Хронологически номинальная схема

1980 г. 1981 г.

1. Приказы. 1. Приказы.

2. Планы. . 2. Планы.

3. Отчеты. 3. Отчеты.

4. Переписка. 4. Переписка.

Тематически-хронологическая и хронологически тематическаясхемы применяются для небольших фондов, а также для коллекций.

Многие трудности, связанные с разработкой схем классификации, вызываются сложностью выбора правильных оснований (признаков) для раскрытия наиболее существенных связей, характеризующих документы. При разработке схем классификации необходимо учитывать, что группировка документов фонда должна быть полной и проводиться от наиболее общих групп до самых мелких с учетом всех присущих данному фонду существенных классификационных признаков.

Группы документов в пределах крупных классификационных единиц следует располагать, основываясь на общих правилах классификации: от общего к частному, от высшего к низшему с учетом существующих порядков расположения объектов:

· систематического (по значимости объектов);

· хронологического;

· алфавитного.

Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждения), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов — в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года), подразделяющаяся на более мелкие группы, образует новый ряд групп, которые располагаются в последовательности, определяемой конкретикой документации.

После расположения всех групп материалов устанавливается порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводст-венных форм и т. д.

Дела, сформированные по однородным видам документов и однородным авторам или учреждениям, обычно располагаются в хронологическом порядке, так как он наиболее полно отражает процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое нахождение документов. Также хронологический порядок расположения применяется при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности развития этого процесса, явления, вопроса. Например, алфавитный порядок расположения дел используется при необходимости быстрого нахождения документов. Данный порядок применяется в том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий, корреспондентов, а в заголовках дел отражаются имена, названия учреждений, наименования административно-территориальных единиц, населенных пунктов и т.д.

4.4.3. Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и архивных коллекций

Особенности классификации документов личных фондов.В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователей: личные документы, рукописи, письма, материалы, изобразительные материалы и прочее.

В силу этого при классификации документов личных фондов к ним не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом.

В отличие от материалов учреждений, которые уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства, документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно.

В качестве основы первоначальной группировки документов личных фондов чаще всего применяются тематический и номинальный признаки. Например:

1) личные документы (биографические материалы);

2) материалы служебной деятельности;

3) переписка;

4) материалы о фондообразователе;

5) изобразительные материалы;

6) материалы родственников;

7) коллекция, собранная фондообразователем.

Классификация документов в пределах семейных и родовых фондов также имеет свою специфику. Типовая схема организации материалов этих фондов может состоять из следующих разделов:

· документы по истории рода (семьи);

· личные фонды членов семьи или рода (в хронологической последовательности лиц);

· материалы, общие для всего фонда, — семейная переписка, изобразительные материалы, коллекции.

Особенности классификации документов объединенных архивных фондов. Порядок расположения архивных фондов в пределах объединенного фонда может быть различным, в зависимости от признаков, на основе которых был создан объединенный архивный фонд, от характера взаимосвязей и соподчиненности фондообразователей (по значимости фондообразователей, хронологии их создания и деятельности, алфавиту названий и т.п.).

Выбор схемы классификации документов в пределах каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд, зависит от особенностей фондообразователей, объема, состава и содержания их материалов. Если состав и содержание материалов фондов будут однотипными, то можно положить в основу организации всех фондов единые классификационные признаки. Если же документы фондов будут различны, то для каждого фонда должна быть принята своя схема.

Особенности классификации документов архивных коллекций. Классификация материалов коллекции определяется ее составом. В ней могут находиться отдельные виды документов, различные документы, собранные по каким-либо темам, вопросам, периодам времени.

Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.

Коллекции, подобранные по разным темам, организуются в зависимости от состава документов по тематическому, хронологическому, географическому, авторскому или другим признакам, а иногда на основе сочетания ряда признаков.

Организация и методика работы по классификации документов в архивах

Фондирование документов

Фондированиеподразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

· установление границ архивных фондов;

· определение фондовой принадлежности документов;

· группировку и распределение (систематизация) документов по архивным фондам, объединенным архивным фондам и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

· исторические справки;

· рабочие инструкции по объединению документов однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов;

· рабочие инструкции по проведению систематизации документов конкретных фондов;

· схемы классификации документов конкретных фондов и т.д.

Изучение истории фонда, его состава, истории фондообразователя, осуществляемое в рамках архива, проводится сцелью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда, проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из четырех основных разделов:

1) история фондообразователя;

2) история фонда;

3) характеристика документов фонда;

4) список использованных источников и литературы.

В первом разделе—«История фондообразователя»—кратко описывается история фондообразователя (с указанием ссылок на законодательные источники и документы фонда). В данном разделе, как правило, содержатся следующие сведения:

· крайние даты деятельности фондообразователя;

· задачи и содержание деятельности;

· политическая направленность деятельности;

· масштаб деятельности фондообразователя;

· место и роль фондообразователя в системе государственного управления, в хозяйственной или общественно-культурной жизни;

· организационная структура фондообразователя и ее изменения;

· условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя или передачу его функций другому учреждению;

· особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе—«История фонда»—приводятся краткие сведения по истории архивного фонда, начиная с описания того, в каких условиях и в каком составе находился фонд до поступления в архив и заканчивая событиями, которые произошли с архивным фондом в архиве. В процессе изучения истории фонда в первую очередь определяются:

· крайние даты документов фонда;

· количество единиц хранения в фонде;

· время поступления фонда в архив;

· данные по истории фонда до его поступления в архив;

· наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.);

· крайние даты материалов (частей фонда);

· количество единиц хранения по каждой части в отдельности;

· степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя);

· случаи проведения экспертизы ценности документов;

· количество отобранных к уничтожению дел (после проведенных экспертиз);

· наличие утерянных документов;

· нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках;

· наличие документов, имеющих художественную ценность или написанных на иностранных языках;

· общее состояние материалов фонда, доступность их для использования;

· состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел исторической справки—«Характеристика документов фонда»—содержит краткое описание состава и содержания материалов фонда; оценку их научно-исторического, практического значения; перечисление тем, по которым они были использованы, а также упоминание о публикациях документов фонда и список работ, при написании которых документы были использованы.

Четвертый раздел—«Список источников и литературы»—содержит все источники и литературу по истории фондообразователя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.

Один экземпляр исторической справки хранится в деле фонда.

Типовая историческая справка составляется при классификации документов однородных фондов. При составлении справки на объединенный архивный фонд должна быть написана историческая справка по истории всех фондообразователей. Кроме того, в ней приводится обоснование причин создания объединенного архивного фонда, указываются признаки, на основе которых данный архивный фонд был создан.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: