Сделай Сам Свою Работу на 5

Создание структуры таблицы в режиме Конструктора

Урок 52

Тема: «Структура таблицы базы данных».

Теоретическая часть.

Проектирование баз данных

Таблица является основным объектом базы данных. База данных может содержать одну или несколько связанных таблиц в зависимости от требований, предъявляемых разработчиком. На основании таблиц создаются остальные объекты базы данных.

Пример.Предположим, что нам необходимо проектировать базу данных «Библиотека дисков» (файл Library disk.mdb), содержащую сведения об использовании CD и DVD дисков из личной библиотеки пользователя.

Для проектирования базы данных необходимо:

¾ рассмотреть задачи, которые можно будет решать с помощью построенной базы данных;

¾ проанализировать, какую полезную для пользователя информацию необходимо хранить в таблицах базы данных, т. е. определить перечень хранимых сведений;

¾ описать структуру таблиц базы данных: название полей, тип данных, размер, формат;

¾ продумать логическую связь между таблицами.

Основной задачей при использовании базы данных «Библиотека дисков» является отслеживание выдачи дисков всем желающим клиентам.

Проведя анализ необходимой для хранения информации, попытаемся сначала расположить ее в одной таблице, поля которой разделим на три группы: сведения о клиентах дисков, сведения о наличии дисков и сведения о выдаче дисков. Структура таблицы базы данных в этом случае должна иметь следующий вид:

Имя поля Тип данных  
Фамилия контакта Текстовый Сведения о клиентах дисков
Имя контакта Текстовый
Адрес Текстовый
Номер телефона Текстовый
Адрес электронной почты Текстовый
Название диска Текстовый Сведения о дисках
Тип диска Текстовый
Стоимость диска Денежный
Дата выдачи Дата/время Сведения о выдаче дисков
Отметка о возврате Логический

Работать с такой таблицей достаточно неудобно. Например, при выдаче нескольких дисков для одного клиента будет необходимо многократно повторять информацию о нем: фамилию, имя, адрес и т.д., что приведет к неоправданному увеличению размера таблицы и может повысить вероятность ошибок при вводе информации и т.д.



При заполнении каждой записи этой таблицы мы видим, что одни поля используются только по одному разу за один визит конкретного клиента, например, название выбранного диска, тогда как другие используются несколько раз: фамилия, адрес клиента. Связано это с тем, что один конкретный клиент может выбрать сразу несколько разных дисков для просмотра.

Для повышения эффективности при работе с создаваемой базой данных необходимо выполнить процесс нормализации.

Для этого разделим одну таблицу на три таблицы: «Клиенты», «Диски», «Выдача дисков».

Опишем структуру каждой таблицы.

Таблица «Клиенты»

Имя поля Тип данных
Код клиента Счетчик
Фамилия контакта Текстовый
Имя контакта Текстовый
Адрес Текстовый
Номер телефона Текстовый
Адрес электронной почты Текстовый

Таблица «Диски»

Имя поля Тип данных
Код диска Счетчик
Название диска Текстовый
Тип диска Текстовый
Стоимость диска Денежный

Таблица «Выдача дисков»

Имя поля Тип данных
Код Выдачи Счетчик
Код Клиента Числовой
Код диска Числовой
Дата выдачи Дата/время
Отметка о возврате Логический

 

В представленных таблицах впервые присутствуют данные Счетчик. Он применяется для хранения целых числовых значений, которые Access увеличивает при переходе к каждой новой записи. Счетчик может использоваться в качестве уникального идентификатора записи таблицы, в которой не предусмотрено другой такой величины. В нашем случае Код клиента, Код диска и Код выдачи будут уникальными идентификаторами, которые позволят легко отличить одного клиента от другого, один диск от другого и присвоить уникальные специальные значения каждой выдаче дисков.

Поля Код клиента, Код диска в дальнейшем будут использованы для установки связей между таблицами, которые мы рассмотрим в параграфе 28.

Перед началом создания таблиц необходимо с помощью цепочки команд в СУБД Access создать новую базу данных: Файл ® Создать Новая база данных ®в окне Файл новой базы данных указать имя файла базы, например, Library disk ® Открыть.

Создание таблицы логически разделяется на две части:

¾ создание структуры таблицы: имена полей, типы данных, размер и формат полей;

¾ ввод в таблицу необходимой информации.

СУБД Access позволяет создавать структуру таблицы тремя способами в режиме Конструктора, Мастера или Таблицы (путем ввода данных)

Рассмотрим работу режимов Мастер и Конструктор. В режиме Таблицы ввод данных осуществляется в пустую таблицу.

Создание структуры таблицы в режиме Мастера

В режиме Мастер удобно создавать структуру таблицы, в которой используются стандартные имена полей и типы данных в этих полях. Мастер вначале предлагает выбрать образец таблицы, а затем отобрать поля для этой таблицы.

Для примера создадим в режиме Мастер структуру таблицы «Клиенты». Для этого необходимо выполнить:

1. Выберите объект Таблицывокне База данных и щелкните два раза левой клавишей мыши по тексту Создание таблицы с помощью мастера.

2. Выберите образец таблицы Клиенты,образцы полей перенесите с помощью стрелок из окна Образцы полей в окно Поля новой таблицы. Имя перенесенного поля может быть изменено с помощью кнопки Переименовать поле.

3. Щелкните левой клавишей мыши по кнопке Далее®задайте имя таблицы, напримерКлиентыи установите флажокПользователь определяет ключ самостоятельно ®выберите поле с уникальными для каждой записи данными, для нашего примера - это Код клиента®Готово. В результате открывается окно сформированной таблицы Клиенты, которая готова для заполнения информацией.

Желательно, чтобы каждая таблица имела ключ – одно или несколько полей, содержимое которых уникально для каждой записи. Для нашей таблицы «Клиенты» таким полем является Код клиента.Тип данных этого поля ¾ Счетчик. В нашей таблице каждый клиент будет иметь уникальный номер и никакие две записи в этой таблице не будут одинаковыми.

Мастер определяет тип данных полей самостоятельно в зависимости от названия без предварительного определения этих типов пользователем. В дальнейшем в режиме Конструктора тип поля может быть изменен.

Создание структуры таблицы в режиме Конструктора

Режим Конструкторапредоставляет пользователю возможность самостоятельно описывать и изменять структуру таблицы. После двойного щелчка левой клавишей мыши по строке Создание таблицы в режиме конструктора.Конструктор открывает специальную среду, в которой необходимо описать поля.

Таблица «Диски» в нашем примере должна содержать четыре поля, для каждого из которых требуется ввести имя, тип данных и в нижней части окна определить свойства поля.

При вводе типов данных и свойств полей пользователю необходимо применять раскрывающиеся списки.

В таблице «Диски» ключевым полем является Код диска.Чтобы это поле стало ключевым, достаточно в режиме Конструктора поместить курсор в выбранное поле и нажать кнопку Ключевое поле на панели Базы данных или выполнить команды меню Правка ® Ключевое поле. Если необходимо определить сразу несколько ключевых полей, то следует выделить нужные строки и нажать кнопку Ключевое поле.Повторные аналогичные действия отменяют признак ключевого поля.

СУБД Access допускает использование различных типов данных. Основные типы данных, их описание, некоторые подтипы или форматы приведем в таблице.

 

Тип данных Описание типа данных Подтипы, форматы, размеры
Числовой Содержит произвольные числовые значения
Текстовый Текстовые, числовые данные, не требующие вычислений Длина поля не превосходит 255 символов.
Поле MEMO Текстовые данные большого объема. Длина поля не превосходит 65 535 символов.
Дата/время Представление даты и времени
Денежный Числовые денежные значения
Логический Логические значения
Гиперссылка Ссылка на некоторый документ или файл  
Объект OLE Документы различных типов, подготовленные в Word, Excel, точечные рисунки и др.  

Назначение поля Счетчикуже рассматривалось нами ранее.

После завершения описания таблицы она сохраняется с помощью цепочки команд: Файл®Сохранить как®указать имя таблицы, например Диски®Ок. Созданные в Мастере таблица «Клиенты» и в Конструкторе таблица «Диски» добавляются в окно Базы данных.



©2015- 2017 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.