ПРАКТИКА ПО ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ)
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
Пояснительная записка
Практика по технологии документационного обеспечения управления является производственной. Она проводится с целью углубления и закрепления теоретических знаний и приобретения практических навыков работы.
В рамках производственной практики деятельность студентов направлена на развитие профессиональных, практико-ориентированных компетенций: способность осуществлять документную деятельность, способность создавать систему ДОУ в учреждениях и на предприятиях различных организационно-правовых форм и форм собственности. Поэтому задания связаны с осуществлением документационного обеспечения управления (создание документа, его использование и передача на хранение, либо уничтожение).
Знакомство со структурой и особенностями документирования управленческой деятельности конкретных организаций (устав, положение организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание и др.), изучение организационно-правовых документов, регламентирующих юридический статус организации, организационно-правовую структуру, руководство (положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.), дают возможность разрабатывать отдельные элементы или систему ДОУ в целом.
На практике студенты должны будут решать следующие типовые задачи:
1. получить профессиональные умения составления и оформления документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003;
2. получить профессиональные умения работы с документами на всех этапах документооборота (обработка входящих, исходящих и внутренних документов, регистрация, учет, контроль исполнения, номенклатура дел, формирование и оформление дел, хранение, экспертиза ценности, подготовка дел к передаче в архив);
По окончании производственнойпрактики студент должен уметь:
· осуществлять документирование управленческой деятельности (составление документов, их оформление, тиражирование; документирование работы совещаний; проверка правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке и др.);
· работать с документами (прием поступивших документов, их первичная обработка; регистрация, ведение информационно-поисковых систем-картотек, компьютерных баз данных; информационно-справочное обслуживание; отправка документов по почте, телеграфу, факсу, электронной почте; формирование дел в соответствии с номенклатурой дел; подготовка дел для сдачи в архив и др.);
· осуществлять организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний; прием посетителей и т.п.);
· проводить проверку наличия и состояния документов;
· осуществлять экспертизу ценности документов.
По окончании производственной практики студент должен получить опыт документирования процессов управленческой деятельности и осуществления документооборота. Для этого необходимо в течение практики выполнение заданий ориентированных на разработку типовых бланков организации, трафаретных текстов, стандартных фраз и выражений, оформление документов, регистрацию, передачу на исполнение, постановку на контроль, оперативное и временное хранение, передачу документов в архив.
Данная программа предназначена для студентов-документоведов социально-гуманитарного факультета, готовящихся к прохождению производственнойпрактики. Программа состоит из следующих разделов: общие сведения о производственнойпрактике, содержание и этапы работы, приложения.
Содержание и этапы работы
Циклограмма прохождения практики
№
| Наименование тем
| Всего часов
| 1.
| Вводное занятие
|
| 2.
| Организация делопроизводственного обслуживания
|
| 3.
| Документирование управленческой деятельности
|
| 4.
| Обработка входящих и исходящих документов
|
| 5.
| Регистрация документов
|
| 6.
| Контроль за исполнением документов
|
| 7.
| Экспертиза ценности документов
|
| 8.
| Формирование и оформление дел
|
| 9.
| Подготовка документов к передачи на архивное хранение
|
| 10.
| Заключительное занятие. Подведение итогов
|
|
| Итого:
|
| Содержание работы студента-практиканта на производственной практике
Функции студента на практике
| Задания в соответствии с функциями
| Форма предъявления результата
| Критерии оценивания
| организационная
| разработка формуляров документов, стандартизированных текстов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и инструкциями по делопроизводству
| разработанные студентом формуляры документов,
стандартизированные тексты
| соответствие составленных документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003
| организационно-оценочная
| характеристика организации делопроизводственного обслуживания
обработка входящих и исходящих документов
контроль за исполнением документов
экспертиза ценности документов
формирование и оформление дел
подготовка документов к передаче на архивное хранение
| графические схемы структуры делопроизводственной службы,
аналитическая справка о степени регламентации документационного обеспечения управления (составляется в соответствии с методическими рекомендациями темы 1)
письменная характеристика процесса обработки входящих и исходящих документов (составляется в соответствии с п. 3)
письменная характеристика процесса регистрации документов (составляется в соответствии с п. 4)
формуляр регестрационно-контрольной карточки
квалификационные справочники
схемы классификации дел
характеристика деятельности экспертной комиссии (составляется в соответствии с п. 6.3)
заверительный лист, внутренняя опись
описи дел временного и постоянного хранения
| соответствие анализа методическим рекомендациям
качество обработки входящих и исходящих документов (соответствие скорости обработки входящих и исходящих документов нормам времени на работу по документационному обеспечению управления)
заполнение журнала регистрации в соответствии с нормативными требованиями,
соответствие оформленных РКК нормативным требованиям
определение соответствия деятельности экспертной комиссии законодательству
соответствие оформленных дел нормативным требованиям
соответствие оформленных описей нормативным требованиям
|
Содержание этапов прохождения практики
Вводное занятие
Проводится на базе такого учреждения, где можно достаточно подробно ознакомиться с работой сотрудников делопроизводственной и архивной службы. Сотрудники организации знакомят практикантов с историей, современным состоянием, с задачами данного учреждения. С этой целью проводится экскурсия, которая позволяет подробно представить организацию, структуру и функции учреждения, состав и содержание его документов, объем документооборота, приемы и методы рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов.
1. Организация делопроизводственного обслуживания
Студенты составляют графические схемы структуры служб, их место в системе управления организацией. Рассмотрение организации деятельности службы ДОУ предприятия целесообразно начать с ее общих вопросов, регламентация которых осуществляется в соответствии с разделом 5 ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения). Необходимо определить цель функционирования службы ДОУ, ее основные задачи.
В процессе функционирования служба ДОУ взаимодействует с должностными лицами и структурами предприятия, с другими предприятиями, организациями и учреждениями (представляющими их должностными лицами), а также с отдельными гражданами. Определите круг физических и юридических лиц, с которыми взаимодействует служба ДОУ.
Для полноценного, эффективного функционирования деятельность службы ДОУ должна быть регламентирована соответствующими документами. Рассмотрите и проанализируйте основные из них (инструкция по ДОУ, положение о службе ДОУ, штатное расписание службы ДОУ).
В процессе прохождения практики студенты знакомятся также с условиями труда различных категорий сотрудников учреждения, организацией рабочих мест, оснащением их средствами оргтехники, распорядком работы предприятия и с инструкциями по противопожарной и технической безопасности.
В дневнике фиксируются наличие или отсутствие каких-либо нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности структуры службы ДОУ.
2. Документирование управленческой деятельности
Студенты выявляют, какими документами оформляются различные функции учреждения, отмечают их особенности, соответствие оформления ГОСТу Р 6.30-2003.
2.1. Изучение и анализ бланков организации, и их соответствие ГОСТу.
2.2. Знакомство с системами документации, особенностями и единым порядком составления документов, организации работы с ними на предприятии, с имеющейся инструкцией по делопроизводству, содержащей образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
2.3. Составление текста документа с учетом правил и особенностей, предъявляемых к официально-деловому стилю.
2.4. Набор на компьютере разного рода документов, в соответствии с требованиями ГОСТа и инструкциями по делопроизводству.
Студенты определяют, кто изготавливает документы, какой способ создания документации наиболее распространен в данной организации. Какие технические и программные средства используются для изготовления, а также для передачи информации, степень оснащенности рабочих мест компьютерами и организационной техникой. Выясняют, используются ли какие-либо базы данных при составлении документов: законодательные, по документам организации, адресные и другие. Применяются ли трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений и при составлении каких документов их используют.
3. Обработка входящих и исходящих документов
3.1. Проверка правильности доставки писем и другой документации.
3.2. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
3.3. Выделение в особую группу (в отдельную папку) документов, направляемых непосредственно руководителю учреждения. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
3.4. Оформление исходящих документов (на компьютере) в необходимом количестве экземпляров.
3.5. Отправка исходящих документов (в т.ч. с использованием факса, электронной почты и других каналов передачи документированной информации).
4. Регистрация документов
4.1. Знакомство с системой регистрации как исходящих, так и входящих документов. Необходимо выяснить, какая форма регистрации документов применяется на данном предприятии: централизованная, децентрализованная или смешанная.
4.2. Для этого надлежит выяснить порядок проставления в организации регистрационного номера, его составных частей. На ряде предприятий применяются журналы регистрации входящих, исходящих документов. Проанализировать их необходимость, уметь заполнить такой журнал.
4.3. Наиболее рациональной является в настоящее время регистрация документов на компьютере. Если такая система в учреждении применяется, то студенты-практиканты должны ознакомиться с ней и уметь регистрировать документы с помощью соответствующей программы.
5. Контроль за исполнением документов
5.1. Студенты должны получить практический опыт осуществления контроля за исполнением документов. В системе контроля выделяют: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Необходимо ознакомиться с приложением к «Государственной системе документационного обеспечения управления», где содержится перечень типовых сроков исполнения документов, или инструкцией по делопроизводству данного учреждения.
5.2. Определить, как в организации осуществляется система контроля: в ручном режиме или действует автоматизированная система контроля исполнения документов. Исходя из этого, изучить принятую форму и уметь пользоваться ею.
5.3. Уметь заполнять регистрационно-контрольную карточку (РКК). Форма карточки и расположение в ней реквизитов определяются в самом учреждении и должны быть записаны в инструкции по делопроизводству.
5.4. Знать каким способом проставляется отметка о контроле.
5.5. Студенты-практиканты при необходимости могут быть использованы в качестве контролеров: напоминание исполнителю о сроках, продление сроков исполнения по указанию руководителя и т.д.
6. Экспертиза ценности документов
6.1. Знакомство с положением об экспертных комиссиях на предприятии.
6.2. Знакомство с деятельностью экспертной комиссии (ЭК), ее функциями и задачами. По возможности участие в заседаниях ЭК данного учреждения.
6.3. Проведение экспертизы ценности документов, определение их исторической, научной и практической ценности на основе «Перечня документов, образующих в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»:
а) началу экспертизы предшествует отбор дел, исходя из их состава и сроков хранения;
б) последующее выделение дел, подлежащих передаче в архив, осуществляется на основании номенклатуры дел путем их полистного просмотра (при этом также проверяются качество и полнота номенклатуры дел, устанавливается правильность определения сроков хранения);
в) дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру, чтобы определить в них документы, подлежащие постоянному хранению;
г) выделенные документы включаются в состав однородных дел (оформляются в самостоятельные дела), а дела, из состава которых они были исключены, - переформировываются;
д) сроки хранения дел, подвергнувшихся переформированию, устанавливаются в соответствии с перечнем документов с указанием сроков их хранения либо по номенклатуре дел предприятия. Подшиваются такие дела только после окончания экспертизы;
е) по результатам экспертизы ценности составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, которые рассматриваются на заседании ЭК предприятия, как правило, одновременно. Передаче в архив предприятия подлежат в первую очередь дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу (по кадрам). Дела временного (до 10 лет) хранения в течение указанного срока могут оставаться на хранении в структурных подразделениях (службе ДОУ), а по его истечении - уничтожаться по установленным правилам;
ж) акт о выделении дел, не подлежащих хранению, к уничтожению, составляется на дела, сроки хранения которых истекли к 1 января года составления акта. При включении в акт дел нескольких структурных подразделений перед группой заголовков дел каждого из них указывается название соответствующего подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут вноситься в акт под общим заголовком с указанием общего количества дел, отнесенных к данной группе (архив проверяет правильность отбора дел и вправе потребовать включения в опись дел постоянного хранения дел, предварительно отобранных на временное хранение или к уничтожению);
з) одобренные решением ЭК акты и описи утверждает руководитель предприятия.
7. Формирование и оформление дел
7.1. Выявить особенности комплектования дел в данном учреждении.
7.2. Знакомство с номенклатурой дел предприятия, с ее разделами, документами и сроками их хранения.
7.3. Студенты-практиканты должны точно знать требования при формировании дел. Они должны получить возможность самостоятельно оформить дело (сверить заголовок дела с номенклатурой дел, составить заверительный лист и внутреннюю опись, расположить документы в хронологической или иной последовательности и т.д.).
7.4. Оформление обложки дел.
8. Подготовка документов к передачи на архивное хранение
8.1. Ознакомление студентов с работой архива данного учреждения, с его сотрудниками, особенностями их деятельности.
8.2. Выяснить к какой группе предприятий относится данное учреждение - к организациям, в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, поступающие затем в госархивы или к организациям вспомогательного характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения.
8.3. Ознакомление с планом комплектования архива и графиком работы по отбору и подготовке документов к передаче в государственный архив. Ознакомление с системой хранения, учетом документов и научно-справочным аппаратом архивов. Составление перечня дел, подлежащих передаче на государственное хранение.
8.4. Составление описей дел постоянного и временного хранения, в соответствии со строго установленными правилами.
Литература
- Конституция Российской Федерации. - М.: Проспект, 2000.
- Гражданский кодекс РФ (части I, II, III). - М.: Проспект, 2002.
- Трудовой кодекс РФ. - М.: Проспект, 2002.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
- СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введены в действие постановлением Главного санитарного врача РФ от 3 июня 2003г. №118.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991.
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72. - М., 1995 (копия).
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. - М., 2001.
- Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26.
- Квалификационный справочник должностей служащих. Введен в действие постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. (с изм. и доп. 1999-2002 гг.). - М.: Инфра-М, 2001.
- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм. и доп. 1999-2002 гг.).
- Основные правила работы государственных архивов.- М.: РОССПЭН, 2002.
ПРЕДДИПЛОМНАЯ ПРАКТИКА
Специальность 032001– Документоведение и документационное обеспечение управления
Пояснительная записка
Преддипломная практика является составной частью учебного процесса, и призвана наполнить теоретические знания студентов реальным содержанием, подготовить их к профессиональной деятельности в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ).
Преддипломная практика, по сути, является заключительным этапом производственной практики. В рамках данной практики реализуются те же компетенции, что и на производственной практике. Главный акцент делается на способность к инновационной деятельности в сфере ДОУ. Студенты не только должны уметь осуществлять документирование управленческих процессов и документооборот той или иной организации, но и совершенствовать, рационализировать делопроизводство организации, в которой проходят практику.
Поэтому задания связаны с деятельностью по созданию и совершенствованию ДОУ. Студенты должны достичь конкретных результатов по рационализации системы ДОУ организации.
Преддипломная практика дает возможность наладить тесную связь с профессиональным сообществом, решить вопрос о будущем трудоустройстве.
На практике студенты должны будут решать следующие типовые задачи:
1. на основе анализа организационной стороны управления, определить тип делопроизводства;
2. выявить качественный состав документопотока (все виды документов, существующие в организации);
3. определить управляющие параметры документопотока (функциональная принадлежность, структура потока, направление потока и его объем);
4. разработать систему мер, способствующих прямоточности движения документов.
По окончании преддипломной практики студент должен уметь:
· выявлять несоответствия нормативной базы делопроизводственной службы организации федеральному законодательству и нормативным актам федеральных органов исполнительной власти в сфере регулирования документооборота и документирования и устранять их;
· определять эффективность взаимодействия службы ДОУ с другими подразделениями и должностными лицами;
· работать с информационно-поисковой системой организации;
· определять основные параметры документооборота;
· использовать методы анализа документооборота для его совершенствования.
По окончании преддипломной практики студент должен получить опыт анализа системы документационного обеспечения управления конкретной организации, разработки нормативно-методической базы документационного обеспечения управления. Для этого необходимо в течение практики выполнение заданий ориентированных на составление графических схем структуры организации, маршрутных схем движения документов, качественную и количественную характеристику документооборота, на разработку инструкций, положений, методических рекомендаций, штатного расписания службы документационного обеспечения управления.
Данная программа предназначена для студентов-документоведов социально-гуманитарного факультета, готовящихся к прохождению преддипломной практики.
Программа состоит из следующих разделов: общие сведения о производственной практике, содержание и этапы работы, приложения
Содержание и этапы работы
Циклограмма прохождения практики
№
| Наименование тем
| Всего часов
| 1.
| Вводное занятие
|
| 2.
| Изучение структуры и функций делопроизводственной службы
|
| 3.
| Информационно-поисковая система организации
|
| 4.
| Классификация и систематизация документов, оформление дел
|
| 5.
| Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
|
| 6.
| Организация документооборота
|
| 7.
| Анализ документооборота и методы его совершенствования
|
| 8.
| Заключительное занятие. Подведение итогов
|
|
| Итого:
|
|
Содержание работы студента-практиканта на производственной практике
Функции студента на практике
| Задания в соответствии с функциями
| Форма предъявления результата
| Критерии оценивания
| аналитико-оценочная
| изучение структуры и функций делопроизводственной службы
анализ систем регистрации документов и информационно-справочной системы организации
классификация и систематизация документов, оформление дел
| графические схемы структуры делопроизводственной службы
аналитическая справка о степени регламентации документационного обеспечения управления и его соответствии действующей нормативной базе (составляется в соответствии с п. 1)
характеристика систем регистрации и информационно-справочной системы организации (составляется в соответствии с п. 2)
схемы классификации, анализ качества номенклатуры дел, анализ документирования деятельности экспертной комиссии (составляется в соответствии с п.п. 3-4)
| качество представленных материалов (наличие в аналитической справке характеристики основных документов регулирующих ДОУ – положение о службе ДОУ, штатное расписание, должностные инструкции, инструкцию по делопроизводству; наличие оценки имеющихся документов на предмет соответствия законодательству; определение несоответствий, если таковые имеются; рекомендации по устранению имеющихся несоответствий, оценка эффективности взаимодействия службы ДОУ с др. подразделениями и должностными лицами)
наличие характеристики структурного подразделения, выполняющего информационно-справочные функции, анализа документов регламентирующих систему контроля, анализа взаимосвязи регистрации и контроля, анализа переченя документов, подлежащих контролю; установление количественных данных и сроков исполнения документов
анализ соответствия имеющейся документации законодательству и регламентирующим нормам, наличие рекомендаций по рационализации деятельности
| исследовательско-проектировочная
| анализ документооборота:
определение типа делопроизводства;
выявление качественного состава документопотока
определение управляющих параметров документопотока (функциональная принадлежность, структура потока, направление потока и его объем);
разработка оргпроектов
| аналитическая справка о документообороте организации (составляется в соответствии с п.п. 5-6)
| определение функциональной принадлежности, структуры потока, направления потока и его объема, наличие предложений по рационализации документооборота
|
Содержание этапов прохождения практики
Водное занятие
Приступая к практике, студенты должны познакомиться с организацией, где она проходит, поэтому во время вступительной беседы руководящие работники и руководитель практики от организации рассказывают студентам об истории организации, современных задачах, направлениях ее деятельности, организационной структуре, задачах делопроизводственной службы. В результате вводного занятия студенты получают представление о взаимосвязи структуры организации и ее делопроизводственной службы. В конце занятия студентов распределяют по рабочим местам, знакомят с сотрудниками. По итогам первого занятия студент вычерчивает структурную схему организации.
1. Изучение структуры и функций делопроизводственной службы
Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. В составе этих документов могут быть положения, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуры дел и др.
По итогам изучения нормативных документов студенты разрабатывают графическую схему структуры делопроизводственной службы и фиксируют ее в дневнике. При отсутствии в организации названных документов схема делопроизводственной службы создается на основе использования методов опроса и наблюдений.
Методом опроса студенты выявляют должностной и численный состав службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обязанностей ее сотрудников должностным инструкциям.
Особое внимание обращается на степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения; фиксируются названия и версии программ.
В дневнике студент отмечает наличие или отсутствие основных нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ, название автоматизированных делопроизводственных операций (регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа и т. д.).
Студент должен оценить, насколько успешно служба ДОУ в процессе повседневного функционирования решает следующие основные задачи:
установление единого порядка и правил работы с документами в соответствии с ГСДОУ, иными руководящими документами и информационной политикой предприятия;
организация, эксплуатация и постоянное совершенствование системы документационного обеспечения управления предприятием;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка и правил работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
Также практиканты определяют соответствие нормативной базы делопроизводственной службы организации федеральному законодательству и нормативным актам федеральных органов исполнительной власти в сфере регулирования документооборота и документирования. Практикант, используя приложение 2, должен подготовить рекомендации по устранению имеющихся несоответствий и противоречий нормативной базы делопроизводственной службы организации с федеральными нормативными документами.
Студент должен проанализировать взаимодействие службы ДОУ с подразделениями и должностными лицами. Дать свою оценку эффективности этого взаимодействия.
2. Информационно-поисковая система организации
Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализовано проводится регистрация, какие массивы документов в каких структурных подразделениях подлежат регистрации. В процессе изучения темы они знакомятся с применяемыми регистрационными формами, составом реквизитов, фиксируемых при регистрации, порядков: заполнения форм. Образцы регистрационных форм приводятся в дневнике практики.
При наличии в организации автоматизированной системы регистрации студенты выявляют состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучают созданные базы данных, устанавливают ведение параллельных форм регистрации.
При анализе системы регистрации студенты должны выяснить следующие вопросы:
а) сколько раз и где один и тот же документ регистрируется;
б) кто осуществляет регистрацию;
в) какие сведения о документе фиксируются на разных этапах регистрации и степень их повторяемости;
г) трудоемкость операций при регистрации;
д) формы выполнения регистрационных операций;
е) организация хранения и пользования регистрационных журналов, карточек и др.
При изучении информационно-справочной системы студенты должны узнать, на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться системой.
Организация и технология контроля за сроками исполнения документов начинается с выяснения наличия специального структурного подразделения (или отдельного сотрудника), выполняющего функции контроля, а также документов, регламентирующих эту работу (например, инструкция по делопроизводству).
Студенты должны выявить особенности и проблемы в этой работе, с этой целью изучить следующие вопросы:
а) наличие специальных подразделений (исполнителей) по контролю за исполнением документов в аппарате управления в целом и в отдельных подразделениях;
б) состав контролируемых документов, наличие и качество перечня документов, подлежащих обязательному контролю, и инструкций по его осуществлению;
в) случаи постановки документа на контроль;
г) право предоставления постановки документа на контроль;
д) установленные сроки исполнения отдельных категорий документов и их соблюдение;
е) порядок продления сроков исполнения и меры наказания за задержку исполнения;
ж) порядок снятия документов с контроля;
з) проводится ли периодический анализ работы по контролю документов, каковы его результаты;
и) формы контроля.
3. Классификация и систематизация документов, оформление дел
Выявляются применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.). Студенты записывают в дневниках тип классификатора и схемы классификации.
Анализируется номенклатура дел организации, определяется ее качество, наличие всей необходимой информации. Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия) и порядок составления и оформления.
Студенты определяют качество, состояние и оформление номенклатуры дел, наличия в ней необходимой информации. Отмечают положительные моменты или недостатки в оформлении дел, с этой целью выяснить конкретные вопросы:
а) порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;
б) степень полноты отражения в номенклатуре дел документальных материалов учреждения. Наличие и характер материалов, не включаемых в номенклатуру дел;
в) состав заголовков дел в номенклатуре, их методическая и практическая особенность;
г) принципы деления дел на тома (части);
д) нумерация дел в номенклатуре, отражение в них принадлежности к определенным структурным подразделениям;
ж) определение сроков хранения дел;
з) систематизация документов внутри дела;
е) особенности группировки в дела различных категорий и групп документов.
Вырабатывают и предлагают рекомендации для рационализации этой деятельности.
4. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
Выясняется, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. Студенты знакомятся с процедурой оформления результатов экспертизы ценности документов.
При подготовке документов для сдачи в архив в период прохождения практики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: проверяют правильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.
При анализе подготовки исполненных документов к последующему хранению необходимо выяснить следующие вопросы:
а) периодичность проведения работы по организации и подготовке документов к хранению;
б) персонал, выполняющий эту работу;
в) соблюдение требований архивной службы в области научно-технической обработки документальных материалов;
г) наличие и качество ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения;
д) порядок описания дел, правила согласования и утверждения описей.
5. Организация документооборота
На основе анализа схемы организационной структуры организации студенты анализируют пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Они определяют способы получения документов и их отправки (почта, курьеры, факс, электронная почта). При изучении документооборота выясняется состав видов документов каждого документопотока. Студенты изучают порядок перв
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|