|
Порядок создания, получения, обработки электронных документов
Основным источником, определяющим особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел V1 (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477).
Условия, определяющие особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.
В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота, возможно, после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
Обязательные сведения об электронном документе
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о документе
| Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
| 1. Адресант
| Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
| 2. Адресат
| Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
| 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
| В соответствии с реквизитом "Подпись"
| 4. Вид документа
| В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
| 5. Дата документа
| В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
| 6. Номер документа
| В соответствии с номером, присвоенном документу автором
| 7. Дата поступления документа
| Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
| 8. Входящий номер документа
| Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
| 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
| В соответствии со сведениями указанными в соответствующем реквизите
| 10. Наименование текста
| Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
| 11. Индекс дела
| Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
| 12. Сведения о переадресации документа
| На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
| 13. Количество листов основного документа
| Количество листов основного документа
| 14. Количество приложений
| Количество приложений
| 15. Общее количество листов приложений
| Общее количество листов приложений
| 16. Указания по исполнению документа
| Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
| 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
| Должность, фамилия и инициалы исполнителя
| 18. Отметка о конфиденциальности
| В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)
| Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Рассмотрим приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|