Правила составления и обработки опросного листа.

Правила составления опросного листа:

1.Опросный лист составляется ведущим аудитором;

2.В опросный лист необходимо включать простые вопросы, т.е. вопросы предполагающие ответы: да или нет;

3.Количество вопросов должно быть минимально необходимым;

4.Вопросы должны задаваться в логической последовательности, каждый последующий вопрос должен вытекать из предыдущего.

Правила обработки заполненных опросных листов:

1) Заполненные опросные листы и подписанные начальником должны быть предоставлены в аудиторскую службу до начала проверки;

2) Все положительные ответы должны подтверждаться соответствующими записями;

3)При наличии сомнения аудитора, представленных ответов, необходимо провести дополнительную проверку, либо еще раз связаться с руководителем проверяемого подразделения и убедиться в правильности понимания этого вопроса;

4)Опросные листы после проверки должны быть подшиты в дело об аудиторской проверке и могут рассматриваться в качестве свидетельства аудита.

Сущность контрольного вопросника, преимущества его использования.

Контрольный вопросник (КВ) – заранее систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита. КВ нужно использовать как памятку, чтобы убедиться в выполнении всех обязательных требований, но при этом его использование не носит обязательный характер.

Преимущества использования КВ:

+Облегчает планирование аудиторской проверки;

+Позволяет обеспечить логическую последовательность действий аудитора;

+Разъяснять собеседнику поставленные вопросы;

+Уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов;

+Запрашивать подтверждение положительных ответов;

+Задавать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации;

+Использовать полученные ответы для последующего анализа, так как заполненный и подписанный аудитором КВ (при необходимости и сотрудником проверяемого подразделения) может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки;

+Использовать в качестве плана выборки образцов деятельности организации;

+Использовать в качестве памятки аудитора;

+Обеспечить структурированность и последовательность действий аудитора;

+Может использоваться для планирования последующих проверок.

Недостатки неправильного использования или отсутствия КВ:

- Возникновение у аудитируемых чувства страха и дискомфорта;

- КВ может значительно ограничить деятельность аудитора, если будет использоваться в качестве единственного средства;

- Если КВ не обеспечивает последовательности вопросов, то неопытный аудитор не сможет донести до проверяемого суть своих вопросов.

Порядок разработки контрольного вопросника.

КВ нужно использовать как памятку, чтобы убедиться в выполнении всех обязательных требований, но при этом его использование не носит обязательный характер. КВ должен обеспечивать последовательность вопросов.

1.Использование контрольного вопросника (КВ) не должно ограничивать объема действий по аудиторской проверке, который может изменяться в конкретной ситуации.

2.КВ необходимо систематически обновлять, поскольку после проведения нескольких аудитов по одному КВ последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудитором вопросы становятся рутинными, сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать, т.е. возникает феномен усталости от аудита.

Правила оформления журнала аудитора.

Результаты аудиторской проверки регистрируются в специальном журнале службе внутреннего аудита.

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА.

Продолжение журнала

Журнал регистрации результатов аудиторской проверки хранится в службе внутреннего аудита. Результаты регистрации корректирующих (предупреждающих) действий регистрируются в специальном журнале.

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА.

Продолжение журнала

Журнал регистрации корректирующих (предупреждающих) действий хранится в подразделении, в котором выявлено несоответствие.

Характеристика основных этапов проведения аудита «на месте».

Проведение вводного совещания

Ознакомление аудиторского персонала с планом и методами аудиторской проверки и формирование к ней позитивного отношения.

Сбор, проверка информации

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии структурных подразделений организаций и процессов СМК. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита.

Проведение и подготовка к заключительному совещанию.

Составление, доработка и утверждение отчета об аудиторской проверке.

Подтверждение, регистрация результатов проверки.

В ходе аудита СМК все обнаруженные несоответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и документам СМК организации должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта аудита.

Рассылка отчета заинтересованным лицам

Разработка корректир. и предупрежд. действий

Инспекционный контроль по оценке результативности корректир.действий.

Регистрация результатов завершения аудиторской проверки.

Информирование заинтересованных лиц о причине несоответствия, оформление и сдача в архив дела об аудиторской проверке.

Цель вводного совещания. Вопросы, обсуждаемые на вводном совещании.

Ознакомление аудиторского персонала с планом и методами аудиторской проверки и формирование к ней позитивного отношения.

Вводное совещание проводит ведущ.аудитор с участием руководителя подразделения.

Цели:

· Подтверждение плана аудита;

· Предоставление краткого обзора плана аудита;

· Подтверждение каналов информации;

· Возможность сотрудникам задать вопросы.

Что нужно сделать в ходе совещания:

· Ознакомить присутствующих с членами аудиторской группы;

· Изложить цель и задачи проверки;

· Напомнить значимость аудита для обеспечения качества продукции;

· Ознакомить присутствующих с графиком проведения аудита;

· Ознакомить присутствующих с методами аудита;

· Разъяснить где и как будет проходить аудит;

· Подтвердить обеспечение безопасности и наличия сопровождающих лиц;

· Сообщить и методах классификации несоответствий;

· Сообщить об условиях, при которых проверка может быть прекращена;

27.Методы сбора информации, используемые аудитором в ходе аудиторской проверки.

Методы сбора информации- это способы решения задачи , связанной со сбором инфо.

Основные методы : осмотр и опрос.

Осмотр- это обследование , сделанное в ходе проверки и основанное на зрит восприятии аудитора. Известно , что благодаря зрению , человек получает до 85 % поступающей информации. В ходе осмотра , аудитор ищет главным образом матер доказательства соответствия.

Основные объекты осмотра: 1)документация (наличие , состояние , доступность документации и записей) 2) производственная среда(состояние рабочего места , соответствие технологии треб безопасности)3) инфраструктура ( наличие , состояние и соответствие треб-м технологиям) 4) средства измерений , испытаний и контроля ( соответствие технологий метрологич правил и норм) 5) персонал (наличие , квалификация , поведение) 6) продукция

Опрос :должен проводиться только с лицами , непосредственно выполняющую проверяемую деятельность. Опрос должен проводиться в обычное рабочее время на рабочем месте опрашиваемого. Опрос необходимо проводить доброжелательно. Перед началом беседы следует объяснить причину опроса и осуществляемые записи. Желательно начинать беседу с просьбы рассказать о своей повседневной работе. Необходимо избегать наводящих вопросов на конкретные ответы. Результаты опроса должны быть обобщены проанализированы вместе с опрашиваемым лицом. Необходимо поблагодарить опрашиваемого за сотрудничество.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: