методами;

2. Реализацию возможности для персонала организации (фирмы) работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;

3. Достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;

4. Аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты;

5. Единство технологического процесса с режимными требованиями к защите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т.п.);

6. Персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне ЭВМ;

7. Возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время;

8. Предотвращение перехвата информации из ЭВМ по техническим каналам, наличие надежной охраны помещений, в которых находится вычислительная техника, охрана компьютеров и линий компьютерной связи;

9. Исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, предназначенных для обработки конфиденциальных документов с сетями, обеспечивающими работу с открытой информацией, исключение использования их линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (здания, территории).

В соответствии с этим автоматизированная технологическая система обработки и хранения по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной информацией имеет ряд серьезных принципиальных особенностей:

1. Архитектурно локальная сеть базируется на главном компьютере (сервере) находящемся у ответственного за КИ; автоматизированные рабочие места, рабочие станции сотрудников могу быть увязаны в локальную сеть только по вертикали;

2. В некрупных фирмах конфиденциальная нформация обрабатывается секретарем-референтом на единичном защищенном компьютере, не имеющем выхода в какую-либо локальную сеть;

3. Обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем организации (фирмы) системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ; охват системой разграничения доступа всех категорий персонала;

4. Закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей; исключение возможности для пользователя "покопаться" в базе данных системы;

5. Автоматизированное выполнение пользователями операций справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовления документов, контроля исполнения документов, работы с электронными документами, факсами и электронными аналогами бумажных документов;

6. Сохранение информационной базы учетной функции (в правовом понимании, а также как элемента формирования страхового массива информации) и функции персональной ответственности за традиционной технологической системой с использованием учетных карточек и иных форм (описей), изготовляемых не вручную, а автоматически - на принтере ПЭВМ; автоматическая допечатка в указанные формы изменений и дополнений при движении документов;

7. Обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий;

8. Необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере (рабочей станции) пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером (изъятие из ЭВМ дисководов и т.п.);

9. Жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией, в частности, правила, что все операции с информацией в компьютере должны быть письменно санкционированы полномочным должностным лицом и протоколироваться в машинном журнале; протоколы подлежат регулярному контролю и анализу руководством организации (фирмы);

10. Изъятие конфиденциальной информации из базы данных компьютера (рабочей станции) по окончании работы с ней (например, в конце рабочего дня, при длительных перерывах в работе и т.п.) и перенос информации на дискеты, подлежащие сдаче в службу конфиденциальной документации .

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, компьютеров и линий связи. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПК, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим. Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке объективно резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения: традиционный бумажный документ, разнообразные машинограммы карточек, описей документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ПК является также необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническими причинам. Указанные выше особенности усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность конфиденциальной информации, эффективность защиты информационных массивов в ЭВМ от несанкционированного доступа, разрушения, копирования и подмены. Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим, важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе .

Таким образом, в настоящее время наиболее широко используют смешанную технологическую систему обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающую традиционную и автоматизированную технологии. Выборочно автоматизируются: справочная и поисковая работа по бумажным документам, процедура составления и изготовления документов и учетных форм, контроль исполнения, сервисные задачи. Остальные стадии и процедуры выполняются в русле традиционной, делопроизводственной технологии (распределение бумажных документов, их рассмотрение, исполнение, оперативное и архивное хранение документов). В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер.

Недостаток смешанной технологии состоит в неполном использовании преимуществ и функциональных возможностей компьютерной технологии, что порождает сохранение рутинных делопроизводственных операций и не совершенствует документооборот.

Операции по обработке и хранению конфиденциальных документов организации (фирмы) должны базироваться на устоявшихся основополагающих принципах, предполагающих использование специализированных методов защиты документопотоков и применения автономной эффективной технологической системы обработки и хранения документов. Только в этом случае можно в определенной степени гарантировать сохранность носителя и самой конфиденциальной информации, обеспечить безопасность интеллектуальной собственности организации (фирмы).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: