Технологии обработки табличных данных

Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для обработки данных,представленных в табличнойформе.Электронные таблицы предназначены для пользователя-непрограммиста и позволяют без привычного программирования решать целый класс сложных задач.

Электронные таблицы автоматизируют сложные статистические, математические, финансовые и экономические расчеты. Также позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы.

В электронных таблицах предусмотрен и графический режим работы, который дает возможность графического представления числовой информации, содержащейся в таблице,в виде графиков, диаграмм.

Электронные таблицы - это специфическая база данных вместе с системой ее управления. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc (распространителем выступила компания VisiCorp). В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3 (разработчик корпорация Lotus Development). Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan (Microsoft), QuattroPro (Borland International, с 1994 г. фирма Novell), SuperCalc (фирма ComputerAssociates) и др.

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является Microsoft Excel, созданный корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT, OS/2и Mac OS. Входит в состав Microsoft Office. Главные конкуренты — OpenOffice.orgCalc (Oracle Corporation (ранее SunMicrosystems) совместно с сообществом), StarOfficeCalc (корпорация Oracle) и CorelQuattroPro (компания Corel Corporation).

Первая версия Excel предназначалась для Мас и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит VisualBasic для приложений (VBA), язык программирования, позволяющий автоматизировать задачи Excel с помощью макросов.

MicrosoftExcel позволяет:

· Строить сложные формулы для расчетов;

· Графически отображать данные и результаты расчетов;

· Анализировать большой объем данных;

· Проводить статистическую обработку данных;

· Решать задачи оптимизации работы с данными;

· Моделировать бизнес-ситуации;

· Записывать и редактировать макросы для автоматизации рутинной работы;

· Делать запросы к внешним БД.

В Excel используются следующие основные понятия:

1. Рабочая книга–это файл MicrosoftExcel с расширением .xls. С Excel 2007 расширения приобретают такой вид:

2. Рабочий лист – сетка из столбцов и строк[1]. Каждая книга состоит из листов. По умолчанию в книге содержится три листа.

Элементы окна Excel 2007

Рассмотрим подробнее некоторые специфическиеэлементы окна Excel.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

В поле имени будет появляться ссылка на активную ячейку.

Строка формул Excel показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге Excel, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

3. Ячейка– минимальный элемент электронный таблицы. Ячейка образуется пересечением строки и столбца, имеет уникальный адрес, соответствующий заголовку столбца и номеру строки, который используется при записи формул или при обращении к ячейкам. Например, Н15.

Ячейка может находиться в состоянии:

a. Активная или выделенная (можно выделить блок ячеек);

b. Редактируемая (может быть только одна в определенный момент времени).

Активную ячейку можно форматировать (задать формат отображения данных, выравнивание, шрифт, оформление границы ячейки, цвет и узор, защиту), в редактируемой ячейке можно изменять данные. Не все команды доступные для активных ячеек, выполнимы для ячеек в режиме редактирования.

Внутри одной ячейки хранятся данные только одного типа (текст, число, время, дата, логические значения (истина или ложь), формула, функция).

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на листе. Формула начинается со знака = . Формула может также содержать такие элементы, как:

a. константы – постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами. Выражение и результат вычисления выражения константами не являются,

b. ссылки на ячейки,

c. функции,

d. операторы - знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок,

По умолчанию при изменении исходных данных все результаты расчетов автоматически пересчитываются.

Примеры формул Excel

Функция – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и др. областях деятельности. Встроенные функции сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис (имя функции и ее аргументы):

=ИМЯ ФУНКЦИИ(АРГУМЕНТ1;АРГУМЕНТ2;АРГУМЕНТ3; т.д.).

Например, =Сумм(А3;В12:В20;Н10).

В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок, ссылки.дата/время, формулы, функции.

По умолчанию Excel использует в формулах относительные ссылки на адреса ячеек:

=В2*С2.

При перемещении или копировании формулы, вставке или удалении строки/столбца относительные ссылки автоматически видоизменяются в зависимости от нового положения формулы.

В формулах могут применяться абсолютные ссылкина адреса ячеек, когда необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячеек, используемых в формуле, не изменялся. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставиться знак доллара.

Существуют также смешанные ссылки, в которых часть адреса является абсолютной.

В формулах и функциях могут содержаться ссылки на ячейки других рабочих листов текущей рабочей книги или других рабочих книг:

· Имя_листа!Адрес_ячейки - Лист2!А1 или Лист2!А1:Е7

Для использования в формуле данных, расположенных на определенных листах, необходимо после названия листа поставить восклицательный знак, затем адрес ячейки.Диапазон листов в Excel задается через двоеточие. Например, Лист1!:ЛистЗ!А2

· [Имя_рабочей_книги]Имя_листа!Адрес_ячейки (когда книга открыта) - [Зарплата.xlsx]Лист2!А1

· когда книга закрыта, нужно указывать полный путь - 'C:\Отчеты\[Зарплата.xlsx]Лист2'!А1

4. Блок ячеек – прямоугольная область ячеек рабочего листа.

Ссылка на блок ячеек осуществляется через:

· Адресацию ячеек, например А1:С12;

· Именование. Именованными блоками особенно удобно оперировать в формулах и функциях, т.к. они делают более понятными аргументы. При присвоении имени следует учитывать следующие ограничения:

o Допустимые символы. Первым символом имени должна быть буква, знак подчеркивания (_) или обратная косая черта (\). Остальные символы имени могут быть буквами, цифрами, точками и знаками подчеркивания.

o Имена в виде ссылок на ячейки запрещены. Имена не могут быть такими же, как ссылки на ячейки, например, Z$100 или R1C1.

o Пробелы не допускаются. Пробелы не допускаются. В качестве разделителей слов используйте символ подчеркивания (_) и точку (.), например, «Налог_Продаж» или «Первый.Квартал».

o Длина имени. Имя может содержать до 255-ти символов.

o Учет регистра. Имя может состоять из строчных и прописных букв. Excel не различает строчные и прописные буквы в именах. Например, если создать имя «Продажи» и затем создавать имя «ПРОДАЖИ», Excel предложит выбрать уникальное имя.

Блок может состоять также из несмежных ячеек, т.е. нескольких диапазонов. В этом случае, для выделения несмежных ячеек одного листа используется клавиша Ctrl. Например, =СУММ(B2:B8;D2:D8).

Также Excel позволяет работать с объемными блоками посредством трехмерных ссылок. Ссылка, которая указывает на одну и ту же ячейку или на один и тот же диапазон на нескольких листах одной рабочей книги, называется трехмерной ссылкой. Они удобны для организации ссылок на несколько листов, структура которых одинакова и ячейки которых содержат данные одного и того же типа.Например, =СУММ(Лист1:Лист3!A1:В10),

=СУММ(Отдел сбыта:Отдел маркетинга!A1:В10).

5. Диаграмма – графическое представление данных. Диаграммы удобны для анализа и сравнения. Существуют листы диаграммы, содержащие только диаграмму Excel.

Таблица для построения диаграммы

Excel строит диаграмму в соответствии с выделенными пользователем областями данных.

Диаграмма «Образование сотрудников»

Область данных может содержать данные вместе с заголовками строк и столбцов. Заголовки строк и столбцов используются соответственно для определения подписей оси X и наименований легенды.

Область числовых данных - это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по осям.

Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.

Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.

Объекты диаграммы

Альтернатива электронным таблицам - OLAP,On-LineAnalyticalProcessing,оперативный анализ данных.

Термин OLAPопределяет категорию приложений и технологий, которые обеспечивают сбор, хранение, манипулирование и анализ многомерных данных. Анализируемая информация представляется в виде многомерных кубов, где измерениями служат показатели исследуемого процесса, а в ячейках содержатся агрегированные[2] данные.

В Excel можно использовать формулы OLAP для построения произвольных сложных форм или отчетов. Данные из куба OLAP могут быть возвращены в Excel в виде отчета сводной таблицы или сводной диаграммы.

Сводная таблица

[1] Сетка Office Excel 2007 состоит из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

[2]Агрегирование - процесс преобразования данных с высокой степенью детализации к более обобщенному их представлению. Заключается в вычислении так называемых агрегатов - значений, получаемых в результате применения данного преобразования к некоторому набору фактов, связанных с определенным измерением. При этом чаще всего используется простое суммирование, вычисление среднего или медианы, выбор максимального или минимального значений.

Например, факты, отражающие объемы ежедневных продаж, могут быть агрегированы по неделям, декадам, месяцам и т.д. Если в течение недели ежедневные продажи составили 12, 9, 14, 11, 15, 7 и 10, то при использовании суммы мы получим 78, среднего - 11.14, медианы - 11, минимума - 7 и максимума - 15.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: