Автоматизированные системы обработки документов

Рассмотренная в предыдущих разделах технология работы с докумен­тами - это традиционные процедуры по обработке документов, большинство из кото­рых впервые были описаны еще в Генеральном регламенте Петра 1 (1720 г.) и полу­чили дальнейшее обоснование и развитие в ходе реформ сначала царского, а затем советского государственного аппарата.

В современном делопроизводстве можно выделить следующие особенности:

- сохранение исторически сложившихся традиций в обработке документов;

- преимущественное использование документов на бумажных носителях, а не электронных документов;

- выполнение трудоемких процедур по согласованию большинства докумен­тов, далеко не всегда обоснованному объективными причинами (например, сложностью принятия управленческих решений в нынешних экономических условиях) и зачастую вызванному боязнью личной ответственности со сторо­ны многих должностных лиц и ответственных исполнителей;

- обязательное применение регистрационных форм для исключения утраты документов и подтверждения фактов их передачи исполнителям (исключе­ние безрегистрационного делопроизводства);

- ведение контроля за исполнением почти всех поступающих и создаваемых документов в связи с низким уровнем исполнительской дисциплины у мно­гих работников;

- нередкое проявление работниками пренебрежительного отношения к «бума­гам», мешающим «живой, творческой работе».

Эти особенности российского делопроизводства не позволяют напрямую исполь­зовать средства электронного управления документацией, предлагаемые в разработ­ках зарубежных специалистов. Многолетняя практика автоматизации делопроизвод­ства в нашей стране показала, что именно отечественные системы электронного документооборота наиболее приемлемы для внедрения в российских организациях с их традиционной спецификой.

Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве долж­но было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как процессы создания и движения документов зависят, прежде всего, не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть кото­рых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.

В связи с этим принципы документооборота и его основные этапы в целом оста­ются неизменными, а автоматизация долгое время позволяла лишь уменьшить трудо­емкость рутинных ручных операций по обработке документов, особенно при под­готовке проектов новых документов, ведении контроля за исполнением документов и осуществлении информационно-поисковой работы.

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и исполь­зовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных сис­тем управления может быть представлена схематически:

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы по­зволяет сделать важные практические выводы.

А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущ­ности, из организационно-технических, логических и творчес­ких операций и функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, преж­де всего, с формированием документально-информационных потоков (ДИП), разработкой графиков документооборота и про­цедур, связанных с получением, регистрацией, транспорти­ровкой и хранением документной информации. Весьма суще­ственны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль испол­нения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.Не подлежит сомнению, что эти операции характеризу­ются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифициро­ванного персонала.

Логические функции включают в себя более сложные алго­ритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям. Такого рода действиями могут быть разработки до­кументов по материально-техническому снабжению, реализа­ции продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации тре­бует специальных знаний и накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность отображает действия руководи­теля и специалиста, направленные на принятие нестандарт­ных, оригинальных решений при дефиците информации. По­добная деятельность предполагает возможность риска со сто­роны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно-объектные отношения.

Таблица №1. Затраты времени на информационно-документационные функции управленческого персонала.

Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат вре­мени приходится на реализацию технических и логических опе­раций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позво­ляет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.

Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточно предсказуемы, так как связаны с по­вторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению. Случайные отклонения воз­никают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр ре­шений по их устранению может быть скорректирован с помо­щью информационной системы. Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.

База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалиста к нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и син­тезу их с целью прагматического использования.

База знаний содержит, как правило, программное обеспе­чение для реализации ситуационного анализа, предварительной оценки и сопоставления, апробированных и новых управлен­ческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.

Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управлен­ческих решений.

Примером такого рода может быть организация обработ­ки служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше 90 сотрудников, оснащен­ных АРМ на базе современных компьютерных систем. О воз­можности автоматизации документационного обеспечения мож­но судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретно­го исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контро­ля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специа­листам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.

В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математичес­ких и информационных средств для существенного повыше­ния эффективности процессов машинной обработки инфор­мации и принятия решения человеком.

Современной наукой разработаны АРМ администрато­ра, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспекто­ра, инженера-технолога, конструктора, исследователя, конт­ролера, эксперта, секретаря-референта и т. д. На основе базо­вых моделей функциональных АРМ создаются наборы для спе­циалистов различного уровня и большинства отраслей народ­ного хозяйства.

Для обеспечения целостности и гибкости систем управле­ния и производства современной практикой реализованы дос­таточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуника­тивные средства; технические, программные и информацион­ные средства.

Современные АРМ фактически исключают дублирование и промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче ин­формации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.

В методологии программного обеспечения (ПО) неоце­нимую роль играет принципиально новая концепция построе­ния АРМ - МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает много­образие одновременно предоставляемой информации, основан­ное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.

МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компь­ютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэф­фекты, систему искусственного интеллекта и возможности об­работки альтернативной информации.

Современные АРМ без преувеличения можно считать под­линной революцией в сфере обработки документной информа­ции, повышающей не только оперативность обработки инфор­мации, но и качественные характеристики самой информации.

Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократи­ческий оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.

Результат не замедлил сказаться: многочислен­ные базы данных стали переполняться излишними, повторяю­щимися и порой недостоверными сведениями.

Даже столь впечатляющее достижение в сфере информа­ционных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.

Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий вы­работку управляющих воздействий.

Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры ос­нованы на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные — это совокупность сообщений, резуль­татов мыслительной деятельности, сведений самого различно­го происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация — это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.

Документная информация, являясь частным случаем ин­формации, представляет собой совокупность достоверных дан­ных, имеющих ярко выраженный организационно-распоряди­тельный и справочный характер.

Информационная система управления (ИСУ) представля­ет собой совокупность организационно-технических, технологи­ческих и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.

Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (руч­ной) обработке информации (машинописные работы, вычис­ления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картоте­ках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.

Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, зна­комого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных пред­приятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.

Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:

- объективная-овеществленная в товаре;

- субъективная, отраженная, созданная человеком.

Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, органи­зационной и информационной культуры руководителя, соот­ношения потребностей и интересов, сложности процесса тру­довых затрат на управление, технического уровня средств уп­равления.

Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведе­ние информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, преж­де всего). В процессах документооборота субъективность инфор­мации, по сути, закладывается самой технологией на началь­ных этапах работы с документами.

Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (инфор­манта), которые реализуются одновременно в феномене чело­века. Так, при управленческом воздействии на объект управле­ния, руководитель механизмом обратной связи получает ин­формацию о ходе воздействия и результатах деятельности уп­равляемого объекта.

В процессе информационно-документационного обеспече­ния субъект управления призван отделить ценную информа­цию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяю­щую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.

Говоря о наиболее существенных характеристиках инфор­мации, представляется целесообразным выделить: объем (ко­личество), достоверность (истинность), ценность, насыщен­ность (информативность), открытость (достоверность).

Объем информации предпочтительно связывать с количе­ством символьной и воспринимаемой информации. Объем сим­вольной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достовер­ностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения. Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложно­сти информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).

Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и информа­ционного дефицита, требуемый уровень информации.

Информационная избыточность сведений об объекте управ­ления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответствен­ных решений ведет к созданию избыточности информации. Наи­более простой путь к этому — дублирование данных.

Дефицит (недостаток) информации ощутим как при вы­работке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повыше­ния вероятности правильного решения применяют современные экономико-математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возни­кает в условиях сокрытия сведений при монополизации ин­формации. Монополизация отчетливо проявляется при засек­речивании (обоснованном или необоснованном) определен­ного объема информации или в стремлении отдельных руково­дителей или организаций иметь исключительные права на об­ладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация инфор­мационных процессов обеспечивает широкий доступ к инфор­мации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.

Требуемый (задаваемый) уровень информации является ве­личиной или понятием субъективным. Он определяется по­требностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.

На практике концепция АРМ в значительной мере ком­фортно и предметно реализует эту принципиальную характе­ристику информации.

Достоверность информации связана с процессом адекват­ности отражения реальных сведений в общем объеме воспри­нимаемой информации. Специалисты в области информатиза­ции отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолют­ного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от техноло­гии документооборота, реализованной в средствах механиза­ции и автоматизации: чем меньше живого труда персонала ис­пользуется в сборе, обработке, передаче и хранении информа­ции, тем выше ее достоверность.

Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зави­симости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обес­печения подтверждает, что достоверность информации суще­ственно зависит от временных параметров реализации доку­ментооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной ин­формации может привести к ее абсурдности (к примеру, све­дения о курсе акций на бирже ценных бумаг).

Ценность информации с экономической точки зрения ха­рактеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на по­вышение прибыли более 10 %), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).

Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Вы­сокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели про­изводств, позволяющие руководителю обоснованно предус­матривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уров­ня ценности оказывают, как правило, консультационные фир­мы, сознающие, что ценная информация — успешно реализу­емый товар. Примером нулевой ценности может служить ин­формация, дублирующая известные, устаревшие или сообщаю­щая ложные, ненужные сведения для принятия управленчес­кого решения.

Большинство действующих автоматизированных систем управления документа­цией аналогичны по предлагаемым функциям и различаются главным образом про­граммными средствами, технологическими решениями конкретных задач по подготовке и обработке организационно-распорядительных и договорных документов и дополнительным, не стандартным, сервисом по выполнению отдельных операций или процедур.

Приведем в качестве примера перечни основных функций нескольких наиболее известных автоматизированных систем делопроизводства.

Наименование системы и организации-разработчика: «ДЕЛО» (электронный документооборот) 000 «Электронные офисные темы», «БОСС - Референт» Компания «АйТи» и т.д.

Автоматизированные технологии «проникают» в сферу делопроизводства постепенно, от частного к общему: первоначально автоматизировали функцию конт­роля исполнения документов, затем информационно-поисковые функции, позднее под­готовку и согласование документов.

В настоящее время локальная автоматизация, как правило, не применяется даже в небольших организациях. Повсеместное рас­пространение получили комплексные системы автоматизации делопроизводства, например Lotus Domino/Notes.

Названная система, по мнению специалистов компании «ИнтерТраст», наилуч­шим образом подходит для решения задач Документационного обеспечения управ­ления, так как является идеальной коммуникационной инфраструктурой, объеди­няющей:

- почтовую среду клиент/сервер корпоративного масштаба;

- глобальные средства доступа и распространения информации;

- средства быстрой разработки и внедрения стратегических прикладных систем для коллективной работы;

- средства доступа и создания инфраструктуры WWW.

При выборе конкретного программного продукта для автоматизации делопроизводства следует обратить внимание на такие характеристики, как:

- сфера применения предлагаемой пользователю автоматизированной систе­мы Документационного обеспечения управления:

- автоматизированные тех­нологии для решения отдельных задач ДОУ (что приемлемо для небольших организаций) или комплексная автоматизация ДОУ для создания в органи­зации единого информационного пространства (что необходимо в крупных, стабильно работающих организациях);

- соответствие предлагаемых системой решений в целом и используемых шаб­лонов документов в частности действующему законодательству и требова­ниям нормативно-методических документов (типовых инструкций, правил, государственных стандартов и т.п.) в области ДОУ;

- обеспечение защиты информации (в том числе персональных данных ра­ботников организации) от несанкционированного доступа;

- возможность адаптации применяемой автоматизированной системы к изме­нениям в работе организации, включая изменения в оргструктуре, штатной численности, направлениях деятельности, составе документов, видах инфор­мации и т.д.;

- возможность дополнения типовых технологических решений индивидуаль­ными разработками с учетом специфики организации-заказчика;

- наличие дополнительных сервисных услуг при внедрении системы (напри­мер, помимо установки и настройки программного обеспечения оказание услуг по обучению персонала);

- сопровождение системы в процессе ее дальнейшего развития: оказание раз­работчиками консультационных услуг, систематическое информирование пользователей об изменениях в нормативно-правовой базе, совершенст­вование системы на основе последних достижений в области програмно­технических и технологических решений и т.п.

Контрольные вопросы:

1. Понятие «документационное обеспечение управления».

2. Задачи и функции службы ДОУ.

3. Возможный состав службы ДОУ

4. Основные функции канцелярии.

5. Основные элементы культуры труда делопроизводственного персонала.

6. Особенности современного делопроизводства.

7. На какие характеристики требуется обратить внимание при выборе обеспечения автоматизированных систем делопроизводства?

8. Что такое делопроизводство и каковы важнейшие его составляющие?

9. Назовите цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства.

10. Определите место делопроизводства в структуре управленческого труда.

11. Назовите основные принципы организации современного делопроизводства.

12. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.

13. Каковы основные задачи документоведения?

14. Перечислите основные нормативно-методические документы, которыми следует руководствоваться в области делопроизводства в Российской Федерации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: