Внешнее окружение и участники проекта

Реализация проекта невозможна без участия в нем тех или иных сторон, а также без учета внешнего окружения — той среды, в которой существует команда, занятая в проекте. Проект имеет ряд свойств, о которых необходимо помнить для того, чтобы методически правильно организовать работу по его реализации:

· Проект не является жестким и стабильным образованием: то, что вчера считалось элементом внешней среды, сегодня может стать частью проекта, и наоборот (например, организация, «задающая тон» и устанавливающая стандарты в сложном технологическом процессе, может быть вовлечена в него как непосредственный участник — что несомненно повлияет в дальнейшем на её собственные решения).

· Ряд элементов проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Например, специалисты, работающие над реализацией конкретного проекта, как правило имеют в организации постоянные обязанности, которые ради проекта никто не отменит. Поэтому участник проектной команды сможет выделить на реализацию проекта лишь часть своего времени и иных ресурсов, причем зачастую — по остаточному принципу.

· Рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта, обычно все равно, находится он или объект, с которым он работает, внутри или вне этого проекта. Для него важно то, какую конкретную работу он выполняет и какое вознаграждение за нее получит. Совсем другое дело - ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующих в проекте. Для них вопрос о том, где они находятся — вне или внутри проекта, — один из значимых факторов для успешной работы по его реализации.

Окружение проектапредставляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде.

В окружении проекта можно выделить два круга: среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешняя среда или окружение самого предприятия.

Проект можно рассматривать как кратковременную мини-организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности:

Руководство предприятия — исходя из стратегии организации определяет цели и основные требования к проекту.

Сфера финансов — определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования.

Сфера сбыта — формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов.

Сфера изготовления — связана с рынком средств производства, необходимых для проекта.

Сфера материального обеспечения — связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

Сфера инфраструктуры — связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т. д.).

Сфера очистки и утилизации промышленных отходов — связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:

· политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.);

· экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);

· социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);

· правовые условия (законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);

· культурные условия;

· природные и географические условия;

· используемая в проекте технология;

· потребители продукции проекта;

· конкуренты;

· факторы инфраструктуры.

Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру проекта следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на реализацию проекта. Включение в проект несущественных факторов повлечет к чрезмерному его усложнению и пустой трате сил, времени и ресурсов. Пропуск же каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании в конечном итоге может привести к кризису и «разрушению» проекта, к неожиданным (в большинстве случаев — неблагоприятным) результатам.

Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные люди и организации из внешней среды, которые взаимодействуют с проектом на различных стадиях его осуществления. Необходимость изучения этих внешних участников проекта возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди направляют работу менеджера проекта и его команды.

Для эффективной работы с внешними участниками проекта требуется:

1. Выявить всех участников, которые могут реально воздействовать на проект;

2. Провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;

3. Установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.

Разберемся с основными ролями, которые играют те или иные участники проекта. Любая роль может достаться как внутреннему, так и внешнему участнику проекта.

· Инициатор проекта — в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта в конечном счете принадлежит заказчику или владельцу проекта.

· Заказчик — будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта.

· Инвесторы — банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.

· Потребители конечной продукции проекта — это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта.

· Поставщики — организации, осуществляющие поставки для проекта материалов, оборудования, транспортных средств и т. д. на контрактной основе.

· Конкуренты основных участников проекта. Их «участие» в проекте заключается в определении внешних рамок — конкурентной бизнес-среды.

· Органы власти — представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.

· Лицензоры — организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т. д.

· Консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта.

· Общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополняться другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.

После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:

· контролируемые;

· допускающие возможность влияния на них;

· требующие высокой признательности (их невозможно контролировать — скорее, это именно они будут контролировать вас в той или иной части реализации проекта).

Внутри каждой категории участники также могут быть проранжированы по степени их возможного влияния на проект, поскольку между различными участниками проекта на практике очень часто возникают серьезные противоречия.

В качестве примера можно привести историю строительства в конце 90-х автозаправочной станции, помещения которой инспектировались всевозможными службами: сотрудники МВД требовали, чтобы двери открывались внутрь (так их в случае бандитского нападения на объект легче выбить снаружи сотрудникам спецслужб) и на окнах здания были металлические решетки (чтобы через окна первого этажа в здание не могли проникнуть злоумышленники), а сотрудники МЧС отказывались подписывать разрешение на эксплуатацию, если двери не открывались наружу и окна были заблокированы решетками (в случае пожара тем, кто находится в здании, будет нелегко спастись, если двери открываются вовнутрь, а в оконные проемы вмонтированы решетки). У каждой службы имелась своя инструкция, поэтому в этом конкретном случае пришлось ждать разбирательства между двумя ведомствами и запрашивать официальные разъяснения, которые были бы признаны обеими сторонами. Однако правильное определение приоритетов позволило во время строительства сэкономить немало денег и времени (было принято решение отдать приоритет пожарникам, которые впоследствии победили в межведомственном споре — в результате ничего не пришлось переделывать, и на объекте в течение полугода, пока решался вопрос между пожарниками и милицией, продолжались работы).

На основе проведенной классификации члены проектной группы могут выделить приоритеты в поддержании необходимых связей с внешними участниками проекта для обеспечения наилучших условий для его реализации и завершения.

Если проект имеет достаточно большой масштаб или связи с внешними участниками очень интенсивны, то для выполнения данной функции может быть выделена отдельная группа по внешним общественным отношениям.

Контрольные вопросы

1) Что такое окружение проекта?

2) Какие сферы деятельности оказывают влияние на проект?

3) Что включается во внешнее окружение проекта?

4) Кто является участниками проекта?

5) На какие категории подразделяются участники проекта в зависимости от возможности влияния на проект?

Жизненный цикл проекта

Общепринятого подхода к определению жизненного цикла проекта, его фаз, стадий и этапов не существует и, вероятно, не может существовать, так как все эти характеристики зависят от специфики конкретного проекта, условий его реализации и опыта участников. Тем не менее логика и содержание процессов развития проектов имеют много общего. Типичный жизненный цикл проекта состоит из четырех фаз:

1. Начальная фаза (концепция).

2. Фаза разработки.

3. Фаза реализации.

4. Фаза завершения.

Рассмотрим подробнее, какие работы входят в состав основных фаз проекта.

Начальная фаза посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

· Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).

· Выявление потребности в изменениях (в проекте).

· Определение проекта

· цели, задачи, результаты;

· основные требования, ограничительные условия, критерии;

· уровень риска;

· окружение проекта, потенциальные участники;

· требуемое время, ресурсы, средства и др.

· Определение и сравнительная оценка альтернатив.

· Представление предложений, их апробация и экспертиза.

· Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:

· Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

· Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований ключевых участников.

· Развитие концепции и разработка основное содержания проекта:

· конечный результат(ы) и продукт(ы),

· стандарты качества,

· структура проекта,

· основные работы,

· требуемые ресурсы.

· Структурное планирование, в т.ч.:

· декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,

· календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

· смета и бюджет проекта,

· потребность в ресурсах,

· процедуры УП и техника контроля,

· определение и распределение рисков.

· Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

· Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

· Представление проектной разработки.

· Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

· Организация и проведение торгов, заключение контрактов.

· Полный ввод в действие разработанной системы УП.

· Организация выполнения работ.

· Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

· Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.

· Детальное проектирование и технические спецификации.

· Оперативное планирование работ.

· Установление системы информационного контроля над ходом работ.

· Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т. ч. запасами, покупками, поставками.

· Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т. ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ)

· Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

· ход работ, их темпы,

· качество работ и проекта,

· продолжительность и сроки,

· стоимость и другие показатели.

· Решение возникающих проблем и задач.

На завершающей стадии (в ходе завершения проекта) достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

· Планирование процесса завершения.

· Эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта.

· Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

· Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

· Оценка результатов проекта и подведение итогов.

· Подготовка итоговых документов.

· Закрытие работ и проекта.

· Разрешение конфликтных ситуаций.

· Реализация оставшихся ресурсов.

· Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

· Расформирование команды проекта.

Следует обратить внимание на то, что работы последних трех фаз проекта могут выполняться как последовательно (друг за другом), так и параллельно (одновременно).

Контрольные вопросы

1) Почему не существует единого определения таких понятий как жизненный цикл, стадии, этапы проекта?

2) Из каких фаз состоит типичный жизненный цикл проекта?

3) Какие работы входят в каждую из фаз проекта?

4) Существует ли определенный порядок реализации работ на завершающей стадии проекта?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: