Сделай Сам Свою Работу на 5

ПРАКТИКА ПО ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ)





Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления

 

Пояснительная записка

Практика по технологии документационного обеспечения управления является производственной. Она проводится с целью углубления и закрепления теоретических знаний и приобретения практических навыков работы.

В рамках производственной практики деятельность студентов направлена на развитие профессиональных, практико-ориентированных компетенций: способность осуществлять документную деятельность, способность создавать систему ДОУ в учреждениях и на предприятиях различных организационно-правовых форм и форм собственности. Поэтому задания связаны с осуществлением документационного обеспечения управления (создание документа, его использование и передача на хранение, либо уничтожение).

Знакомство со структурой и особенностями документирования управленческой деятельности конкретных организаций (устав, положение организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание и др.), изучение организационно-правовых документов, регламентирующих юридический статус организации, организационно-правовую структуру, руководство (положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.), дают возможность разрабатывать отдельные элементы или систему ДОУ в целом.



На практике студенты должны будут решать следующие типовые задачи:

1. получить профессиональные умения составления и оформления документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003;

2. получить профессиональные умения работы с документами на всех этапах документооборота (обработка входящих, исходящих и внутренних документов, регистрация, учет, контроль исполнения, номенклатура дел, формирование и оформление дел, хранение, экспертиза ценности, подготовка дел к передаче в архив);

По окончании производственнойпрактики студент должен уметь:

· осуществлять документирование управленческой деятельности (составление документов, их оформление, тиражирование; документирование работы совещаний; проверка правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке и др.);



· работать с документами (прием поступивших документов, их первичная обработка; регистрация, ведение информационно-поисковых систем-картотек, компьютерных баз данных; информационно-справочное обслуживание; отправка документов по почте, телеграфу, факсу, электронной почте; формирование дел в соответствии с номенклатурой дел; подготовка дел для сдачи в архив и др.);

· осуществлять организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний; прием посетителей и т.п.);

· проводить проверку наличия и состояния документов;

· осуществлять экспертизу ценности документов.

По окончании производственной практики студент должен получить опыт документирования процессов управленческой деятельности и осуществления документооборота. Для этого необходимо в течение практики выполнение заданий ориентированных на разработку типовых бланков организации, трафаретных текстов, стандартных фраз и выражений, оформление документов, регистрацию, передачу на исполнение, постановку на контроль, оперативное и временное хранение, передачу документов в архив.

Данная программа предназначена для студентов-документоведов социально-гуманитарного факультета, готовящихся к прохождению производственнойпрактики. Программа состоит из следующих разделов: общие сведения о производственнойпрактике, содержание и этапы работы, приложения.

Содержание и этапы работы

Циклограмма прохождения практики

Наименование тем Всего часов  
1. Вводное занятие
2. Организация делопроизводственного обслуживания
3. Документирование управленческой деятельности
4. Обработка входящих и исходящих документов
5. Регистрация документов
6. Контроль за исполнением документов
7. Экспертиза ценности документов
8. Формирование и оформление дел
9. Подготовка документов к передачи на архивное хранение
10. Заключительное занятие. Подведение итогов
  Итого:

Содержание работы студента-практиканта на производственной практике



Функции студента на практике Задания в соответствии с функциями Форма предъявления результата Критерии оценивания
организационная разработка формуляров документов, стандартизированных текстов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и инструкциями по делопроизводству разработанные студентом формуляры документов, стандартизированные тексты соответствие составленных документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003
организационно-оценочная характеристика организации делопроизводственного обслуживания     обработка входящих и исходящих документов     контроль за исполнением документов     экспертиза ценности документов   формирование и оформление дел     подготовка документов к передаче на архивное хранение графические схемы структуры делопроизводственной службы, аналитическая справка о степени регламентации документационного обеспечения управления (составляется в соответствии с методическими рекомендациями темы 1) письменная характеристика процесса обработки входящих и исходящих документов (составляется в соответствии с п. 3)   письменная характеристика процесса регистрации документов (составляется в соответствии с п. 4) формуляр регестрационно-контрольной карточки квалификационные справочники схемы классификации дел характеристика деятельности экспертной комиссии (составляется в соответствии с п. 6.3)   заверительный лист, внутренняя опись   описи дел временного и постоянного хранения соответствие анализа методическим рекомендациям   качество обработки входящих и исходящих документов (соответствие скорости обработки входящих и исходящих документов нормам времени на работу по документационному обеспечению управления) заполнение журнала регистрации в соответствии с нормативными требованиями, соответствие оформленных РКК нормативным требованиям     определение соответствия деятельности экспертной комиссии законодательству     соответствие оформленных дел нормативным требованиям соответствие оформленных описей нормативным требованиям  

 

Содержание этапов прохождения практики

Вводное занятие

Проводится на базе такого учреждения, где можно достаточно подробно ознакомиться с работой сотрудников делопроизводственной и архивной службы. Сотрудники организации знакомят практикантов с историей, современным состоянием, с задачами данного учреждения. С этой целью проводится экскурсия, которая позволяет подробно представить организацию, структуру и функции учреждения, состав и содержание его документов, объем документооборота, приемы и методы рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов.

1. Организация делопроизводственного обслуживания

Студенты составляют графические схемы структуры служб, их место в системе управления организацией. Рассмотрение организации деятельности службы ДОУ предприятия целесообразно начать с ее общих во­просов, регламентация которых осуществляется в соот­ветствии с разделом 5 ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения). Необходимо определить цель функционирования службы ДОУ, ее основные задачи.

В процессе функционирования служба ДОУ взаимо­действует с должностными лицами и структурами пред­приятия, с другими предприятиями, организациями и уч­реждениями (представляющими их должностными лицами), а также с отдельными гражданами. Определите круг физических и юридических лиц, с которыми взаимодействует служба ДОУ.

Для полноценного, эффективного функционирования деятельность службы ДОУ должна быть регламентирована соответствующими документами. Рассмотрите и проанализируйте основные из них (инструкция по ДОУ, положение о службе ДОУ, штатное расписание службы ДОУ).

В процессе прохождения практики студенты знакомятся также с условиями труда различных категорий сотрудников учреждения, организацией рабочих мест, оснащением их средствами оргтехники, распорядком работы предприятия и с инструкциями по противопожарной и технической безопасности.

В дневнике фиксируются наличие или отсутствие каких-либо нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности структуры службы ДОУ.

2. Документирование управленческой деятельности

Студенты выявляют, какими документами оформляются различные функции учреждения, отмечают их особенности, соответствие оформления ГОСТу Р 6.30-2003.

2.1. Изучение и анализ бланков организации, и их соответствие ГОСТу.

2.2. Знакомство с системами документации, особенностями и единым порядком составления документов, организации работы с ними на предприятии, с имеющейся инструкцией по делопроизводству, содержащей образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

2.3. Составление текста документа с учетом правил и особенностей, предъявляемых к официально-деловому стилю.

2.4. Набор на компьютере разного рода документов, в соответствии с требованиями ГОСТа и инструкциями по делопроизводству.

Студенты определяют, кто изготавливает документы, какой способ создания документации наиболее распространен в данной организации. Какие технические и программные средства используются для изготовления, а также для передачи информации, степень оснащенности рабочих мест компьютерами и организационной техникой. Выясняют, используются ли какие-либо базы данных при составлении документов: законодательные, по документам организации, адресные и другие. Применяются ли трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений и при составлении каких документов их используют.

3. Обработка входящих и исходящих документов

3.1. Проверка правильности доставки писем и другой документации.

3.2. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

3.3. Выделение в особую группу (в отдельную папку) документов, направляемых непосредственно руководителю учреждения. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

3.4. Оформление исходящих документов (на компьютере) в необходимом количестве экземпляров.

3.5. Отправка исходящих документов (в т.ч. с использованием факса, электронной почты и других каналов передачи документированной информации).

4. Регистрация документов

4.1. Знакомство с системой регистрации как исходящих, так и входящих документов. Необходимо выяснить, какая форма регистрации документов применяется на данном предприятии: централизованная, децентрализованная или смешанная.

4.2. Для этого надлежит выяснить порядок проставления в организации регистрационного номера, его составных частей. На ряде предприятий применяются журналы регистрации входящих, исходящих документов. Проанализировать их необходимость, уметь заполнить такой журнал.

4.3. Наиболее рациональной является в настоящее время регистрация документов на компьютере. Если такая система в учреждении применяется, то студенты-практиканты должны ознакомиться с ней и уметь регистрировать документы с помощью соответствующей программы.

5. Контроль за исполнением документов

5.1. Студенты должны получить практический опыт осуществления контроля за исполнением документов. В системе контроля выделяют: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Необходимо ознакомиться с приложением к «Государственной системе документационного обеспечения управления», где содержится перечень типовых сроков исполнения документов, или инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

5.2. Определить, как в организации осуществляется система контроля: в ручном режиме или действует автоматизированная система контроля исполнения документов. Исходя из этого, изучить принятую форму и уметь пользоваться ею.

5.3. Уметь заполнять регистрационно-контрольную карточку (РКК). Форма карточки и расположение в ней реквизитов определяются в самом учреждении и должны быть записаны в инструкции по делопроизводству.

5.4. Знать каким способом проставляется отметка о контроле.

5.5. Студенты-практиканты при необходимости могут быть использованы в качестве контролеров: напоминание исполнителю о сроках, продление сроков исполнения по указанию руководителя и т.д.

6. Экспертиза ценности документов

6.1. Знакомство с положением об экспертных комиссиях на предприятии.

6.2. Знакомство с деятельностью экспертной комиссии (ЭК), ее функциями и задачами. По возможности участие в заседаниях ЭК данного учреждения.

6.3. Проведение экспертизы ценности документов, определение их исторической, научной и практической ценности на основе «Перечня документов, образующих в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»:

а) началу экспертизы предшествует отбор дел, исходя из их состава и сроков хранения;

б) последующее выделение дел, подлежащих передаче в архив, осуществляется на основании номенклатуры дел путем их полистного просмотра (при этом также проверяются качество и пол­нота номенклатуры дел, устанавливается правильность определения сроков хранения);

в) дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру, чтобы определить в них документы, подлежащие постоянному хранению;

г) выделенные документы включаются в состав однородных дел (оформляются в самостоятельные дела), а дела, из состава которых они были исключены, - переформировываются;

д) сроки хранения дел, подвергнувшихся переформированию, уста­навливаются в соответствии с перечнем документов с указанием сро­ков их хранения либо по номенклатуре дел предприятия. Подшивают­ся такие дела только после окончания экспертизы;

е) по результатам экспертизы ценности составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтоже­нию дел, не подлежащих хранению, которые рассматриваются на засе­дании ЭК предприятия, как правило, одновременно. Передаче в архив предприятия подлежат в первую очередь дела по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу (по кадрам). Дела временного (до 10 лет) хранения в течение указанного срока могут оставаться на хранении в структур­ных подразделениях (службе ДОУ), а по его истечении - уничтожать­ся по установленным правилам;

ж) акт о выделении дел, не подлежащих хранению, к уничтожению, составляется на дела, сроки хранения которых истекли к 1 января года составления акта. При включении в акт дел нескольких струк­турных подразделений перед группой заголовков дел каждого из них указывается название соответствующего подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут вноситься в акт под общим заголовком с указанием общего количества дел, отнесен­ных к данной группе (архив проверяет правильность отбора дел и вправе потребовать включения в опись дел постоянного хранения дел, предварительно отобранных на временное хранение или к уничтоже­нию);

з) одобренные решением ЭК акты и описи утверждает руководи­тель предприятия.

7. Формирование и оформление дел

7.1. Выявить особенности комплектования дел в данном учреждении.

7.2. Знакомство с номенклатурой дел предприятия, с ее разделами, документами и сроками их хранения.

7.3. Студенты-практиканты должны точно знать требования при формировании дел. Они должны получить возможность самостоятельно оформить дело (сверить заголовок дела с номенклатурой дел, составить заверительный лист и внутреннюю опись, расположить документы в хронологической или иной последовательности и т.д.).

7.4. Оформление обложки дел.

8. Подготовка документов к передачи на архивное хранение

8.1. Ознакомление студентов с работой архива данного учреждения, с его сотрудниками, особенностями их деятельности.

8.2. Выяснить к какой группе предприятий относится данное учреждение - к организациям, в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, поступающие затем в госархивы или к организациям вспомогательного характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения.

8.3. Ознакомление с планом комплектования архива и графиком работы по отбору и подготовке документов к передаче в государственный архив. Ознакомление с системой хранения, учетом документов и научно-справочным аппаратом архивов. Составление перечня дел, подлежащих передаче на государственное хранение.

8.4. Составление описей дел постоянного и временного хранения, в соответствии со строго установленными правилами.

Литература

  1. Конституция Российской Федерации. - М.: Про­спект, 2000.
  2. Гражданский кодекс РФ (части I, II, III). - М.: Проспект, 2002.
  3. Трудовой кодекс РФ. - М.: Проспект, 2002.
  4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
  5. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное де­ло. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.
  6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы до­кументации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
  7. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным ма­шинам и организации работы. Введены в действие поста­новлением Главного санитарного врача РФ от 3 июня 2003г. №118.
  8. Государственная система документационного обес­печения управления (ГСДОУ). Основные положения. Об­щие требования к документам и службам документаци­онного обеспечения. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991.
  9. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управле­ния. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 но­ября 1994 г. № 72. - М., 1995 (копия).
  10. Типовая инструкция по делопроизводству в феде­ральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27 но­ября 2000 г. № 68. - М., 2001.
  11. Об утверждении унифицированных форм первич­ной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26.
  12. Квалификационный справочник должностей слу­жащих. Введен в действие постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. (с изм. и доп. 1999-2002 гг.). - М.: Инфра-М, 2001.
  13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декаб­ря 1993 г. № 299) (с изм. и доп. 1999-2002 гг.).
  14. Основные правила работы государственных архи­вов.- М.: РОССПЭН, 2002.

 


 

ПРЕДДИПЛОМНАЯ ПРАКТИКА

Специальность 032001– Документоведение и документационное обеспечение управления

Пояснительная записка

Преддипломная практика является составной частью учебного процесса, и призвана наполнить теоретические знания студентов реальным содержанием, подготовить их к профессиональной деятельности в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ).

Преддипломная практика, по сути, является заключительным этапом производственной практики. В рамках данной практики реализуются те же компетенции, что и на производственной практике. Главный акцент делается на способность к инновационной деятельности в сфере ДОУ. Студенты не только должны уметь осуществлять документирование управленческих процессов и документооборот той или иной организации, но и совершенствовать, рационализировать делопроизводство организации, в которой проходят практику.

Поэтому задания связаны с деятельностью по созданию и совершенствованию ДОУ. Студенты должны достичь конкретных результатов по рационализации системы ДОУ организации.

Преддипломная практика дает возможность наладить тесную связь с профессиональным сообществом, решить вопрос о будущем трудоустройстве.

На практике студенты должны будут решать следующие типовые задачи:

1. на основе анализа организационной стороны управления, определить тип делопроизводства;

2. выявить качественный состав документопотока (все виды документов, сущест­вующие в организации);

3. определить управляющие параметры документопотока (функциональная принадлежность, структура потока, направление потока и его объем);

4. разработать систему мер, способствующих прямоточности движения документов.

По окончании преддипломной практики студент должен уметь:

· выявлять несоответствия нормативной базы делопроизводственной службы организации федеральному законодательству и нормативным актам федеральных органов исполнительной власти в сфере регулирования документооборота и документирования и устранять их;

· определять эффективность взаимодействия службы ДОУ с другими подразделениями и должностными лицами;

· работать с информационно-поисковой системой организации;

· определять основные параметры документооборота;

· использовать методы анализа документооборота для его совершенствования.

По окончании преддипломной практики студент должен получить опыт анализа системы документационного обеспечения управления конкретной организации, разработки нормативно-методической базы документационного обеспечения управления. Для этого необходимо в течение практики выполнение заданий ориентированных на составление графических схем структуры организации, маршрутных схем движения документов, качественную и количественную характеристику документооборота, на разработку инструкций, положений, методических рекомендаций, штатного расписания службы документационного обеспечения управления.

Данная программа предназначена для студентов-документоведов социально-гуманитарного факультета, готовящихся к прохождению преддипломной практики.

Программа состоит из следующих разделов: общие сведения о производственной практике, содержание и этапы работы, приложения

Содержание и этапы работы

Циклограмма прохождения практики

Наименование тем Всего часов  
1. Вводное занятие
2. Изучение структуры и функций делопроизводственной службы
3. Информационно-поисковая система организации
4. Классификация и систематизация документов, оформление дел
5. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
6. Организация документооборота
7. Анализ документооборота и методы его совершенст­вования
8. Заключительное занятие. Подведение итогов
  Итого:

 

Содержание работы студента-практиканта на производственной практике

Функции студента на практике Задания в соответствии с функциями Форма предъявления результата Критерии оценивания
аналитико-оценочная изучение структуры и функций делопроизводственной службы   анализ систем регистрации документов и информационно-справочной системы организации     классификация и систематизация документов, оформление дел графические схемы структуры делопроизводственной службы аналитическая справка о степени регламентации документационного обеспечения управления и его соответствии действующей нормативной базе (составляется в соответствии с п. 1)     характеристика систем регистрации и информационно-справочной системы организации (составляется в соответствии с п. 2)   схемы классификации, анализ качества номенклатуры дел, анализ документирования деятельности экспертной комиссии (составляется в соответствии с п.п. 3-4) качество представленных материалов (наличие в аналитической справке характеристики основных документов регулирующих ДОУ – положение о службе ДОУ, штатное расписание, должностные инструкции, инструкцию по делопроизводству; наличие оценки имеющихся документов на предмет соответствия законодательству; определение несоответствий, если таковые имеются; рекомендации по устранению имеющихся несоответствий, оценка эффективности взаимодействия службы ДОУ с др. подразделениями и должностными лицами) наличие характеристики структурного подразделения, выполняющего информационно-справочные функции, анализа документов регламентирующих систему контроля, анализа взаимосвязи регистрации и контроля, анализа переченя документов, подлежащих контролю; установление количественных данных и сроков исполнения документов анализ соответствия имеющейся документации законодательству и регламентирующим нормам, наличие рекомендаций по рационализации деятельности
исследовательско-проектировочная анализ документооборота: определение типа делопроизводства; выявление качественного состава документопотока определение управляющих параметров документопотока (функциональная принадлежность, структура потока, направление потока и его объем); разработка оргпроектов   аналитическая справка о документообороте организации (составляется в соответствии с п.п. 5-6) определение функциональной принадлежности, структуры потока, направления потока и его объема, наличие предложений по рационализации документооборота

 

Содержание этапов прохождения практики

Водное занятие

Приступая к практике, студенты должны познакомиться с организацией, где она проходит, поэтому во время вступительной беседы руководящие работники и руководитель практики от организации рассказывают студентам об истории организации, современных задачах, направлениях ее деятельности, организационной структуре, задачах делопроизводственной службы. В результате вводного занятия студенты получают представление о взаимосвязи структуры организации и ее делопроизводственной службы. В конце занятия студентов распределяют по рабочим местам, знакомят с сотрудниками. По итогам первого занятия студент вычерчивает структурную схему организации.

1. Изучение структуры и функций делопроизводственной службы

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. В составе этих документов могут быть положения, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуры дел и др.

По итогам изучения нормативных документов студенты разрабатывают графическую схему структуры делопроизводственной службы и фиксируют ее в дневнике. При отсутствии в организации названных документов схема делопроизводственной службы создается на основе использования методов опроса и наблюдений.

Методом опроса студенты выявляют должностной и численный состав службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обязанностей ее сотрудников должностным инструкциям.

Особое внимание обращается на степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения; фиксируются названия и версии программ.

В дневнике студент отмечает наличие или отсутствие основных нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ, название автоматизированных делопроизводственных операций (регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа и т. д.).

Студент должен оценить, насколько успешно служба ДОУ в про­цессе повседневного функционирования решает следую­щие основные задачи:

установление единого порядка и правил работы с документами в соответствии с ГСДОУ, иными руково­дящими документами и информационной политикой предприятия;

организация, эксплуатация и постоянное совер­шенствование системы документационного обеспечения управления предприятием;

методическое руководство и контроль за соблюде­нием установленного порядка и правил работы с доку­ментами структурными подразделениями и должност­ными лицами предприятия.

Также практиканты определяют соответствие нормативной базы делопроизводственной службы организации федеральному законодательству и нормативным актам федеральных органов исполнительной власти в сфере регулирования документооборота и документирования. Практикант, используя приложение 2, должен подготовить рекомендации по устранению имеющихся несоответствий и противоречий нормативной базы делопроизводственной службы организации с федеральными нормативными документами.

Студент должен проанализировать взаимодействие службы ДОУ с подразделениями и должностными лицами. Дать свою оценку эффективности этого взаимодействия.

2. Информационно-поисковая система организации

Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализовано проводится регистрация, какие массивы документов в каких структурных подразделениях подлежат регистрации. В процессе изучения темы они знакомятся с применяемыми регистрационными формами, составом реквизитов, фиксируемых при регистрации, порядков: заполнения форм. Образцы регистрационных форм приводятся в дневнике практики.

При наличии в организации автоматизированной системы регистрации студенты выявляют состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучают созданные базы данных, устанавливают ведение параллельных форм регистрации.

При анализе системы регистрации студенты должны выяснить следующие вопросы:

а) сколько раз и где один и тот же документ регистрируется;

б) кто осуществляет регистрацию;

в) какие сведения о документе фиксируются на разных этапах регистрации и степень их повторяемости;

г) трудоемкость операций при регистрации;

д) формы выполнения регистрационных операций;

е) организация хранения и пользования регистрационных журналов, карточек и др.

При изучении информационно-справочной системы студенты должны узнать, на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться системой.

Организация и технология контроля за сроками исполнения документов начинается с выяснения наличия специального структурного подразделения (или отдельного сотрудника), выполняющего функции контроля, а также документов, регламентирующих эту работу (например, инструкция по делопроизводству).

Студенты должны выявить особенности и проблемы в этой работе, с этой целью изучить следующие вопросы:

а) наличие специальных подразделений (исполнителей) по контролю за исполнением документов в аппарате управления в целом и в отдельных подразделениях;

б) состав контролируемых документов, наличие и качество перечня документов, подлежащих обязательному контролю, и инструкций по его осуществлению;

в) случаи постановки документа на контроль;

г) право предоставления постановки документа на контроль;

д) установленные сроки исполнения отдельных категорий документов и их соблюдение;

е) порядок продления сроков исполнения и меры наказания за задержку исполнения;

ж) порядок снятия документов с контроля;

з) проводится ли периодический анализ работы по контролю документов, каковы его результаты;

и) формы контроля.

3. Классификация и систематизация документов, оформление дел

Выявляются применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.). Студенты записывают в дневниках тип классификатора и схемы классификации.

Анализируется номенклатура дел организации, определяется ее качество, наличие всей необходимой информации. Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия) и порядок составления и оформления.

Студенты определяют качество, состояние и оформление номенклатуры дел, наличия в ней необходимой информации. Отмечают положительные моменты или недостатки в оформлении дел, с этой целью выяснить конкретные вопросы:

а) порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

б) степень полноты отражения в номенклатуре дел документальных материалов учреждения. Наличие и характер материалов, не включаемых в номенклатуру дел;

в) состав заголовков дел в номенклатуре, их методическая и практическая особенность;

г) принципы деления дел на тома (части);

д) нумерация дел в номенклатуре, отражение в них принадлежности к определенным структурным подразделениям;

ж) определение сроков хранения дел;

з) систематизация документов внутри дела;

е) особенности группировки в дела различных категорий и групп документов.

Вырабатывают и предлагают рекомендации для рационализации этой деятельности.

4. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Выясняется, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. Студенты знакомятся с процедурой оформления результатов экспертизы ценности документов.

При подготовке документов для сдачи в архив в период прохождения практики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: проверяют правильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.

При анализе подготовки исполненных документов к последующему хранению необходимо выяснить следующие вопросы:

а) периодичность проведения работы по организации и подготовке документов к хранению;

б) персонал, выполняющий эту работу;

в) соблюдение требований архивной службы в области научно-технической обработки документальных материалов;

г) наличие и качество ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения;

д) порядок описания дел, правила согласования и утверждения описей.

5. Организация документооборота

На основе анализа схемы организационной структуры организации студенты анализируют пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Они определяют способы получения документов и их отправки (почта, курьеры, факс, электронная почта). При изучении документооборота выясняется состав видов документов каждого документопотока. Студенты изучают порядок перв

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.